Делопроизводство в кадровой службе

Тема 1

 

Складывание и развитие системы государственного делопроизводства (история)

 

1. Организация работы с документами в период X – XV вв.

2. Организация работы с документами в учреждениях XV – XVII вв. (период столбцового (приказного) делопроизводства).

3. Организация работы с документами в учреждениях XVIII в. (период коллежского делопроизводства).

4. Организация работы с документами в учреждениях XIX в. (период исполнительного делопроизводства).

5. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях. Организация работы с документами в 1960 – 2000 гг.

 

Практическая часть

 

1. Составьте сравнительную таблицу «Этапы развития делопроизводственной системы в России», выделив в ней следующие графы: государственные учреждения, существовавшие в этот период; правовые акты, регулирующие систему делопроизводства; офисы; кадры служащих; материальные носители информации; форма документов; виды документов; оформление документов; стадии создания документов; этапы работы с документами.

 

2. Отметьте, какие изменения происходят в кадровом составе служб делопроизводства, в этапах работы с документами. С чем связаны эти изменения?

 

Тема 2

Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства

 

1. Структура нормативной базы делопроизводства.

2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), её назначение, структура.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), её назначение, структура.

4. ГОСТ Р51 141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р6. 30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», их назначение, структура.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2006 г.) как основной нормативный источник, используемый в работе с современными документами, её назначение, структура.

Практическая часть

1. Представьте сравнительную характеристику ЕГСД, ГС ДОУ, Типовой инструкции в виде таблицы, где должны быть выделены следующие графы: предпосылки создания документов, время их разработки, год издания, структура (основные разделы); предлагаемая система работы с документами, практическая значимость отдельных положений в настоящее время. Остальные графы выделите по своему усмотрению.

2. Назовите основные этапы работы с документами, которые выделяются в ЕГСД, ГС ДОУ, Типовой инструкции. Оформите эти сведения в виде схемы.

Литература

1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 207 – 217.

2. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1975.

3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991.

4. ГОСТ Р6. 30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Делопроизводство в кадровой службе

IV курс (УП)

 

Тема 2 (продолжение)

Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства

 

Нормативные акты, регулирующие отдельные стороны работы с документами

1. Нормативные акты, устанавливающие требования к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям и положениям, издаваемым федеральными органами исполнительной власти.

2. Нормативные акты, устанавливающие формы документов, широко используемых в хозяйственной деятельности.

3. Нормативные акты, устанавливающие правила оформления подписи в электронных документах..

4. Нормативные акты, содержащие правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов и печатей.

5. Нормативные акты, регулирующие использование языка в делопроизводстве, написание отдельных наименований.

6. Нормативные акты, устанавливающие цели и порядок организации работ по автоматизации делопроизводства.

 

Литература

1. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утверждённые постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009.

2. Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 439, утвердившее формы документов, применяемые при государственной регистрации юридических лиц.

3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1 – Ф3 «Об электронной цифровой подписи».

4. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2 – ФК3 «О государственном гербе Российской Федерации».

5. Закон РФ от 23.09. 1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

6. Закон РФ от 25.10. 1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации».

7. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 № 65.

 

Практическая часть

Проанализируйте (разбившись на 7 подгрупп) 1 нормативный акт, ответив на вопросы.

1. Каковы цели и задачи данного нормативного акта?

2. Какова его структура?

3. Основные положения разделов, подразделов, параграфов, статей данного нормативного акта.

 

Тема 3

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 68 – 113.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 50 – 72, 207 – 217.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М., 2005. С. 74 – 93.

4. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.

5. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Практическая часть

I. Выпишите определения понятий «информация» и «документ» из известных вам толковых словарей, энциклопедий, ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ и сравните их, ответив на вопросы. 1. Какое из определений понятия «информация» кажется вам наиболее приемлемым для использования в сфере управления и почему? 2. В чём различие определений понятия «документ», какое из них кажется вам наиболее полным? 3. Какие аспекты деятельности человека отражены в определениях термина «документ»?

