Документация – как элемент метода бухгалтерского учета

Цель занятия – приобретение практических навыков по оформлению первичных бухгалтерских документов, по их приемки и учетной обработки.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Задание 1. Оформление первичных бухгалтерских документов

Исходные данные: 10 октября 20___ года оприходовано в кассу наличные деньги полученные кассиром с обслуживающего банка на выдачу заработной платы за сентябрь месяц и на командировочные расходы по денежному чеку № 176596 в сумме 85 000 рублей.

Требуется: оформить приходный кассовый ордер (Приложение 3).

Исходные данные: 6 октября 20___ года по платежным ведомостям № 61-66 выдано из кассы зарплата работникам за ноябрь месяц 20__г. на сумму 78 000 рублей.

Требуется: оформить расходный кассовый ордер (Приложение 4).

Исходные данные: 7 октября 20____ года выдано из кассы инженеру Сергееву с.с. в подотчет на командировочные расходы 4500 рублей.

Требуется: оформить расходный кассовый ордер

Исходные данные: Фактические расходы на командировку инженера Сергеева С.С. составило всего 4500 руб., в том числе: за проезд до г. Уфы и обратно (автобусом) 350 руб., за проживание в гостинице (согласно счета и чека) 3150 руб. и суточные 1000 руб. (срок командировки с 8 по 17 декабря 20___ г.).

Требуется: оформить авансовый отчёт № 75 от 18 декабря 20___ г. (Приложение 5).

Исходные данные: По чеку № 518435 от 3 февраля 20___г. получено с расчетного счета в банке, руб.

- на командировочные расходы – 2000 руб.

- на хозяйственные нужды – 1000 руб.

Требуется: оформить чек на полученные денежные средства (Приложение 6).

Вопросы для самоконтроля

1) Что означает слова «документ»?

2) Что означает слова «основные реквизиты документов»?

3) Какие основные реквизиты относятся к обязательным?

4) По каким признакам классифицируются бухгалтерские документы?

5) В чем заключается экономическое и правовое значение бухгалтерских документов?

6) Что означает термин «Унификация и стандартизация документов»?