Основы работы в Microsoft Excel 2007

ИНФОРМАТИКА

 

Работа в MS Excel 2007

 

 

Пособие предназначено для приобретения практических навыков работы в табличном процессоре MS Excel 2007.

Содержит теоретический материал, снабженный для наглядности рисунками, практические задания для закрепления теоретических знаний.

Для студентов средних профессиональных учреждений. Может быть полезен тем, кто желает квалифицированно научиться работать в табличном процессоре MS Excel.

 

 

 

Оглавление

Основы работы в Microsoft Excel 2007. Учебное пособие.. 3

Введение.. 3

Основы работы в Microsoft Excel 3

Типы данных, используемых в Excel 4

Диагностика ошибок в формулах Excel 8

Ввод и обработка данных в Excel 9

Форматирование и защита рабочих листов. 9

Работа с электронными таблицами. 10

ГЛАВА 1. 11

Основы работы в Microsoft Excel 11

Ввод заголовка, шапки и исходных данных таблицы.. 11

Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера. 12

Редактирование содержимого ячейки. 13

Оформление электронной таблицы.. 14

Сохранение таблиц на диске. 15

Загрузка рабочей книги. 16

Формирование заголовка и шапки таблицы.. 16

Копирование формул в электронных таблицах. 21

Ввод формул и функций для табличных расчетов. 22

Расчет итоговых сумм с помощью функции суммирования. 25

Копирование содержимого рабочих листов. 26

Редактирование таблиц. 27

Вставка и перемещение рабочих листов. 28

Создание итоговых таблиц. 28

Объединение и связывание нескольких электронных таблиц. 29

Итоговые таблицы без использования связей с исходными данными. 30

Итоговые таблицы, полученные методом суммирования. 31

Итоговые таблицы с использованием связей с исходными данными. 32

Относительная и абсолютная адресация ячеек. 34

ГЛАВА 2. 36

Построение диаграмм в Excel 36

Элементы диаграммы.. 37

Типы диаграмм.. 37

Создание диаграммы.. 38

Изменение размера диаграммы.. 39

Перемещение диаграммы.. 40

Редактирование диаграмм.. 40

Ввод текста названия диаграммы.. 40

Настройка отображения названия диаграммы.. 41

Редактирование названия диаграммы.. 42

Формат оси. 42

Размещение подписей осей. 44

Формат легенды.. 45

Формат и размещение линий сетки на диаграмме. 46

Формат области построения. 47

Настройка отображения рядов данных. 48

Формат точки данных. 48

Добавление подписей данных. 49

Формат подписей данных. 50

Добавление и удаление данных. 51

Изменение типа диаграммы для отдельного ряда данных. 52

Изменение типа всей диаграммы.. 53

Связь диаграммы с таблицей. 54

Удаление диаграммы.. 55

Построение диаграмм и ручная настройка их отображения. 55

Вывод вспомогательной оси Y для отображения данных. 57

Построение круговых диаграмм.. 58

Настройка отображения круговой диаграммы.. 58

Изменение отображения секторов. 59

Добавление линии тренда к ряду данных. 60

ГЛАВА 3. 62

Управление базами данных и анализ данных. 62

Использование в расчетах вложенных функций. 67

Сортировка списков и диапазонов. 70

Сортировка по нескольким столбцам.. 71

Промежуточные итоги. 72

Обеспечение поиска и фильтрации данных. 73

Применение фильтра. 73

Применение фильтра к нескольким столбцам с заданием условий. 74

Удаление фильтра. 75

Применение расширенного фильтра. 75

Задание диапазона условий. 75

Расширенный фильтр с использованием вычисляемых значений. 78

Анализ данных с помощью сводных таблиц. 80

Редактирование сводных таблиц. 82

Групповые операции в сводных таблицах. 84

Создание вычисляемых полей в сводных таблицах. 84

Фиксация заголовков столбцов и строк. 85

Защита ячеек и рабочих листов. 85

Защита ячеек рабочего листа. 87

Средства для анализа данных. 88

Подбор параметра. 88

Таблица подстановки. 89

Таблица подстановки с одной изменяющейся переменной. 89

Таблица подстановки с двумя изменяющимися переменными. 90

Проверка результатов с помощью сценариев. 91

ГЛАВА 4. 93

Индивидуальные задания для выполнения лабораторных работ. 93

 

 

Основы работы в Microsoft Excel 2007

Введение

ГЛАВА 1

 

Основы работы в Microsoft Excel

Для практического освоения приемов работы в среде Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров видео- и аудиотехники фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего потребуется создание нескольких таблиц.