II. Выпишите определения документов в зависимости от материального носителя из ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Перечислите сферы применения этих документов.

III. Выпишите определения понятия «документирование» из ГОСТ Р51141-98 и Федерального закона «Об информации, информатизации» и защите информации».

Практическая часть

I. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации», представьте правильный вариант:

1) Санкт-Петербургский Государственный Технический Университет;

2) министерство внутренних дел РФ;

3) открытое акционерное общество «Каскад»;

4) орловский нефтеперерабатывающий завод;

5) ВНИИстройдормаш.

II. Найдите ошибки при оформлении реквизита «справочные данные об организации» и исправьте их:

1) 344014 гор. Калуга, Васильевский пр-кт, 68 – 1, т. (838 32) 24 – 32 – 13, расч. счёт 1467791;

2) Россия, г. Астрахань, ул. Горького, офис 45, телефон: (83832) 24 – 32 – 18, факс: (83832) 24 – 32 – 13;

3) г. С-Пб, улица Гоголя, № 7, кв. 47, 590377, р.сч. 2465387, т. 1 – 23 – 45 –12;

4) М-ва, Россия, ул. Некрасова, дом 35, кор. 2, кварт. 7.

 

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 68 – 113.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 50 – 72.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М., 2005. С. 74 – 93, 97 – 116.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Федеральный конституционный закон от 25.12 2000 № 2 – ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

6. Закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 № 3520 - 1.

 

 

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 2

Практическая часть

1. Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи написания дат:

· 1.12.04; 17.07.2005 г.; 09/05/2005; 12.05-05.

· 17 апр. 2005; 11. декабрь / 05 г.; 13 ноября ’05.

· 17/XII-05 г.; 10/XII-05; 25.X.05.

· С 2004 по 2005 г.г.; с 2002 – 2005; с 2004 года по 2005 год.

· 9 мая, 8 марта (праздничные дни).

· 5-го мая, к 3-ему января, на 1-ое марта; к 17-у февраля.

2. Расшифруйте регистрационный номер: № 12/07 – 34.

3. Что означает следующая информация: на № 08 – 15/ 132 от 17.03.2006?

4. Укажите ошибки в обозначении следующих географических объектов: г. М-ва; гор. Москва, г. Ростов на Дону, С-Петербург, г. Нов-ск.

5. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:

а) директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е. Сергеев;

б) ул. Родненко, 73, г. С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл. инженеру);

в) Стрижову П.Р., г. Воркута, 630075, ул. Воинская, 32 – 12;

г) председатель кооператива Н.И. Луговая.

6. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «гриф утверждения»:

а) УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Сибинвест»

<личная подпись> В.А. Жуков

Дата;

б) документ утвердил директор завода «Ермак» А.Р. Чепцов, 03.04.2005;

в) инструкция,

УТВЕРЖДЕННАЯ

Приказом ректора МГУ

от _____ № _____;

г) «Утверждаю»

план

глава администрации

Томской области

<личная подпись>

7. Отметьте недочёты в оформлении резолюции:

а) А.П. Мишину – подготовить проект договора;

б) В.М. Иванова – сформируйте состав делегации через пять дней;

в) Т.П. Соколову к 5.06. <личная подпись> 2.06.05;

г) Егорову П.Р. в определённый срок поручено подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Старт».

8. Исправьте ошибки в следующих заголовках документов:

а) «про И.С. Самсонова»;

б) о нужности переговоров;

в) вопросы деятельности экспертной комиссии;

г) срочность проведения ревизии.

 

Литература

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 81 - 89.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С 52 – 61

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 80 – 85.

 

 

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 3

Практическая часть

I. Отметьте недочёты в оформлении реквизита «отметка о наличии приложений».

1. Приложения: Каталог новых изделий; Спецификация новых видов продукции.

2. Приложение: акт экспертизы на 1 л. в 3 экз. (название прилагаемого документа указано в тексте).

3. Приложение: на 2 л. в 2 экз. (название документа не указано в тексте).

