Рабочий пакет 5 Проектный менеджмент

Результаты 5. Мероприятия в рамках проектного менеджмента:

Управление проектом и мероприятиями в рамках проекта – составление рабочего плана, выявление доступных ресурсов, планирование, организация и реализация проектной деятельности и специальных, узконаправленных мероприятий. Ответственность проектного менеджера заключается в вовлечении всех партнеров и тем самым контроле за эффективным и своевременным выполнением. Предварительное соглашение между партнерами и участниками проекта помогает урегулировать административно-управленческие функции.

Финансовый менеджмент – финансовые ресурсы должны быть использованы согласно с запланированным бюджетом. Во всех других случаях необходимо отдельное согласование с финансистом.

Мониторинг и анализ – должен производиться согласно проектному плану, расписанию и использованию ресурсов. Оценка и отзывы со стороны участников проекта должны собираться на том этапе проекта, где это необходимо.

Отчетность – должна проходить согласно руководящим инструкциям, установленным финансистом. Первоначальный отчет о проекте необходимо произвести и представить на 3 месяце проекта. Итоговый отчет необходимо выполнить и представить согласно требованиям.

Начало проекта

Ведущий партнер берет на себя обязательства по общему управлению проектом согласно своим экспертным знаниям и опираясь на нормативную документацию. Координаторы из числа партнеров будут содействовать координированию проекта согласно соглашению.

Конечные результаты

- Проектный план составлен и постоянно корректируется и поддерживается в актуальном состоянии

- Управляющий комитет проекта учрежден

- Распределены обязанности среди партнеров

- Соглашение о сотрудничестве подписано

- Стартовая встреча по проекту: третий месяц проекта

Этап реализации проекта – рабочие встречи по координированию проекта

Рабочие встречи организуются таким образом, чтобы они проходили неразрывно от проектных мероприятий, обучающих поездок и т.д. Проектный менеджер также может созывать дополнительные незапланированные рабочие встречи по проекту, это могут быть встречи с тем или иным партнером по проекту индивидуально и, если необходимо, встреча может быть организована в режиме он-лайн. Проектный менеджер работает в тесной взаимосвязи со всеми проектными координаторами из числа партнеров.

Проект начинается со стартовой рабочей встречи по проекту. Стартовая встреча назначается после того как подписаны соглашения о сотрудничестве, должностные обязанности и сферы ответственности четко определены и распределены между персоналом проекта. Управляющий Комитет официально начинает свою работу, с того момента как пройдет первое стартовое рабочее совещание. Стартовое совещание по проекту будет проходить на территории одного из партнеров, на него будут приглашены представители от всех партнеров по проекту. На стартовой встречи будут обсуждаться следующие вопросы: проектный план, организация, проектные мероприятия, ответственности сторон и должностные обязанности проектного персонала, конечные сроки исполнения, задания и задачи и др.

Конечные результаты:

- План стартового рабочего совещания по проекту

- Партнеры ознакомлены с планом

- Достигнуто соглашение по срокам

- Стартовое совещание по проекту проведено

- Рабочие встречи координаторов проекта проведены

- Встреча по закрытию проекта состоялась

Этап реализации – каждодневное управление проектом

5.3.1. В соответствии с выявленными рисками становится очевидным, что рабочий график необходимо регулярно проверять (по крайней мере, каждые 6 месяцев) для того, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии, соответствующим всем внесенным поправкам и обновлениям. Также, представляется важным, с точки зрения проектного менеджмента, и тот факт, что необходимо постоянно анализировать, обновлять и изменять проектные мероприятия, так как на протяжении всего проекта могут быть выявлены больше новых потребностей и различных ситуаций, требующих оперативного реагирования. Анализ проектного плана несомненно послужит предпосылкой для эффективной и результативной реализации проекта.