Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Своеобразие русской архитектуры: Основной материал – дерево – быстрота постройки, но недолговечность и необходимость деления...
Топ:
Определение места расположения распределительного центра: Фирма реализует продукцию на рынках сбыта и имеет постоянных поставщиков в разных регионах. Увеличение объема продаж...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного...
Интересное:
Что нужно делать при лейкемии: Прежде всего, необходимо выяснить, не страдаете ли вы каким-либо душевным недугом...
Инженерная защита территорий, зданий и сооружений от опасных геологических процессов: Изучение оползневых явлений, оценка устойчивости склонов и проектирование противооползневых сооружений — актуальнейшие задачи, стоящие перед отечественными...
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Дисциплины:
2018-01-29 | 207 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Определение термина " стандартизация " характеризуется тремя основными моментами.
Во-первых, стандартизация есть, устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.
Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.
В третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойства документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
|
Объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия.Различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим, является понятие "унификация".
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД).
УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Применяемые унифицированные формы документов - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
|
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
- документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;
- межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;
- стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающее состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие -единый порядок проведения этих работ;
- нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.
В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации:
-первичной учетной документации,
- отчетно-статистической,
-по труду и социальным вопросам, по торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации УСОРД.
Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении" любой управленческой функции на любом уровне "управления и во всех отраслях.
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний — формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
|
В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь "Унифицированные документы", нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.
Состав унифицированных форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
Требования к текстам документов
Текст я вляется основным реквизитом формуляра документа.
Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.
Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. — многословие),
например: своя автобиография (в слове "автобиография" уже заключено понятие "своя"); отступать назад; не нужны слова "месяц", "человек" в сочетаниях "в месяце", "10 человек рабочих" и т.д.).
|
Явным недостатком при составлении текстов документа является тавтология (повторение, одних и тех же слов),, например: "Следует отметить следующие недостатки..."; "В целях улучшения работы целесообразно.. "Объединить воедино…
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресат они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, использовать синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор — условие, согласование; известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенны! ясный, очевидный и т.д.
В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например
Белорусский государственный университет - БГУ.
Сокращенные нарицательные имена существительные, пишут строчными буквами, например:
вуз — высшее учебное заведение; роо районный отдел образования.
Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец, зам, зав., пом. и т.д.
В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например НИИхиммаш.
Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения "и т.д." (так далее^и т.п." (тому подобное), "и пр." (прочие), "и др." (другие). Разрешается сокращение союза "т.е." (то есть).
Встречающиеся в документах сокращения ^т.к." (так как), "т о " (таким образом), "п.ч." (потому что), "т.н." (так назывдемый) не являются общепринятыми ^и поэтому употребляться не должны.
|
Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз Нарочь.
Слово "город" сокращают до одной буквы — г. (с точкой) Это сокращение применяется в реквизите "место издания или составления документа*, в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова "город" во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы "г" с точкой после второго "г." При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.
Учебные,и финансовые годы пишут через косукгчерту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например1 ".. в начале 1991 года".
|
|
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...
История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
История развития пистолетов-пулеметов: Предпосылкой для возникновения пистолетов-пулеметов послужила давняя тенденция тяготения винтовок...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!