II. Исправьте ошибки в оформлении названий должностей и в реквизите «подпись».

1. И.О. дир-ра з-да.

2. Директор типографии Пермского Государственного Университета.

3. / Гл. бухгалтер Ерофеев Л.П.

4. Заведующий каф. социологии, проф., доктор социол. наук А.К. Соколов.

III. Исправьте ошибки в оформлении грифа согласования.

1. ″СОГЛАСОВАНО″

Директор ОАО «Русь»

<личная подпись> Г.Е. Перков

2. Согласовано

Гл. бухгалтер ООО «Восток»

02.05.2007 Е.Л. Анисимова

3. СОГЛАСОВАН

Директор лицея № 67

<личная подпись> 04.06.2007

IV. Отметьте недочёты в оформлении реквизита «отметка о заверении копии»

1. Заверил инспектор отдела кадров

Е.Р. Ромашова

2. Всё верно. Архивариус А.С. Глунова

<личная подпись> 12.03.2006

3. Верно. Ст. инженер <личная подпись>

Дудукин Н.Г. 14.09.2006

4. Верно, 18.10.2006. Н.В. Ломоруков,

гл. механик <личная подпись>

 

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 93 - 107.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 52 – 61.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 86 – 90.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Федеральный закон от 10.01 2002 № 1 – Ф3 «Об электронной цифровой подписи».

 

 

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 4

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 89 - 93.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 94 - 132.

 

Практическая часть

1. Проанализируйте текст документа. Отметьте ошибки, допущенные при его составлении, исправьте их.

Дорогой Олег Павлович!

Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему не очень приятному для нас поводу. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных в бухгалтерии, что нас крайне раздражает. Потому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше. Очень надеемся на это.

 

2. Ознакомьтесь с образцом оформления основных реквизитов документа (на примере письма), представленным в приложении. Назовите эти реквизиты.

 

 

Тема 4

Организационные документы

1. Понятие «система документации».

2. Понятие «унифицированная система документации».

3. Понятие «организационные документы».

4. Основные виды и разновидности организационных документов (учредительный договор, устав, положение, инструкция, регламент, штатное расписание, правила, структура и штатная численность).

5. Функции организационных документов.

6. Особенности оформления организационных документов.

7. Структура текста организационных документов.

8. Порядок подписания и утверждения организационных документов.

 

Литература

 

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 11 – 14, 15 –21, 25 – 50, 57, 189 – 200.

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 (раздел 2), с. 63 – 69, 73 – 74.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 23 – 31, 133 – 167, 209.

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 6 –15.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

 

Практическая часть

 

1. Ознакомьтесь с уставом ГОУ ВПО «Новосибирский государственный педагогический университет». Назовите реквизиты этого документа, проанализируйте его структуру.

2. Ознакомьтесь с текстами различных положений (см. учебные пособия). В чём их отличие от устава? Чем различаются отдельные виды положений?

3. Ознакомьтесь с текстами инструкций (см учебные пособия и приложение). Чем различаются отдельные виды инструкций?

4. Определите, к какому организационному документу относятся предлагаемые фрагменты документов.

Текст 1

1.1. Полным фирменным наименованием общества является: Общество с ограниченной ответственностью «Свияж». Сокращённое фирменное наименование – ООО «Свияж».

1.2. Местонахождение общества (почтовый адрес): ул. Победы, д. 18, оф. 643, г. Челябинск, 420380, Российская Федерация.

Текст 2

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Текст 3

2.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

2.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

Текст 4

1.1. Инструктор первой категории отдела кадров, организационно-массовой работы и контроля относится к категории специалистов.

1.2. На должность инструктора первой категории назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требования к стажу работы.

1.3. Назначение на должность инструктора первой категории и освобождение от неё производится постановлением (распоряжением) совета или правления.

 

Тема № 4

Лабораторная работа № 5

Организационные документы

Цель работы: а) проверить усвоение студентами темы «Организационные документы»; б) изучить методику составления должностной инструкции; в) выработать умения и навыки составления должностной инструкции.