Любая таблица по своей структуре состоит из 3 частей:

ü Заголовок таблицы.

ü Шапка таблицы (названия граф таблицы).

ü Информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих графах).

 

Оформление электронной таблицы

Каждая электронная таблица требует своего оформления, то есть придания ей определенного эстетического вида.

Как правило, заголовки таблиц, названия их граф, итоговая строка могут быть выделены отличающимся от общего текста размером шрифта, его цветом, фоном. Кроме того, в таблицах принято использовать разделители столбцов и строк (границы) и прочие графические эффекты.

Большинство операций по оформлению таблиц сосредоточено на вкладке Главная. Наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве кнопок в группах Шрифт, Выравнивание, Число.

 

Упражнение. На данном этапе необходимо оформить таблицу в соответствии с рисунком 3, для чего:

Рис.3

 

· Выделить блок ячеек А1:В2.

·На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопкусострелкой(справа от названия группы).

·В раскрывшемся окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в опции Начертание выбрать Полужирный, в опции Размер установить 12 и нажать ОК.

Примечание: те же действия могут быть выполнены с помощью кнопки Формат в группе Ячейки на вкладке Главная, после нажатия которой нужно выбрать команду Формат ячеек, а так же при помощи команды Формат ячеек в контекстном меню, вызываемым нажатием правой кнопки мыши после выделения соответствующего блока ячеек, или соответствующей мини-панели.

· Выделить всю таблицу (блок ячеек А2:В10).

·На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопку Границы и щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке справа от нее.

·Из списка вариантов выбрать Внешние границы (граница вокруг всей таблицы).

· Щелкнуть левой кнопкой мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока.

· Путем выделения отдельных частей таблицы (шапки, колонок), закончить оформление таблицы в соответствии рис. 3, используя кнопку Границы группе Шрифт на вкладке Главная.

 

Сохранение таблиц на диске

Для многократного использования электронной таблицы в дальнейшем необходимо сохранить ее на диске.

При сохранении файла сохраняются и установки, сделанные для данной книги, включая конфигурацию окна и характеристики дисплея, формулы, функции, шрифты и стили.

Активизировав Кнопку «Office» в верхнем левом углу окна, вы увидите несколько команд, позволяющих сохранить файл EXCEL: Сохранить, Сохранить как, Закрыть. Каждая из этих команд имеет свою специфику. Команда Сохранить как, обычно, используется при первом сохранении документа или для выбора способа его сохранения. Команда Сохранить применяется для сохранения изменений, сделанных в существующем документе. Сохранить как Web- страницу сохраняет документ на Web-странице. При выборе команды Закрыть, во избежание случайной потери выполненной работы, Excel всегда запрашивает, не хотите ли вы сохранить свои изменения. Кроме того, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов, вы можете быстро сохранить текущий документ точно так же, как с помощью команды Сохранить из меню Office. После сохранения файла книги, с помощью одной из перечисленных выше команд сохранения, книга остается открытой. Файл удаляется с экрана только при закрытии книги.

 

Упражнение. Необходимо сохранить рабочую книгу, где находится таблица Прайс-лист ООО «Техносервис» как файл с именем «Продажи» (данное имя вводится с учетом того, что в этой же книге будут сформированы новые таблицы с данными о продажах товаров). Необходимо сохранить файл в сетевом каталоге, на дискете или в папке, которую укажет преподаватель. Для этого:

· Активизировать Кнопку «Office».

·В выпадающем меню выбрать Сохранить как Книга EXCEL В появившемся окне указать диск, папку (уточнить у преподавателя) и имя сохраняемого файла (Продажи).

· Щелкнуть указателем мыши по кнопке Сохранить.

