Шаг № 16. Получение необходимых ресурсов

Меньше сырья, больше ума.

Девиз итальянской школы менеджмента

 

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Своевременно получить необходимых для реализации проекта ресурсы	Наличие необходимых ресурсов в нужном количестве и указанное в плане время

 

       Комментарии:

       1. При получении необходимых ресурсов (денежных средств, материальных ценностей) обязательно ведите учет всего, что вы получили. Это понадобится для отчета в будущем.

       2. Как вести учет денежных средств, смотрите в описании "Бюджет проекта". Еще раз подчеркнем, что любое движение (получение или расходование) должно быть обязательно зафиксировано и главное — документально подтверждено. Иначе у вас, вашей команды и организации в целом могут быть неприятности, в том числе и с налоговой инспекцией.

       3. Любые материальные средства, получаемые для проведения того или иного мероприятия, указанного в плане, также нуждаются в учете. Для этого целесообразно вести книгу учета материальных ценностей, в которой указываются наименование полученного материального ресурса, его количество, источник получения, документ, подтверждающий законность этого акта передачи, а также способ использования и объем израсходованных ресурсов (по возможности подтверждающие документы).

       Во-первых, это поможет вам постоянно быть в курсе, какие ресурсы и в каком количестве у вас есть в данный момент;

       Во-вторых, во время обнаружить дефицит того или иного ресурса и успеть отреагировать, то есть начать его поиск и приобретение. Такая информация позволяет предупредить возможный срыв плана из-за недостатка чего-то необходимого для его выполнения;

       В-третьих, у вас всегда будет под рукой необходимая документация, если потребуется кому-то объяснить, чего, когда и от кого вы получили, а главное — как и когда использовали. Эти вещи надо понять и принять сразу, иначе могут возникнуть определенные неприятности, например, когда вам потребуется объяснить расход полученной бумаги, а вы забыли, куда она девалась.

       В-четвертых, такое тщательное ведение всей необходимой документации, как финансовой, так и материально-технической, позволят вам выработать полезную привычку всегда фиксировать свои действия, особенно если они связаны с получением или расходованием определенных ресурсов.

       4. Во время работы над проектом может произойти непредвиденное. Этот случай даже имеет специальный термин "форс-мажор", то есть непреодолимые и непредвиденные обстоятельства, в которых нет вины ни одной из сторон, подписавших договор. Так вот, в таком случае у вас должен быть продуман запасный вариант действий, в котором предусмотрена возможность:

       а) найти иной источник необходимого материального ресурса, например, обратиться к другому поставщику. Но его адрес, телефон и предварительная договоренность с ним об этом должна быть достигнута заранее;

       б) найти замену недостающий ресурс другим, который вполне может его заменить без особого ущерба для качества проводимого мероприятия;

       в) обойтись без отсутствующего материального ресурса, изменив план или сократив часть мероприятий, может быть, заменить одно мероприятие другим, для проведения которого не потребуется отсутствующий ресурс.

Таким образом, шестнадцатый шаг позволяет вам в соответствии с достигнутыми договоренностями получать необходимые ресурсы и использовать их для проведения плановых мероприятий.

 

 

Мудрые мысли великих людей

       От работы человек не умирает, но от одиночества и безделья люди чахнут и гибнут, ведь человек рожден для работы, как птица для полета.

Мартин Лютер, немецкий религиозный реформатор

       Не выжидайте каких-нибудь исключительных бла­гоприятных случаев, а пользуйтесь теми, какие имеют­ся под руками: эти случаи часто оказываются очень благоприятными, если только вы будете действовать.

П. Рутт, психолог

       Каждый раз, когда мы бескорыстно работаем для других, это доставляет нам частицу счастья.

 Б. Шоу

       Когда вы попадете в тиски и все идет против вас, так что по-видимому, вы не можете держаться ни минуты долее, никогда не сдавайтесь в таких случаях, потому что как раз тут-то и начинается поворот к луч­шему.

Лонгфелло.

 

Шаг № 17. Проведение плановых мероприятий

Когда вы работаете 24 часа в сут­ки

и 7 дней в неделю, удача приходит к вам сама.

