Расчет отпускных и пособий по временной нетрудоспособности

Расчет отпускных

Право работников на ежегодный отпуск закреплено в Трудовом Кодексе России. Ежегодно каждый работник предприятия имеет право находиться в оплачиваемом отпуске не менее 28-ми календарных дней. При этом, по желанию самого сотрудника, отпуск может быть поделен на части, но каждая часть отпуска должна составлять не менее 2 недель. Отпускные должны быть выплачены в полном объеме за три дня до планируемого отпуска.

Ежегодно на предприятии в начале года необходимо сформировать требуемый законодательством резерв для выплаты отпускных. Это установленное ПБУ 8/2010 оценочное обязательство определяется на основании утвержденного графика отпусков. Оценочные обязательства предприятия (резерв отпускных) собираются по К-т счета 96.

Как правило, величина резерва рассчитывается исходя из предполагаемых (плановых) расходов на выплату отпускных за год. В течение года бухгалтер ежемесячно начисляет резерв из расчета 1/12 годовой суммы:

1) при начислении резерва на оплату отпусков работникам:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 - Кредит 96;

2) при начислении отпусков работникам, страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов на травматизм за счет созданного резерва:

Дебет 96- Кредит 70, 69.

Если фактические расходы превышают созданный резерв, то они могут сразу относится на счета затрат: Дебет 20, 23, 25, 26, 44- Кредит 70, 69;

либо учтены: Дебет 97 - Кредит 70, 69 с последующим списанием в дебет 96, что позволит обеспечить равномерное включение расходов на отпуска в затраты.

По итогам года организация производит инвентаризацию созданного резерва (п. 3.49, 3.50 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49) с уточнением сумм.

Если на конец года резерв использован не полностью, можно:

- перенести остаток на следующий год, если резерв будет создаваться (в части отпусков, не использованных в отчетном году и перенесенных на следующий год);

- 31 декабря на сумму остатка сделать проводку методом «красное сторно»: Дебет 20, 23, 25, 26, 44- Кредит 96.

С отпускных удерживаются: НДФЛ и страховые взносы. Сумма отпускных учитывается при расчете налога на прибыль предприятия – увеличивает сумму расходов за отчетный период (п.4 ст.272 НK PФ).

Формула расчета отпускных платежей

Сумма отпускных = среднедневной заработок, умноженный на количество дней отпуска.
Среднедневной заработок = годовой доход сотрудника, поделенный на количество отработанных месяцев в году (стандартно – 12) и поделенный на 29,4 (неизменное значение, которое указывает на среднемесячное количество календарных дней при расчете за год).

При расчете среднегодового дохода необходимо исключить проценты, дивиденды, материальную помощь, разовые (носящие нерегулярный характер) выплаты.

Рассмотрим пример расчета отпускных

Работник уходит в отпуск с 01 февраля 2014 года на 28 дней. Для расчета необходимы исходные данные: расчетный период и размер среднегодовой заработной платы. Считаем, что ЗП за год составляет 300 тысяч рублей и сотрудник работал на предприятии целый год (12 месяцев), это означает, что расчетный период для расчета среднегодовой зарплаты – это с 1 февраля 2013 года по 31 января 2014 года.

Расчет отпускных в 2014 году:

300 000 (ЗП за год) / 12 (количество отработанных в году месяцев) / 29,4 (фиксированное значение) х 28 (дней отпуска) = 23809,52 рублей.

Случай, когда на предприятии утверждена система поквартального премирования например в размере 10 тысяч рублей и ежегодная премия в размере 20 000 рублей, тогда суммарный доход сотрудника за год будет увеличен на сумму премиальных выплат.

Т.е. к 300 000 руб. следует прибавить 10 000 (ежеквартальная премия) х 4 (кварталы в году) + 20 000 (премия по концу года) = 360 000 рублей.

Тогда отпускные составят уже:

360 000/12/29,4 х 28 = 28571,43 рубля.