 

Загрузка рабочей книги

Если был осуществлен выход из Excel после записи на диск рабочей книги «Продажи», необходимо выполнить следующие действия: загрузить Excel, нажать кнопку «Office» (в левом верхнем углу экрана). выбрать команду Открыть, в окне Открытие документа выбрать диск, на котором был сохранен файл, папку, имя файла (или ввести его имя в поле Имя файла), а затем щелкнуть по кнопке Открыть. Можно дважды щелкнуть по значку файла в списке файлов в окне Открытие документа.

 

Редактирование таблиц

Необходимо перейти на лист «Техносила», где располагается таблица, предназначенная для редактирования.

Упражнение. Необходимо отредактировать текст заголовка и данные таблицы, для чего:

· Установить указатель мыши в ячейку В1.

·Войти в режим редактирования, нажав функциональную клавишу F2.

·Отредактировать текст заголовка, изменив название магазина на «Техносила».

· Нажать Enter.

Кроме заголовка, необходимо отредактировать некоторые данные в графах «Наценка» и «Количество», для этого:

· Установить курсор в ячейку С3 и нажать клавишу F2.

·В появившейся в ячейке формуле изменить числа 50 и 30 на 60 и 40 соответственно и нажать Enter.

· Скопировать отредактированную формулу в ячейки С4:С10.

· Отредактировать графу «Количество» в соответствии с рисунком 8.

Рис.8

Создание итоговых таблиц

В решаемой задаче требуется создать итоговую таблицу, со сводной информацией о количестве товаров, сумме продаж и НДС, полученных магазинами за месяц.

Структура итоговой таблицы имеет следующий вид:

Рис.9

Упражнение. Для создания итоговой таблицы требуется выполнить следующие действия:

· Перейти на лист «Итог».

· В ячейку А1 ввести заголовок таблицы в соответствии с рисунком 9.

· Скопировать с листа «Техносила» во вторую строку текущей таблицы шапку таблицы.

· Удалить столбцы В, С, D, H. Для этого сначала нужно выделить столбец В, щелкнув левой кнопкой мыши на его идентификаторе, а затем нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, щелкнуть указателем мыши идентификаторы остальных столбцов – С, D и H (так выделяются несмежные блоки ячеек). Нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить.

· Скопировать в первую графу создаваемой итоговой таблицы блок ячеек А3:А11 с листа «Техносила».

 

ГЛАВА 2

 

Построение диаграмм в Excel

Значительный набор возможностей предоставляет пользователю Microsoft Excel для графического представления данных. Для построения диаграмм в Excel нужно выделить на рабочем листе ячейки сданными, после чего на вкладке Вставка в группе Диаграммы раскрыть меню кнопки с названием одного из типов диаграмм и выбрать наиболее подходящую диаграмму. Или щелкнуть по кнопке Создать диаграмму (диагональная стрелка) и в открывшемся окне Вставка диаграммы выбрать нужный тип диаграммы, дважды щелкнув по нему или выделив его щелчком кнопки мыши, а затем нажав кнопку ОК. Если ячейки, по данным которых требуется построить диаграмму, не являются смежными, нужно выделить первую группу ячеек с данными, а затем нажать и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить все остальные ячейки, значения которых необходимо отразит на диаграмме.

В любую диаграмму можно вносить следующие изменения:

Ø Добавление к диаграмме названия и подписей осей

Ø Изменение вида осей

Ø Добавление легенды и таблицы данных

Ø Применение специальных возможностей для диаграмм разных типов

 

Элементы диаграммы

Ось Y

Подписи данных

Область диаграммы

Название диаграммы

Линии сетки

Легенда

Элемент легенды

Ось Х

Ряд данных

Название оси

Категории

Ключ легенды

Основные компоненты диаграммы представлены на следующей схеме:

 

Примечание: для объемной диаграммы составные части несколько отличаются.

 

Типы диаграмм

В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных:

§ линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных за определенный период времени;

§ график отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени;

§ круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения частей и целого;

§ точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек, часто используется для представления данных научного характера;

§ диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени, показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных значений в общую сумму;

§ кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но, в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое кольцо – отдельный ряд);

§ лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких рядов данных;

§ поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных;

§ пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер;

§ биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции, курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных данных.

Кроме того, можно строить диаграммы так называемого нестандартного типа, позволяющие совмещать в одной диаграмме различные типы представления данных. Такие диаграммы называются смешанными.