Ар­манд Хаммер, американский бизнесмен

 

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Проведение указанных в рабочем плане мероприятиях по реализации проекта	Точное и полное выполнение плана всех пунктов плана

       Комментарии:

       1. Хорошо составленный план — это уже половина успеха. Но, тем не менее, он требует объединенных усилий всей команды, направленных на его выполнение. Прежде всего, постарайтесь не отступать от намеченного плана без особых причин. Возьмите себе за правило, что отступление от того или иного пункта плана — это чрезвычайная ситуация.

       Одним словом, старательно добивайтесь выполнения намеченного. Но в жизни бывают различные ситуации, которые трудно предвидеть или учесть заранее, например, у вас по плану намечена встреча с представителем местной администрации для согласования совместных действий во время экологического митинга. В назначенный день вы узнаете, что этот человек заболел. Такое может случиться с каждым из нас. Помните, это "форс-мажор". А в остальном правило остается правилом — намеченное выполняется точно и в срок.

       2. Взаимопомощь и взаимовыручка — это очень важные принципы взаимодействия вашей команды. Не стоит во время работы над проектом постоянно ссылаться на то, что "этот пункт плана не мой", "это не моя обязанность" и т.д. Действительно, вашего имени нет в графе "Ответственный", но ведь вы одна команда, поэтому при первой возможности узнайте, не нужна ли кому-то ваша помощь, если нужна, то чем вы можете помочь этому человеку или группе.

       3. Частая ошибка, которую делают начинающие менеджеры — все берут на себя — по принципу "Я все лучше сделаю сам". Это не стоит делать по ряду соображений. Во-первых, вы — одна команда, и решать поставленные задачи следует сообща, работая всем коллективом; Во-вторых, менеджер должен обучать и помогать своей команде, а не отгораживаться от нее, считая, что только он имеет необходимый опыт.

       4. Когда что-то не получается, умейте просить помощь. Это особенно необходимо в том случае, когда вы лично отвечаете за какой-то участок работы. Значит, если вы не справляетесь с ним и не говорите об этом своим друзьям по команде, то через какое-то время ваш просчет обнаружится. Но может быть уже слишком поздно. Лучше сразу скажите, что вам нужна помощь.   Не смущайтесь того, что что-то не получается. Лучше раньше попросить поддержки, чем потом извиняться, что не успел, не смог, был занят или "болел". Ваши извинения примут, но время уйдет и дело пострадает.

       5. Любой план требует корректив, он может быть доработан и изменен с учетом новых обстоятельств. Поэтому периодически, например, 1 раз в месяц, собирайтесь всей командой и анализируйте ситуацию, которая сложилась к этому времени с выполнением плана. Что уже сделано и с каким качеством? Что предстоит в ближайшее время и что для этого нужно подготовить? Какие разделы плана требуют корректировки, например, по срокам, а может быть требуется перегруппировка сил, усиление какой-либо группы за счет других и т.д. Одним словом, будьте оперативны при выполнении планов.

       6. Не откладывайте выполнение намеченного на последний день. Это одна из самых типичных ошибок. У вас есть постоянный соблазн — "еще много времени, я все успею", но потом оказывается, что нужно успеть сдать зачет в школе, дома появились дополнительные обязанности, кто-то из членов группы заболел или уехал на соревнования, а до контрольного срока сутки и …

       Чтобы такого не произошло, не откладывайте все на последний день. Лучше спокойно, размеренно и методично делать понемногу, тогда не будет спешки, суеты и нервозности, а главное — не пострадает качество вашей работы и не пропадет желание в дальнейшем заниматься социальными проектами "Новой цивилизации".

       Технология такой равномерной работы описана выше. См. Шаг № 6. Составление рабочего графика.

       Таким образом, семнадцатый шаг позволяет вам непосредственно приступить к реализации намеченного плана, осуществлять все свои замыслы, и, решая одну задачу за другой, постепенно двигаться к достижению намеченной цели.

Мудрые мысли великих людей

       "Если ты сделал быстро, но плохо, все скоро забу­дут, что ты сделал быстро, но зато долго будут помнить, что ты сделал плохо. Если ты что-то сделал медленно, но хорошо, то будут долго помнить, что сделал хорошо".

