Информационные технологии управления, автоматизации офиса

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

современных технологий работы с документами;

средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;

текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;

систем электронной транспортировки;

доступа к справочной информации через базы данных и др.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

печатающие устройства;

средства копирования документов;

модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов средств вычислительной и другой техники, математических методов И моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

7. Системы поддержки принятия решений, информационная технология экспертных систем.

Система поддержки принятия решений - система, использующая модели объекта управления, опирающаяся на вычислительные или имитационные модели и расчетные методы (линейное программирование, теорию массового обслуживания, сетевые модели). Процесс выработки решения на основе первичных данных,можно разбить на два этапа: выработка допустимых вариантов решений путем математической формализации с использованием разнообразных моделей и выбор оптимального решения на основе субъективных факторов. Информационные потребности лиц, принимающих решение, во многих случаях ориентированы на интегральные технико-экономические показатели, которые могут быть получены в результате обработки первичных данных, отражающих текущую деятельность предприятия. Анализируя функциональные взаимосвязи между итоговыми и первичными данными, можно построить так называемую информационную схему, которая отражает процессы агрегирования информации. Первичные данные, как правило, чрезвычайно разнообразны, интенсивность их поступления высока, а общий объем на интересующем интервале велик. С другой стороны состав интегральных показателей относительно мал, а требуемый период их актуализации может быть значительно короче периода изменения первичных данных - аргументов. Для поддержки принятия решений обязательным является наличие следующих компонент:

- обобщающего анализа;

- прогнозирования;

- ситуационного моделирования.

Системы поддержки принятия решений DSS (DecisionSupportSystem) осуществляют отбор и анализ данных по различным характеристикам и включают средства:

- доступа к базам данных;

- извлечения данных из разнородных источников;

- моделирования правил и стратегии деловой деятельности;

- деловой графики для представления результатов анализа;

- анализа «если что»;

- искусственного интеллекта на уровне экспертных систем.

Область применения системы поддержки принятия решения - это прежде всего слабоструктурированные проблемы.

Поскольку от принятого решения может зависеть подчас успешное функционирование отдельного предприятия и отрасли в целом, успешная реализация крупномасштабных проектов и т.д., то очевидна важность умения принимать верные управленческие решения, действительно ведущие к достижению поставленных целей. Подготовка решений осуществляется на основании всей совокупности информации о ситуации, ее тщательного анализа и оценок. Экспертные системы дают возможность получать менеджеру необходимую информацию для принятия решений по любым проблемам при наличии соответствующей базы знаний. Они имеют непосредственное отношение к области «искусственного интеллекта». Но сюда относится также и создание роботов, систем, моделирующих интеллектуальные способности человека. Экспертные системы (ЭС) возникли как теоретический и практический результат в применении и развитии методов искусственного интеллекта с использованием ЭВМ. ЭС – это набор программ, выполняющий функции эксперта при решении задач из некоторой предметной области. ЭС выдают советы, проводят анализ, дают консультации, ставят диагноз. Практическое применение ЭС на предприятиях способствует эффективности работы и повышению квалификации специалистов. Главным достоинством экспертных систем является возможность накопления знаний и сохранение их длительное время. В отличие от человека к любой информации экспертные системы подходят объективно, что улучшает качество проводимой экспертизы.при решении задач, требующих обработки большого объема знаний, возможность возникновения ошибки при переборе очень мала. Основными отличиями ЭС от других программных продуктов являются использование не только данных, но и знаний, а также специального механизма вывода решений и новых знаний на основе имеющихся. Знания в ЭС представляются в такой форме, которая может быть легко обработана на ЭВМ.

В любой момент времени в системе существуют три типа знаний:

1) Структурированные знания – статистические знания о предметной области. После того как эти знания выявлены, они уже не изменяются.

2) Структурированные динамические знания – изменяемые знания о предметной области. Они обновляются по мере выявления новой информации.

3) рабочие знания – знания, применяемые для решения конкретной задачи или проведения консультации.