При работе с нестандартным типом диаграмм предусмотрена возможность быстрого просмотра диаграммы. Каждый нестандартный тип диаграммы основывается на стандартном типе и содержит дополнительные формат и параметры, такие как легенда, сетка, подписи данных, вспомогательная ось, цвета, шаблоны, заливки и места расположения различных элементов диаграммы.

Можно использовать либо один из встроенных нестандартных типов диаграмм, либо создать свой собственный.

 

Создание диаграммы

В приложении Excel 2007 существует много удобных встроенных макетов и стилей, который можно применить к своим данным.

 

Упражнение. Построить диаграмму, отражающую соотношение показателей величины цены на товары и наценки в магазине «Техношок». Для этого:

· Указать исходные данные, для чего на рабочем листе «Техношок» выделить в таблице блок ячеек А2:С10 (включая заголовкистолбцов).

· На вкладке Вставка в группе Диаграммы раскрыть кнопку Гистограмма (стрелка вниз) и выбрать первый вариант в группе Гистограмма.

· Выделит диаграмму, щелкнув левой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы, и раскрыть вкладку Конструктор.

· На вкладке Конструктор в группе Макеты диаграмм выбрать Макет 1.

· На этой же вкладке в группе Стили диаграмм нажать кнопку Дополнительные параметры (кнопка «стрелка вниз с горизонтальной чертой» справа) и выбрать Стиль 26.

 

Дальнейший этап работы с диаграммой предусматривает настройку ее отображения.

 

Изменение размера диаграммы

Можно изменить размер диаграммы для более удобного просмотра ее элементов.

Упражнение. Изменить размер диаграммы, для чего:

· Выделить диаграмму, щелкнув по ней.

· Поместить указатель мыши на маркер правого нижнего угла рамки вокруг области диаграммы, чтобы он принял форму черной двунаправленной стрелки.

· Удерживая нажатой левую кнопку, изменить размер построенной диаграммы так, чтобы просматривались все ее элементы (не увеличивать диаграмму слишком сильно, так как в процессе редактирования она будет приведена к надлежащему виду).

 

Перемещение диаграммы

Если построенная диаграмма мешает просмотру данных таблицы, ее можно перемещать в пределах рабочего листа.

 

Упражнение. Для перемещения диаграммы:

· Убедиться, что маркеры не исчезли с рамки диаграммы (в противном случае выделить диаграмму).

·Нажав и удерживая левую кнопку мыши в свободном месте внутри рамки, переместить построенную диаграмму в правый нижний угол экрана так, чтобы просматривались и данные таблицы, и диаграмма.

 

Редактирование диаграмм

Редактирование диаграммы осуществляется отдельно для каждого элемента после его выделения. Выделить элемент диаграммы можно следующим способом,

Ø Поместить на него указатель мыши и щелкнуть один раз по левой кнопке, при этом выделенный элемент диаграммы будет помещен в рамку с маркерами по периметру.

Ø Выделить всю диаграмму, щелкнув по ней в любом свободном месте, и выбрать элемент из списка, который открывается нажатием кнопки со стрелкой вниз справа от надписи Область диаг раммы в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет или Формат.

 

После этого на вкладке Макет нужно нажать кнопку Формат выделенного элемента в группе Текущий фрагмент или вызвать контекстное меню с соответствующими командами для выделенного элемента нажатием правой кнопки мыши. Возможно редактирование изображения выделенного элемента и с помощью вкладки Формат.

 

Формат оси

Плоские диаграммы имеют две оси: вертикальную (Y) и горизонтальную (Х). Объемные диаграммы содержат третью ось – глубины (ось рядов), которая позволяет выстраивать данные по глубине диаграммы.

При создании диаграммы деления и подписи делений отображаются на осях по умолчанию. Способ их отображения также можно настраивать, используя основные деления, промежуточные деления и подписи для делений. Чтобы не перегружать диаграмму, можно отображать меньше делений и подписей на горизонтальной оси (категорий), указав интервалы, через которые нужно добавлять подписи категорий, или указав количество категорий, которые нужно отображать между делениями.

Можно также изменять выравнивание и ориентацию подписей, изменять или форматировать отображающиеся в них текст и числа.

 

Для настройки отображения оси можно изменить вид линии оси, масштаб шкалы, а также шрифт, выравнивание и числовой формат категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси).

