Регламент взаимодействия Отдела кадров и службы охраны

Данный регламент разработан с целью определения порядка взаимодействия отдел кадров и службы охраны.

 

1. Порядок взаимодействия при оформлении приема на работу работников:

Организация ООО «_____________________________» ФИО работника _____________________________________________________________ Должность___________________________________________________________________ Направление_________________________________________________________________ Объект______________________________________________________________________ Основное место/совместительство_____________________________________________ График работы_______________________________________________________________ Номер вахты (1-15 число -№1, 16-30 (31) - №2)____________________________________ Дата начала работы___________________________________________________________

1.1. Начальники отделов/отделений/участков (далее – руководители) службы охраны после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют разделы Анкеты работника:

1.2.Для заполнения раздела

Проверка документов (подпись должностного лица)____________________________

руководители направляют работника к генеральному директору либо к начальнику службы охраны.

1.3. В случае повторного трудоустройства работника отдел кадров направляет работника к начальнику службы охраны для согласования повторного приема.

1.4. Руководители после согласования приема работника на работу в обязательном порядке заполняют разделы Памятки для работника:

После оформления Работник направляется

Станция____________________________________________________________

Обращаться к ФИО__________________________________________________

Если есть вопросы, звонить дежурному _________________________________

Начальник отделения (участка) ФИО _____________________тел_________________

1.5.Отдел кадров предоставляет службе охраны списки числящихся в штате сотрудников 3 и 17 числа месяца.

1.6. Служба охраны в срок до 4 и 18 числа текущего месяца представляет в отдел кадров отчет о числе основных работников и числе подработчиков, находящихся на постах.

 

2. Порядок взаимодействия при оформлении отпусков, справок, больничных работников:

2.1. Заявления (на утвержденном бланке либо рукописный текст согласно бланку) на отпуска подаются в отдел кадров службой охраны не позднее, чем за 10 календарных дней до начала отпуска.

2.2. Заявления на предоставление справок и копий документов подаются службой охраны в отдел кадров (на утвержденном бланке либо рукописный текст согласно бланку) не позднее, чем за три рабочих дня до необходимой даты предоставления. Срок подготовки справок и копий отделом кадров – 3 рабочих дня.

2.3. Период предоставления заявлений на отпуска 01-06 числа месяца, 15-21 числа месяца. Период предоставления заявлений на справки 01-10 числа месяца, 15-25 числа месяца.

2.4. На заявлении на отпуск проставляет визу согласования руководитель отдела, заместитель начальника службы охраны. Отпуск предоставляется при отработке работником не менее 6 месяцев.

2.5. Отдел кадров предоставляет службе охраны по электронной почте список отпусков  на согласование в сроки до 08 и 24 числа месяца. Служба охраны проверяет список отпусков в течение 1 рабочего дня, в случае изменений предоставляет сведения об изменениях, при согласии - согласовывает список по электронной почте.

2.6. Листы нетрудоспособности предоставляются службой охраны в течение 2 рабочих дней после получения от работника.

3. Порядок взаимодействия при оформлении увольнений работников:

3.1. Оформление заявлений об увольнении (на утвержденном бланке либо рукописный текст согласно бланку): Заявление оформляется на рабочем месте в течение вахты, визируется начальником отдела и передается управлением охраны либо работником в отдел кадров. В случае явки работника в офис для написания заявления, работник получает бланк заявления у оперативного дежурного и визирует заявления в управлении охраны у начальника отдела (заместителя начальника управления охраны), заявление работником передается непосредственно в отдел кадров. Начальники отделов (заместители начальника службы охраны) проставляют количества отработанных смен и дату последней смены, тариф, визируют заявление.

3.2. Обходной лист (утвержденный бланк) выдается работнику оперативным дежурным при явке для оформления увольнения. Работники визируют обходной лист у оперативного дежурного, в лицензионно-разрешительном отделе, в административном управлении.

3.4. При увольнении в течение вахты обходной лист визируется начальником отдела при согласовании заявления работника и предоставляется работником в отдел кадров. В период перевахтовки обходные листы визируются управлением охраны и сдаются 03 и 18 числа месяца в отдел кадров.

 

4. Порядок взаимодействия при кадровых перемещениях:

4.1. Кадровые перемещения внутри организации (с объекта на объект, с направления на направление) осуществляются на основании служебных записок начальников отделов/отделений.

4.2. При невыходе сотрудника на работу свыше 1 месяца, управление охраны подает служебные запиской переводе работников в категорию «отсутствующие».

4.3. При возврате сотрудника на работу управление охраны подает служебные записки о возврате сотрудников на объекты в течение 3 рабочих дней с момента выхода.

 

7. Порядок передачи документов между отделом кадров и управлением охраны:

7.1. Передача заявлений на отпуска, на справки, листы нетрудоспособности, заявления на увольнения в период вахты собираются в течение дня и передаются в отдел кадров до 10 часов следующего дня заместителем службы охраны по реестру под роспись.

7.2. Подготовленные документы для подписи работникам передаются управлению охрану посредством лотков в отделе кадров (по направлениям) по реестру под роспись.

Приложение 2.