Если сотрудник болел в декабре 2013 года и ему за 8 дней был оплачен больничный лист в размере 3500 рублей, а зарплата за декабрь составила 19 800 рублей, тогда расчет отпускных будет следующий:
25 000 (среднегодовая заработная плата) х 11 (отработанных полностью месяцев) + 19800 (зарплата за декабрь) = 294 800 рублей (доход за год)

Отработано дней до отпуска = 29,4 х 11 + 29,4 / 31 (количество дней в декабре) х (31-8 (болел)) = 345,21
Сумма отпускных = 294 800 / 345,21 х 28 (отпуск) = 23911,24 рублей.

Учебный отпуск.

Работникам, совмещающим работу с обучением, ТКРФ предоставляет определенные гарантии и компенсации только в том случае, если учебное заведение имеет государственную аккредитацию, работник обучается в нем успешно и получает образование соответствующего уровня впервые.

Таким работникам предоставляют дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка либо отпуск без сохранения заработной платы. В ст.ст. 173-176 ТК РФ указана продолжительность дополнительного отпуска в зависимости от учебного заведения.

Учебный отпуск предоставляется только после предъявления работником справки-вызова учебного заведения. Формы этой справки утверждены приказом Минобразования России от 13.05.2003 № 2057.

В тех случаях, когда ТК РФ предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять средний заработок в порядке, определенном ст. 139ТК РФ, а не выплачивать текущую заработную плату.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Пособие по временной нетрудоспособности

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают на основании листов нетрудоспособности, выдаваемые лечебными учреждениями.

Право на пособия имеют застрахованные лица: граждане России; постоянно или временно проживающие на ее территории иностранные граждане и лица без гражданства, при условии уплаты ими или за них налогов и (или) страховых взносов в ФСС РФ.

Первые 3 дня временной нетрудоспособности пособие выплачивается за счет средств работодателя, с четвертого дня - за счет средств ФCC (ст. 3Закона № 255-ФЗ). Пособие по временной нетрудоспособности полностью оплачивает ФСС при:

- уходе за больным членом семьи;

- карантин ребенка до 7 лет или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным;

- осуществление протезирования по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении;

- долечивание в санаторно-курортных учреждениях.

Пособие по беременности и родам застрахованным лицам осуществляется за счет ФСС РФ.

В страховой стаж включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской и муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Размер пособия зависит от страхового стажа (ст. 7Закона № 255-ФЗ):

- при стаже от 8 лет - выплачивается 100% среднего заработка;

- от 5 до 8 лет - 80%;

- до 5 лет - 60%.

Тем, у кого страховой стаж меньше 6 месяцев, за полный календарный месяц болезни за счет средств ФСС может быть выплачен только МРОТ (в установленном случае - с учетом районных коэффициентов).

При необходимости осуществления ухода за больным членом семьи при его амбулаторном лечении (за исключением случаев ухода за больным ребенком в возрасте до 15 лет) пособие также выплачивается в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица.

Пособие по уходу за ребенком оплачивается:

- ребенок в возрасте до 7 лет - выплачивается не более чем за 60 календарных дней в году (за 90 дней в году заплатят, если у ребенка особо тяжкое заболевание);

- в возрасте от 7 до 15 лет - не более 15 дней по каждому случаю амбулаторного лечения, но не более чем за 45 календарных дней в год;

- инвалидом в возрасте до 15 лет - не более чем за 120 календарных дней в календарном году;

- в возрасте до 15 лет, являющимся ВИЧ-инфицированным, - за весь период совместного пребывания в стационаре в размере 100% оплаты;

- в возрасте до 15 лет при его болезни, связанной с поствакцинальным осложнением, - за весь период амбулаторного лечения или совместного пребывания с ребенком в стационаре.

При необходимости осуществления ухода за больным ребенком пособие выплачивается:

1) при амбулаторном лечении ребенка - за первые 10 календарных дней в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа, за последующие - в размере 50% среднего заработка;

2) при стационарном лечении ребенка - в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа.

Пособие по временной нетрудоспособности при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается застрахованным лицам в размере 60% среднего заработка в случае заболевания или травмы, наступивших в течение 30 календарных дней после прекращения работы по трудовому договору, служебной или иной деятельности, в течение которой они подлежат обязательному социальному страхованию.