 

Упражнение. Необходимо настроить изображение оси Y. Для этого:

· Выделить ось Y, для чего щелкнуть левой кнопкой мыши, поместив указатель либо на саму ось, либо на числовые значения рядом с ней и нажать левую кнопку мыши, а затем нажать кнопку Формат выделенного элемента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

·В открывшемся окне Формат оси с помощью команды Цвет линии выбрать вид линии – Сплошная линия и черный цвет линии оси из палитры цветов.

· С помощью команды Тип линии установить ее ширину – 1пт

· Нажать кнопку Закрыть.

· Чтобы изменить формат категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси) необходимо их выделить, щелкнув курсором по любой из них, нажать правую кнопку мыши, затем на мини-панели установить начертание шрифта полужирный (Ж), размер 10, после чего нажать Enter.

 

Упражнение. Для настройки отображения оси Х:

· Выделить ось Х, щелкнув левой кнопкой мыши по любой из категорий (подписей, расположенных рядом с метками оси, на данной гистограмме - наименования товаров).

· Щелкнув правой кнопкой мыши, открыть контекстное меню и выбрать команду Формат оси.

· С помощью команды Цвет линии выбрать вид линии – Сплошная линия и черный цвет линии оси из палитры цветов.

· С помощью команды Тип линии установить ее ширину – 1пт и нажать кнопку Закрыть.

· Чтобы изменить формат категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси) необходимо их выделить, щелкнув курсором по любой из них, и на вкладке Главная в группе Шрифт установить начертание шрифта – полужирный курсив, размер – 10. В группе Выравнивание нажать кнопку Ориентация (надпись ab со стрелкой) выбрать Повернуть текст вверх.

· Просмотреть результат и вернуть первоначальное изображение категорий, выбрав в том же окне команду Текст против часовой стрелки. Более точное позиционирование текста категорий можно осуществить с помощью окна Формат оси и находящейся в нем команды Выравнивание. Окно Формат оси можно открыть либо с помощью контекстного меню, либо нажатием кнопки Формат текущего фрагмента из группы Текущий фрагмент на вкладке Макет.

 

Размещение подписей осей

Чтобы разместить на диаграмме названия осей необходимо выделить диаграмму, щелкнув по ней, затем нажать кнопку Названия осей в группе Подписи и выбрать нужный вариант.

 

Упражнение. Разместить название оси Х на диаграмме, для чего необходимо:

· Выделить диаграмму.

· Нажать кнопку Названия осей в группе Подписи на вкладке Макет.

· В открывшемся окне выбрать Название основной горизонтальной оси, затем – Название под осью.

· В рамке Название оси ввести текст Наименование товаров.

· Формат текста и изображение названия оси можно изменить при помощи команды Шрифт и Формат названия оси в контекстном меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши после выделения данного элемента.

 

Упражнение. Для размещения названия оси Y необходимо:

· Выделить диаграмму.

· Нажать кнопку Названия осей в группе Подписи на вкладке Макет.

· В открывшемся окне выбрать Название основной вертикальной оси, затем – Повернуть название.

· В рамке Название оси ввести текст Показатели, для чего выделить данный элемент и нажать правую кнопку мыши, а затем в контекстном меню выбрать команду Изменить текст. После изменения текста, щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте диаграммы.

· Формат текста и изображение названия оси можно изменить при помощи команды Шрифт и Формат названия оси в контекстном меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши после выделения данного элемента.

Формат легенды

Не для всех типов диаграмм требуется наличие легенды. Так, например, круговые и трехмерные диаграммы строятся без легенды.

 

Упражнение. Удалить легенду с гистограммы, для этого:

· Выделить легенду, щелкнув по ней.

· Нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Легенда исчезла с изображения гистограммы, а выделенной осталась вся область диаграммы.

Примечание: удалить легенду можно также при помощи контекстного меню, где нужно выбрать команду Удалить.

 

Упражнение. Так как данный тип графика подразумевает наличие легенды, необходимо восстановить удаленную с гистограммы легенду, для этого:

· Проверить, что выделена вся область диаграммы (в противном случае ее нужно выделить).

