Технологическая документация турпродукта

Созданный туроператором туристский продукт (тур) должен иметь в фирме обязательное методическое обеспечение в виде специальной технологической документации, которая содержит полное описание тура, его маршрут, программу и услуги, предоставляемые туристам. Это обес­печивает четкую, оперативную и гибкую работу сотрудников фирмы, предоставляет возможность постоянного контроля за содержанием тура и ходом его выполнения, а также помогает в работе над дальнейшим со­вершенствованием туристского продукта.

Состав и содержание технологической документации туров преду­смотрены нормативными документами РФ.

Туры и их технологическая документация должны отвечать норма­тивным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Тех­нологические требования контролируются в процессе проведения серти­фикации туристских услуг.

Технологическая документация комплектуется в виде «папки тура» (направления) или в «папки маршрута» для бесперебойной работы туро-ператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» турист­ского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и ква­лифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам ме­неджера на данном направлении.

В набор технологической документации для каждого тура обяза­тельно включаются:

• технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение А к ГОСТ Р 50681-94) - документ, наглядно и лако­нично дающий все необходимые сведения для работы и данные по туру;

• график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50681-94), который отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршру­ту и позволяет ее отслеживать и контролировать;

• информационный листок к путевке туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50681-94);

• бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка», ко­торая разработана органом управления туризмом в России совме­стно с Ассоциацией туристских агентств и Лигой защиты прав путешествующих и утверждена Письмом (Форма туристской путевки ТУР-1 представляет собой бланк строгой от­четности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой и может быть дополнена турпредприятиям другими сведениями.

Форма путевки ТУР-1 используется как бланк строгой отчетности при рас­четах с населением для учета наличных денежных средств без применения кон­трольно-кассовых машин.

Дата выписки (передачи) путевки ТУР-1 и дата.ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При.передаче этой путевки отрывной талон оста­ется в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристско­го продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными средствами корешки путевок хранят вместе с другими кассовыми Документами, а при безналичных расчетах предприятие ведет их учет и обеспе­чивает хранение.) Минфина России от 10.04.1996 № 16-00-30-19; регистрация путевок в налоговой ин­спекции и порядок их нумерации законодательством не установ­лены (Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 фор­мы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установ­ленными требованиями, могут применяться до утверждения форм бланков стро­гой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 января 2007 года. Это означает, что в случае, если такие бланки не будут утверждены в 2006 году, то с 1 января 2007 года все тУрфирмы при наличных расчетах с населением обязаны применять контрольно-кассовую технику.);

• лист бронирования - используется в соответствии с Федеральным законом от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской дея­тельности в Российской Федерации», гл. IV, ст. 9, третий абзац; это конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного пред­ставлять группу туристов, туроператору на формирование тури­стского продукта, который.оформляют в письменной форме как соглашение, имеющее статус предварительного договора;

• бланки договоров с клиентами-турагентами (в соответствии с Федеральным законом от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах ту­ристской деятельности в Российской Федерации»);

• договоры с партнерами - поставщиками услуг (подтверждают, возможности предоставления соответствующих услуг гостини­цами, авиакомпаниями, транспортными предприятиями, экскур­сионными бюро и др.);

• калькуляция или расчет стоимости тура;

• описание маршрута (составляется в свободной форме для удобст­ва работы менеджеров по направлению, гидов);

• график движения по маршруту (составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута);

• карта-схема маршрута (составляют для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования);

• текст путевой информации (для автобусных туров);

• описание технологических особенностей тура (это памятка о сро­ках подачи заявок и заказов на транспорт, билеты, экскурсии, бро­нирование мест в гостинице и на предприятиях питания, на гра­фики движения транспорта по маршруту, на возможные пересад­ки, ожидания и пр., а также как напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, о работе на приеме гидов, зарубеж­ных представителей, гидов сопровождения и т.п.).; для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на выше пе­речисленные услуги; такая памятка необходима для оперативной работы персонала, контролирующего проведение тура;

• тексты памяток для туристов - составляют в особых, необходи­мых случаях, например, при организации специализированных туров - приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохра­нению здоровья и безопасности во время путешествия и т.д.; каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой ли­хорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индиви­дуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы; наличие таких памяток у туристов в обязательном поряд­ке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шере­метьево», «Внуково», «Пулково-2» и др.;

• справочные материалы по маршруту - это различные справочни­ки, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, осве­щающие особенности тура;

• рекламные проспекты и буклеты - предназначены для туристов с целью их ознакомления с туром, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям, систематизиро­ванная рекламная информация по направлениям поездок с соот­ветствующими реквизитами;

• прайс-листы (каталоги).

Для каждой турфирмы-туроператора прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, насколько лаконично и гра­мотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудни­чества с продавцами-турагентами.

Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае, они содержат ин­формацию о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов ука­заны лишь на небольшой срок вперед. В отдельных случаях - это специ­альные предложения турфирм на один или несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень се­зонных расценок туров, но и дополнительную информацию рекоменда­тельного и разъяснительного характера в виде перечня необходимых, до­кументов для оформления тура, правил оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписания авиаперелетов, инфор­мации о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Более подробно отдельные документы из папки технологической документации рассмотрены на примере конкретного тура в разделе 9.