 

Задания:

1. Представьте сравнительную характеристику организационных документов в виде таблицы, выделив в ней следующие графы: функции документа; состав реквизитов документа; структура текста документа.

2. Разработайте проект должностной инструкции работника службы делопроизводства; менеджера по персоналу (сотрудника кадровой службы).

Методические рекомендации: при выполнении заданий пользуйтесь литературой, указанной в теме № 4, приложением.

 

 

Тема № 5

Распорядительные документы

 

1. Понятие «правового акта».

2. Распорядительные документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения).

3. Распорядительные документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание).

 

Практические задания

1. Познакомьтесь с образцами распорядительных документов (см. Приложение 2), проанализируйте (какие реквизиты, место их расположения).

2. Проанализируйте предложенные тексты, выявите ошибки, исправьте их (см. Приложение 1).

3. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию (используя компьютер, на листах А4):

 

1) В мэрии г. Иваново обсуждался вопрос об организации массовых новогодних праздников. Были приняты соответствующие решения. Отразите в документе составление сметы, утверждение архитектурного проекта, организацию работы торговли, режим работы, обеспечение охраны общественного порядка, культурную программа и т.д. Документ должен быть согласован с исполнителями и ответственными лицами, он имеет приложение. «Состав комиссии по организации новогодних праздников».

 

2) Совет директоров ОАО «Вектор» издал… об объединении организаций «Спектор» и «Луч» в срок до 03.07.2005. Контроль за исполнением …. был возможен на генерального директора ОАО «Вектор» Р.А. Касаткина.

 

3) Главный инженер отдела снабжения издал… о поставке дополнительной партии пиломатериалов.

 

 

ТЕМА № 6

Литература

1. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Изд. Питер, 2004. С. 43 – 49. Приложение 16.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 31 – 52, 407 – 408.

 

Практическая часть

1. Ознакомьтесь с образцами докладных и объяснительной записок, справок (см. указанные пособия. Приложение).

2. Отредактируйте тексты предлагаемых документов.

ТЕКСТ 1

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору зоомагазина

Отдел поставок «Мяукала»

Лимоновой Е.Н.

№ 54 12.06.2005

г. С.-Петербург

О превышении количества товара

Уважаемая Елена Никаноровна!

Довожу до вашего сведения, что вчера наш отдел получил груз из Бразилии – диких обезьян. Но вместо 2 экземпляров, указанных в накладной, в клетке резвились целых 4!!! Что нам теперь делать?

Менеджер Кукурузина Р.Р.

______________________________________________________________________________

ТЕКСТ 2

ФЛ-41 П.О. Карпатову,

Декану факультета

летательных аппаратов

Объяснительная записка

О причинах неявки на экзамен

Я, Тимохина Мария Юрьевна, не была на экзамене по инженерной графике не потому, что не выучила предмет и боялась завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно подвернула руку, правую. А без правой руки на экзамене по инженерной графике делать нечего. Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача.

С уважением,

Студентка гр. ФЛ-41

Тимохина М.Ю. 15.01.2005

______________________________________________________________________________

ТЕКСТ 3

СПРАВКА

 

Отдел планирования Генеральному директору ООО «Сиб-

Тревел» господину П.Р. Терентьву

 

О продлении контракта с турецкой фирмой «Ассоль»

 

К концу июля 2005 года нашей фирмой было продано 97 путёвок в Турцию, что на 20 % больше, чем в прошлом месяце.

Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отелях был продлён контракт с ОАО «Ассоль».

 

Ст. менеджер О.Н. Бергман Подпись

01.08.2005 № 5

г. Москва

 

3. Составьте докладную записку для следующей ситуации. Менеджер отдела оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов «Быстроном». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объёма продаж было принято решение о размещении в торговых точках постеров с рекламой данного товара. Однако на складе филиала постеров в достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их на центральном складе фирмы. Докладную записку составил менеджер на имя начальника отдела оптовых продаж.