Расчет пособий по временной нетрудоспособности:

1.Определение расчетного периода: 2 года, предшествующие году наступления страхового случая или 2 года по выбору работника (в установленных случаях)

2. Определение среднедневного заработка: полученная сумма делится на (кол-во календарных дней в расчетном периоде за минусом календарных дней, когда работник находился на больничном, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком, на доп. выходных для ухода за ребенком-инвалидом, был освобожден от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если страховые взносы на эту сохраняемую зарплату за этот период не начислялись).

3. Рассчитанный среднедневной заработок умножается на коэффициент (страхового стажа или по иным причинам) и умножается на кол-во календарных дней нетрудоспособности (период нетрудоспособности).
4.Пособие по временной нетрудоспособности (за исключением пособия по беременности и родам и уходу за ребенком) выплачивается за минусом НДФЛ (п.1 ст.217 Налогового Кодекса РФ).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности отражается в бухгалтерском учете проводкой: Д-т 69 К-т 70.

Пример Румянцева Т.А. работает в ООО «Пассив» 4 года. Ее оклад все это время не менялся и составлял 10 000 рублей. С 11 по 21 января 2015 года работница болела. Страховой стаж Румянцевой более восьми лет. Предположим, в 2014 году Румянцева находилась в отпуске по уходу за ребенком. Остальные годы она проработала полностью. Рассчитаем размер пособия Румянцевой двумя способами: с заменой расчетного периода и без него.

1) Если сотрудница не обратится с заявлением о замене расчетного периода, размер дневного пособия составит:

10 000 руб. * 12 мес.: 730 дн. * 100% = 164,38 руб.

2) Сотрудница обратится с заявлением заменить 2014 год, который она находилась в отпуске по уходу за ребенком, на 2012 год, который она отработала полностью. В этом случае размер дневного пособия будет исчисляться исходя из заработной платы, начисленной в 2012-2013 гг., и составит:

10 000 руб. * 24 мес.: 730 дн. * 100% = 328,77 руб.

Как видно из примера, Румянцевой второй вариант значительно выгодней. Поэтому ей нужно написать заявление о замене расчетного периода для исчисления пособия по временной нетрудоспособности.

При расчете пособий учитываются любые премии, выплаченные в рамках трудовых отношений с сотрудником.

При определении суммы выплат для расчета пособий по временной нетрудоспособности премии учитывают в сумме, в которой они начислены.

Пример Белов И.Н. работает только в ООО «Пассив». Его общий страховой стаж более 8 лет, то есть работник имеет право на 100% размер пособия по временной нетрудоспособности. В апреле текущего года Белов проболел 5 календарных дней и предъявил в бухгалтерию больничный лист. Для расчета пособия бухгалтер должен учесть все облагаемые страховыми взносами в ФСС выплаты Белову за два расчетных календарных года, предшествующих наступлению болезни сотрудника.

1) Первый расчетный год

В этом году работник получал оклад 20 000 руб. в месяц. Согласно Положению о премировании ему были начислены ежемесячные премии в размере 15% от оклада. Также ему было выплачена квартальная премия в размере 100% от оклада и премия в связи с юбилеем в размере 50% от оклада.

Фактический заработок Белова для расчета пособия по временной нетрудоспособности за первый расчетный год составил:

20 000 руб. * 12 мес. + 20 000 руб. * 15% * 12 мес. + 20 000 руб. + 10 000 руб. = 306 000 руб.

2) Второй расчетный год

В этом году работника повысили в должности, и он получал оклад 30 000 руб. в месяц. Ему также начислялись ежемесячные премии в размере 15% от оклада. За высокие производственные показатели Белов получил квартальную премию в размере 100% от оклада. К Новому году ему была выплачена денежная премия в размере 50% от оклада.

Фактический заработок Белова для расчета пособия по временной нетрудоспособности за второй расчетный год составил:

30 000 руб. * 12 мес. + 30 000 руб. * 15% * 12 мес. + 30 000 руб. + 15 000 руб. = 459 000 руб.

Весь фактический заработок Белова за первый расчетный год можно учесть при расчете больничного пособия. А вот за второй год можно принять только предельную сумму 415 000 руб.