· Нажать кнопку Легенда в группе Подписи на вкладке Макет. В открывшемся окне выбрать команду Добавить легенду справа.

Примечание: для восстановления легенды непосредственно после ее удаления можно нажать кнопку Отменить (синяя стрелка влево).

 

Можно изменить место расположения легенды, вид рамки вокруг нее, а также шрифт элементов легенды.

 

Упражнение. Необходимо настроить отображение легенды, изменив формат текста и поместив легенду в рамку. Для этого:

· Выделить легенду и сделать щелчок по правой кнопке мыши.

· В контекстном меню выбрать команду Шрифт, затем в окне Начертание выбрать курсив, в окне Размер установить высоту символов 12 и нажать ОК.

· Чтобы поместить легенду в рамку нужно выделить легенду, а затем воспользоваться кнопками группы Стили фигур на вкладке Формат (выбрать вариант по своему желанию).

· С вариантами размещения легенды можно ознакомиться либо с помощью окна Формат легенды, открывающегося нажатием кнопки Формат выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Формат или Макет, а также с помощью команды Формат легенды из контекстного меню, либо нажатием кнопки Легенда в группе Подписи на вкладке Макет.

Примечание: изменить размещение легенды на диаграмме можно также при помощи мыши, для чего нужно выделить легенду и, удерживая нажатой левую кнопку в области рамки вокруг нее, переместить легенду.

Для изменения размера рамки вокруг легенды нужно выделить легенду на диаграмме, поместить указатель мыши на любой из появившихся по периметру рамки маркеров и переместить курсор (в виде двунаправленной стрелки) в нужном направлении при нажатой левой кнопке.

Для изменения текста элементов легенды нужно отредактировать текст в соответствующих ячейках таблицы.

 

Упражнение. Необходимо изменить текст второго элемента легенды («Наценка»), для этого:

· Установить курсор мыши в ячейку С2 в таблице.

· С клавиатуры ввести текст «Сумма наценки» вместо существующего названия графы.

· Нажать Enter.

· Убедиться, что текст данного элемента легенды на диаграмме также изменился.

 

Формат области построения

Для изменения изображения области построения диаграммы (области непосредственно за графиком) предусмотрены команды редактирования рамки и настройки параметров ее заливки.

 

Упражнение. Настроить вид изображения области построения диаграммы, для чего:

· Выделить область построения гистограммы щелчком левой кнопки, установив курсор мыши в свободное место между линиями сетки за графиком.

· Нажать кнопку Область построения в группе Фон на вкладке Макет.

· В открывшемся окне выбрать команду Дополнительные параметры области построения.

· В окне Формат области построения с помощью команды Цвет границы выбрать Сплошная линия (цвет линии выбрать по желанию), с помощью команды Заливка выбрать Сплошная заливка (цвет заливки выбрать по желанию). Нажать кнопку Закрыть.

Примечание: окно Формат области построения можно открыть при помощи контекстного меню нажатием правой кнопки мыши после выделения данного элемента, а изменить размер рамки вокруг области построения диаграммы можно при помощи мыши, поместив курсор на любой из маркеров по периметру рамки.

 

Формат точки данных

Каждый ряд данных состоит из отдельных точек данных (на гистограмме – из отдельных столбцов, на круговой диаграмме – из секторов и т.д.).

Для редактирования отдельной точки данных (например, максимальной или минимальной) ее нужно выделить в соответствующем ряду и вызвать диалоговое окно Формат точки данных. Вызов данного окна можно осуществить либо нажатием кнопки Формат выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет, либо при помощи команды Формат точки данных в контекстном меню.

 

Упражнение. Необходимо изменить отображение точки данных (столбца), отражающего цену самого дорогого товара. Для этого:

· Выделить соответствующий столбец в ряду «Цена», для чего сначала выделить весь ряд данных, а затем, поместив указатель мыши на самый высокий столбец, выделить только его, нажав левую кнопку мыши. В результате выполненных действий маркеры появятся только вокруг выбранной точки данных.

· Не перемещая указатель мыши, нажать правую кнопку для вызова контекстного меню, где выбрать команду Формат точки данных.

· В открывшемся окне Формат точки данных выбрать отличный от остальных столбцов данного ряда цвет заливки и нажать кнопку Закрыть.