С.П. Королев, конструктор

       Человек устает главным образом не от сделанного, а от несделанного.

О. Сосин, писатель

       Когда невозможно уже работать напряженнее, начни работать умнее.

П. Рутт, психолог

       Энергия, потраченная на откладывание сегодняш­ней обязанности на завтра, часто была бы достаточна для выполнения самой работы.

Дж. Неру, политик

       Существует лишь один способ достигнуть "превосходства" — и это упорный труд.

Сидней Смит, менеджер

       Тот, кто выжидает случая делать много добра сразу, никогда не сделает нисколько.

Л. Джонсон

       Труд есть единственное действительное обеспечение истинного успеха.

А. Сергеев, афорист

       Трудолюбие есть мать удачи.

Б. Франклин.

 

Шаг № 18. Оценка и контроль выполнения плана

       Если какое-то дело предоставляется самому себе,

то можно с уверенно­стью сказать, что оно развалится.

Правила "Мерфологии"

 

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Осуществление количественной и качественной оценки проведенных мероприятий	Объективное представление о ходе реализации проекта

 

       Комментарии:

       1. Оценка проведенных мероприятий не должна быть только формальной. Прежде всего, то нужно для вас, чтобы в будущем проводить более серьезные проекты и на более высоком уровне.

       2. Очень удобно пользоваться методикой "Лист контроля", которая позволяет отслеживать состояние подготовки каждого планового мероприятия и во время вмешиваться в ситуацию, если в этом есть необходимость.

"Лист контроля"

№	Содержание контроля	Дата	Дата	Дата	Дата
1	Что нужно сделать?
2	К какому сроку?
3	Кто отвечает за выполнение?
4	Что нужно для выполнения?

 

       В каждом пункте этой таблицы записываются дополнительные меры, реализация которых позволит выполнить намеченный план.

       Например, в строчке "Что нужно сделать?" при заполнении очередной даты указываются конкретные мероприятия (более частные), которые необходимо сделать именно к этой дате.

       В строчке "К какому сроку?" — указываются даже деть и час выполнения этих частных дел.

       В строчке "Кто отвечает?" — указываются дополнительные люди, которых в случае необходимости требуется подключить к выполнению данного мероприятия к указанному сроку.

       В строчке "Что нужно?" — указываются дополнительные ресурсы, если они необходимы.

       Эта работа может показаться лишней, но только на первый взгляд. Заполнение такого листа контроля помогает действительно контролировать выполнение плана и во время вносить необходимые коррективы

 

       Таким образом, восемнадцатый шаг позволяет вам подвести промежуточные итоги своей деятельности, соотнести их с показателями, которые вы определили в качестве основы системы оценки вашей работы, то есть осуществлять контроль, без которого невозможно выполнить достаточно серьезную работу, тем более, командой.

Мудрые мысли великих людей

       Контроль — это та профессиональная услуга, кото­рую управляющий должен оказывать своим сотрудникам.

Вернер Зигерт, Лючия Ланг,

немецкие специалисты по менеджменту

       Ставя на первое место людей, вы никогда не совер­шите ошибки в вопросах бизнеса.

Майкл Маркс, менеджер

       Ничто так не разлагает работу, как приписывание заслуг коллектива одному лицу.

Принцип компании IBM

       Ве­ликодушное сердце никогда не будет испытывать недо­статка в достойных предметах для проявления своих качеств, и щедрые руки никогда не будут иметь недо­статка в благородной работе.

П. Рутт, психолог

       Человек, который допускает изменения своих ре­шений по первому совету друга и переходит от плана к плану, кружась во все стороны подобно флюгеру, никогда не сможет со­вершить чего-нибудь великого или полезного.

Уильям Уарт

 

       Никогда не отчаивайтесь, а если ты уже впал в отчаяние, то продолжай работать и в отчаянии.

Берк

       Тот, кто выработал в себе привычку смотреть на светлую сторону вещей, имеет громадное преимущество перед тем человеком, который ни в чем не видит ниче­го хорошего.

П. Рутт, психолог