Таким образом, по больничному листу, оформленному в апреле текущего года, работник получит пособие в размере:

(306 000 руб. + 459 000 руб.): 730 дн. * 100% * 5 дн. = 5239,73 руб.

Обратите внимание: премии, которые носят непроизводственный характер, при определения фактического заработка для расчета больничных пособий учитываются.

Справочно:

Величина предельного заработка для расчета пособий по временной нетрудоспособности в 2017 году: 2015 год — 670 000 2016 год — 718 000

МРОТ для начисления больничных без стажа за 1 полугодие 2017 года -7500; со второго полугодия -7800

Доплата в выходные дни

Всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляется 2 выходных дня в неделю, при шестидневной рабочей неделе - 1 выходной день ( ст. 111 ТК РФ).

При непрерывном производстве выходные дни могут предоставляться по правилам внутреннего трудового распорядка организации.

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, как правило, запрещена (ст. 113ТК РФ). Однако законодательство разрешает привлекать к работе работников с их письменного согласия в исключительных случаях по письменному распоряжению работодателя.

Порядок оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни установлен в ст. 153 ТК РФ. Оплата производится:

1) сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

2) работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

3) работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата нерабочих праздничных дней рабочим-сдельщикам производится в соответствии со ст. 112 ТК РФ по нормам, установленным в организации.

Доплата за работу в ночное время.

Для привлечения работника к ночным работам требуется, чтобы его работа была включена в список ночных работ, определенный коллективным договором или локальным актом работодателя (ст. 96ТК РФ). В зависимости от системы оплаты труда, установленной на предприятии, работа в ночное время (с 22.00 до 6.00) может оплачиваться в повышенном размере (ст. 154ТК РФ).

Работнику, выполняющему наряду со своей основной работой по контракту, дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 151 ТК РФ).

Размеры доплат устанавливаются по соглашению сторон трудового договора и могут быть:

1) в твердой сумме;

2) в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада работника;

3) в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада по профессии (должности), которую работник совмещает (при совмещении профессий);

4) в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада отсутствующего работника.

Надбавки.

Надбавки, установленные трудовым законодательством:

1) за вахтовый метод (глава 47 и ст. 302 ТК РФ) - за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно выплачивается взамен суточных надбавка за вахтовый метод работы;

2) за условия работы на Крайнем Севере - процентная надбавка к заработной плате за стаж работы в данных районах или местностях (ст. 316 ТК РФ).

Могут выплачиваться надбавки, установленные в организации внутренними локальными нормативными актами, например, работникам за выслугу лет, за подвижной характер работ, водителям за классность, за работу с секретными документами и т.д. Все виды надбавок должны быть указаны в трудовых договорах (контрактах), заключаемых между работодателем и работником.

Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164ТК РФ).

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Наиболее распространенной компенсацией за пользование имуществом работника, является компенсация за использование личного автотранспорта для служебных целей.

Ее сумму устанавливает руководитель организации. Причем максимальная сумма компенсации не ограничена. Она должна быть назначена с учетом того, что работник должен возместить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются. В отличие, например, от аренды у него машины, когда арендатор несет расходы по ремонту и ГСМ.

Компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается на основании приказа руководителя организации, в котором указывается вид автотранспортного средства, размер компенсации, а также Ф.И.О. работника, получающего компенсацию.

Необходимо наличие нотариально заверенной копии технического паспорта автомобиля (мотоцикла), должностную инструкцию сотрудника, из которой понятно, что его работа связана с постоянными служебными разъездами, отдельное письменное соглашение или указание в трудовом договоре, устанавливающее размер компенсации. Если работник управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

В бухгалтерском учете организации компенсация в полном объеме относится на затраты. В налоговом учете компенсация за использование автотранспорта включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Однако сумма компенсации за использование для служебных поездок личных автотранспортных средств признается расходом только после перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Превышение суммы компенсации над установленными нормами налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает.

Разница между фактически выплачиваемой суммой компенсации и установленной законодательством будет являться для работника доходом и, облагаться НДФЛ, но не облагается страховыми взноса во внебюджетные фонды как не уменьшающая прибыль.