· Щелкнуть левой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

 

Добавление подписей данных

Для уточнения значений данных ряда можно вывести на диаграмме соответствующие данные из таблицы. Подписи данных можно добавить ко всем элементам данных всех рядов, щелкнув по области диаграммы, а также к элементам данных конкретного ряда, щелкнув по этому ряду или к отдельному элементу конкретного ряда, щелкнув по этому элементу. Затем на вкладке Макет в группе Подписи нажать кнопку Подписи данных, выбрав нужный параметр их отображения, или с помощью команды Добавить подписи данных в контекстном меню.

 

Упражнение. Необходимо добавить подписи данных для редактируемого ряда, для чего:

· Выделить ряд данных «Цена» и нажать кнопку Подписи данных в группе Подписи на вкладке Макет, затем выбрать У вершины снаружи, в результате чего над каждой точкой данных (столбцом) появятся числа, соответствующее значению данных в таблице.

Так как точек данных в отдельном ряду может быть достаточно много, а их значения в таблице при этом достаточно велики, то все выведенные подписи значений на диаграмме могут перекрывать друг друга, что мешает просмотру графика. В этом случае нужно использовать окно Формат подписей данных для настройки их отображения.

Формат подписей данных

Можно изменить формат и изображение выведенных на диаграмму подписей данных. Формат подписей данных (шрифт, размер и т.д) можно изменить с помощью мини-панели, которая появляется при нажатии правой кнопки мыши после выделения данного элемента, а изображение – с помощью окна Формат подписей данных, вызываемого после выбора одноименной команды в контекстном меню или после нажатия кнопки Формат выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

 

Упражнение. Изменить отображения подписей данных:

· Выделить все подписи данных, для чего щелкнуть левой кнопкой мыши, поместив указатель на любую из них.

· Нажать правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, с помощью мини-панели выбрать в качестве начертания полужирный курсив, размер 10, щелкнуть левой кнопкой мыши вне панели.

· Вновь выделить подписи данных, нажать кнопку Формат выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

· В разделе Выравнивание установить в области Другой угол -10. Нажать Закрыть внизу окна.

· Щелкнуть левой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

Примечание: изменить размещение подписей данных можно при помощи вкладки Выравнивание диалогового окна Формат подписей данных, а также «вручную», для чего любую из подписей нужно выделить и переместить при помощи мыши.

Подписи данных могут быть показаны на диаграмме не для всех точек ряда, а только для одной, показывающей, например, максимальное или минимальное значение.

 

Упражнение. Необходимо вывести подписи данных для самого дорогостоящего товара. Для этого:

· Удалить все подписи данных с диаграммы, для чего выделить их и нажать клавишу Delete на клавиатуре. Подписи данных исчезнут с изображения диаграммы (подписи данных можно удалить также при помощи контекстного меню, где нужно выбрать команду Удалить).

· Выделить ряд «Цена».

· Указав курсором мыши на самый высокий столбец в данном ряду, щелкнуть левой кнопкой. При этом маркеры появятся только вокруг этого столбца.

· Не перемещая курсор мыши, щелкнуть правой кнопкой.

· В появившемся на экране контекстном меню выбрать команду Добавить подпись данных.

· Выделить появившуюся подпись и нажать кнопку Формат выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

· В открывшемся окне Формат подписей данных в разделе Число выбрать денежный числовой формат, число десятичных знаков 2, обозначение – знак английского доллара или евро, нажать кнопку Закрыть.

 

Упражнение. Изменить изображение подписи данных, поместив ее в рамку, для чего:

· Щелкнуть левой кнопкой, поместив указатель мыши на числовое значение, появившееся над максимальным значением ряда.

· Не перемещая курсора, щелкнуть правой кнопкой мыши.

· В появившемся на экране контекстном меню выбрать команду Формат подписей данных.

· С помощью команды Заливка выбрать Сплошная заливка (цвет заливки выбрать по желанию), с помощью команды Цвет границы выбрать Сплошная линия (цвет линии выбрать по желанию).

· На вкладке Выравнивание все параметры оставить неизменными.

· Нажать кнопку Закрыть.

· Щелкнуть левой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

 

Связь диаграммы с таблицей

Изменение значений данных диаграммы происходит одновременно с изменением данных в таблице.

 

Упражнен