Создание таблиц в MS Access .

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2

 

Создание таблиц в MS Access.

 

 

Выполнила:

Студентка гр. 2873

Иванова К.В.

Проверила:

Челпанова М.Б.

 

 

Великий Новгород

2008

Цель работы:

1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.

2. Заполнить таблицы записями

3. Установить связи между таблицами (1 – 1; 1 - ∞; ∞ - ∞)

Выполнение работы.

Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.

v Создание структуры таблиц.

Открыв MS Access,   мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.

1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:

ü Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.

ü В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.

ü Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.

ü Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово>.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3

Разработка форм.

 

Цель работы:

1. На основе имеющихся таблиц

2. Создать составную форму для редактирования записей таблиц нашей базы данных, используя режим Мастера.

3. В режиме Конструктора создать форму для одной из таблиц, провести в ней расчеты, используя построитель выражений.

Выполнение работы.

В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы являются мощным и гибким средством предоставления информации. Она позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, что облегчает восприятие информации.

Форму можно задать тремя различными способами:

1. При помощи автоформы на основе таблицы

2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

3. Вручную в режиме Конструктора.

Для создания в MS Access формы любыми из этих способов на начальном этапе нужно:

ü Открыть окно базы данных

ü Активизировать категорию «Формы»

ü Кнопка Создать

ü В окне Новая форма выбрать требуемый вариант из списка способов создания форм.

Для создания Автоформы выделить имя таблицы и в меню – Вставка – Автоформа.

Создание формы с помощью Мастера аналогично работе с мастером при создании таблиц: сначала выбирается таблица, из нее – нужные поля для формы, затем выбирается внешний вид формы, стиль формы, и задается имя формы.

Любая форма, необходимая пользователю, может быть создана с помощью Конструктора. Кроме этого, с помощью этих форм можно производить вычисления, располагая в них вычисляемые поля. После выбора способа создания формы Конструктор появляется окно формы. В этом окне, разбитом на клетки, содержится лишь Область данных. Также форма может содержать область заголовка, примечания и нижний и верхний колонтитулы. Для добавления этих областей команды меню – Вид – Заголовок – Примечание формы и Вид – Колонтитулы. Справа и снизу расположены полосы прокрутки. Область формы, в которой производится построение, можно изменить, перетаскивая правую и нижнюю границы указателем мыши.

Для разработки собственно формы необходимо вывести на экран панель инструментов меню – Вид – Панель элементов.

В панели инструментов содержится множество элементов управления: надписи, поля, поля со списком, кнопки, флажки, переключатели и т.д.

Кнопка	Назначение
Выбор объектов	Осуществляет выделение элемента управления, раздела или формы
Мастера	Включает/выключает мастер создания элементов управления (мастера создания полей со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы и подчиненной формы)
Надпись	Позволяет разместить в форме текст в дополнению к размещенному по умолчанию в MS Access
Поле	Осуществляет отображение, ввод, изменение данных, содержащихся в источнике данных формы; вывод результатов вычислений; прием данных при их вводе пользователем.
Группа переключателей	Для размещения в группе флажков, переключателей или выключателей
Выключатель	Используется как отдельный элемент управления, связанный с логическим полем; как свободный элемент управления, принимающий действия пользователя в специальном окне диалога; как компонент группы параметров, в которой отображаются значения для выбора.
Переключатель	Используется аналогично Выключателю
Флажок	Используется аналогично Выключателю
Поле со списком	Составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающий список. Для ввода значения в поле исходной таблицы можно непосредственно ввести значение в поле или выбрать его из предопределенного списка.
Список	Создать список, допускающий прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения записи.
Кнопка	Позволяет осуществить разнообразные действия в форме
Рисунок	Осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE
Свободная рамка объекта	Позволяет ввести свободный объект OLE, который остается неизменным при перемещении по записям
Присоединенная рамка объекта	Позволяет отобразить в форме объекты OLE. Предназначена для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в форме отображаются разные объекты.
Разрыв страниц	Указывает начало нового экрана формы
Набор вкладок	Используется для создания формы с несколькими вкладками
Подчиненная форма/отчет	Позволяет отобразить данные из нескольких источников
Линия	Размещает линию для отделения логически связанных объектов
Прямоугольник	Размещает прямоугольник для группировки элементов управления или выделения логически связанных объектов.
Другие элементы	Обеспечивает доступ к дополнительным элементам управления

 

Любой из элементов, имеющихся на панели, можно перенести в форму. Размер и место располагаемого элемента в форме можно изменять. Для этого выделить элемент левой кнопкой мыши внутри него. Элемент выделится маркерами.

При работе с элементом Поле следует помнить, что это поле имеет присоединенную надпись, расположенную левее Поля, поэтому, располагая Поле, необходимо слева оставить место под Надпись.

В нашей базе данных с помощью Конструктора создадим форму, которая позволяет рассчитать заработную плату исполнителям по оказанным услугам (в таблице Расценка на заработную плату). Открыли вкладку Формы и выполнили команду Создание формы с помощью конструктора. Командой Вид – Заголовок – Примечание формы разместили в области формы соответственно заголовок и примечание. В области заголовка формы мы разместили надпись, переместили ее в центр Заголовка. Кнопкой Свойства вывели на экран набор свойств. Выделили поле, в котором должны находится расценка заработной платы и количество отработанных часов =[Поле9]*[Поле11].

При этом установили формат поля – основной. Назвали созданную форму Расценка на заработную плату.

Кроме простой формы существует многопользовательская. Она используется для того, чтобы просмотреть или редактировать данные, имеющие отношение 1 - ∞. При создании многотабличной формы необходимо выбрать вкладку Форма – Создать – Мастер форм. Внизу выбрать главную таблицу (Спрос на услуги салона). Далее в окне Создание форм перенести из таблиц Спрос на услуги салона все поля. Затем в левой стороне открыть подчиненную таблицу (Расценка на заработную плату) и также перенести все нужные поля – Далее. В следующем окне поставить флажок на подчиненные формы – Далее. После этого выбирается внешний вид подчиненной формы и стиль формы. В конце появляется составная форма, в которой отображены объединенные данные из таблиц Спрос на услуги салона и Расценка на заработную плату.

Выполнение работы.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ.

В режиме Конструктора.

Запрос – Создать – Конструктор. В открывшемся окне режима Конструктора в верхней части находиться схема данных запросов. Она содержит список таблиц и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланки запросов. Такие как: строка поля – размещает те поля, которые используются для создания запроса; имя таблицы; сортировка; вывод на экран – следует установить флажок для просмотра поля; условия отбора – в этой строке вводится критерий поиска.

В режиме Мастера.

Запрос – Создать. В окне Новый запрос выбрать простой запрос – ОК. В следующем окне поле со списком Таблицы и запросы выбрать запрос, который будет служить источником данных. Перемещаем необходимые поля в поле Выбранные поля. Имя запроса – Готово.

Простой запрос.

Запрос – Создать – Простой запрос – в открывшемся окне Создание простых запросов из окна Доступные поля выбрать нужные – Далее – поставить флажок: открыть запрос в режиме просмотра данных – Готово.

Многотабличный запрос.

Запрос – Создать – Конструктор – в диалоговом окне «Добавление таблицы» выбрать требуемые. Эти таблицы и связи между ними будут отображены в верхней части окна конструктора запросов, в нижней части – бланк запросов. В бланке запросов выбрать в строке поле Вид услуги, а в строке условия отбора правой кнопкой мыши построить – выбираем оператора Like “[М – О]*” – ОК. Сохраняем запрос.

Итоговый запрос.

Конструктор запросов – Меню – Вид – Групповые операции. Мы посчитали сумму заработной платы с помощью оператора Sum.

СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРОВ.

Фильтр для.

Открыть таблицу в режиме Таблица. Правой кнопкой мыши щелкнуть по полю, в котором указали условия отбора - >25. Вносим значения в условия отбора Фильтр для - Enter.

Расширенный фильтр.

Открыть таблицу в режиме Таблица. Меню – Записи – Фильтр – Расширенный фильтр. В окне расширенного фильтра в верхней части расположен список полей фильтруемой таблицы, а в нижней – бланк формирования выражения для фильтра. Выбрали поле Расценка услуги; условие отбора - > 100. Для сохранения фильтра – Файл – Сохранить как запрос.

Вывод: мы научились создавать запросы в режиме Конструктора и Мастера, а также создавать простой и расширенный фильтр.

Модули.

Цель работы:

1. Разработать форму и модуль для выполнения расчетов по отдельной таблице собственной базы данных.

2. Разработать форму и модуль для решения задачи, полученной у преподавателя.

Выполнение работы.

Модуль представляет собой набор описаний и процедур на языке VB для приложений, сохраненных в одном программном блоке.

По собственной базе данных.

Выбираем режим Формы. Форма – Создать – Режим Конструктора. С помощью панели элементов создаем графический интерфейс. Выбираем панель элементов – Кнопка и растягиваем в любом месте. Для написания программы щелкнем на кнопку. Правая кнопка мыши – свойства кнопки – обработка событий. В окне VB редактора выбрать объект Кнопка. Далее напишем программу для вычисления заработной платы для одной из наших таблиц.

Подготовка отчетов

Цель работы:

3. Научиться разрабатывать отчет с помощью Конструктора на основе одной таблицы.

4. Научиться разрабатывать отчет по данным нескольких таблиц, содержащий наглядную информацию о сведениях, хранящихся в базе данных.

Выполнение работы.

АВТООТЧЕТ.

1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты.

2.Нажать кнопку Создать на панели инструментов.

В появившемся диалоговом окне выбрать способ создания отчета (Автоотчет), имя таблицы, ОК.

ПОЧТОВЫЕ НАКЛЕЙКИ.

1. Сначала построить запрос, содержащий указанные данные.

2. Выбрать команду Создать- Почтовые наклейки..

3. Затем выбрать вид представления данных, уровни группировки, порядок сортировки, вид макета, стиль отчета, задать имя отчета, Готово.

ДИАГРАММА.

1. Сначала построить запрос, содержащий указанные данные.

2. Выбрать команду Создать- Мастер диаграмм..

3. Затем выбрать вид диаграммы, уровни группировки, порядок сортировки, доступные поля, задать имя отчета, Готово.

Вывод: мы научились разрабатывать отчет с помощью Конструктора на основе одной таблицы и отчет по данным нескольких таблиц, содержащий наглядную информацию о сведениях, хранящихся в базе данных.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2

 

Создание таблиц в MS Access.

 

 

Выполнила:

Студентка гр. 2873

Иванова К.В.

Проверила:

Челпанова М.Б.

 

 

Великий Новгород

2008

Цель работы:

1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.

2. Заполнить таблицы записями

3. Установить связи между таблицами (1 – 1; 1 - ∞; ∞ - ∞)

Выполнение работы.

Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.

v Создание структуры таблиц.

Открыв MS Access,   мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.

1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:

ü Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.

ü В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.

ü Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.

ü Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово>.