4. Составьте объяснительную записку для следующей ситуации. 12.03.2005 в дирекцию студгородка Российского государственного гуманитарного университета поступила жалоба от студента Проворонова П.П., в которой говорилось о недопустимом поведении охранника Семёнова М.В. (хамство, рукоприкладство и т.п.). Начальник охраны вызвал провинившегося сотрудника и попросил его написать объяснительную записку.

5. Ваш магазин «Зернышко» (в составе Торгового дома «Арс»), специализирующийся на продаже хлебобулочных изделий, перешёл на самообслуживание. По результатам работы вам (директору магазина) необходимо подготовить справку для генерального директора Торгового дома «Арс», где должны найти отражение: 1) организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, причины конфликтов между продавцами и покупателями, сокращение товарных потерь из-за «забывчивости» покупателей и др.); 2) технологические проблемы (составление торгово-технологического оборудования складского помещения, участие в ярмарочных кампаниях и др.).

Оформите справку в адрес генерального директора Торгового дома «Арс».

 

 

Приложение №. Образец оформления докладной записки

Внешняя докладная записка

Администрация Руководителю

Ивановской области администрации

Управление торговли Ивановской области

П.И. Полежаеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

23.06.2005 №

г. Иваново

О выделении помещений

для организации торговли мебелью

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать руководителям администрации соответствующих районов о представлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления

торговли личная подпись Е.У. Тарасов

Тема № 6

Литература

1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Изд. Питер, 2004. С. 35 – 39. Приложение 10 (с. 170 - 171), 11 (с. 172 - 173).

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Москва, 2005. С. 45 – 49, 402 – 406.

 

Практическая часть

1. Ознакомьтесь с образцами акта, полного и краткого протокола, выписки из протокола; отметьте особенности оформление этих документов (см. указанные пособия, Приложение к заданию).

2. Отредактируйте тексты предлагаемых документов: выявите недочеты в оформлении реквизитов и исправьте их. ТЕКСТ 1

Протокол

УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЩЕСТВА

С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ФАРМА-ЛТД

Присутствовали:

1. Зайцев Н.С.

2. Кронберг В.А.

3. Остальные

Утвердили повестку дня собрания:

Об учреждении ООО «Фарма-ЛТД».

По вопросам повестки дня:

Выступил Зайцев Николай, который предложил учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Фарма-ЛТД».

РЕШИЛИ:

1. Учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Фарма-ЛТД».

2. Что нужно срочно заняться разработкой должностных инструкций.

3. Эту ношу на себя должен взять не кто иной, как П.Р. Прокудин.

ТЕКСТ 2

 

АКТ

«О выявлении причин неисправности холодильных установок в креветочном цехе»

Основание: приказ генерального директора от 30.01.2005

Составлен комиссией в составе:

Члены комиссии: 1. Старший механик Федотов Е.О.

2. Мастер Кедров И.Г.

3. Слесарь Стопин И.Е.

Председатель: Главный инженер Колтунов И.О.

Составлен в 2-хэкземпляров:

1-й генеральному директору

2-й отделу технического обслуживания

На прошлой недели ни с того, ни с сего из строя вышло 3 холодильных установки.

После проведения технического осмотра главным механиком, члены комиссии во главе с председателем установили, что поломка холодильников произошла в результате попадания в агрегаты воды, которая просачивалась с потолка помещения.

Председатель комиссии Подпись Колтунов И.О.

Члены комиссии Подпись Фетодов Е.О.

Подпись Кедров И.Г.

Подпись Стопин И.Е

 

01.02.2005 № 166 3- 57

г. Москва

 

3. Составьте акт для следующей ситуации.

Директору предприятия «Омский бекон» поступают жалобы потребителей, недовольных качеством печеночного паштета. По приказу директора проводится проверка соблюдения санитарных норм в цехе по изготовлению паштета.

 

4. Составьте протокол, краткий протокол, выписку из протокола для следующей ситуации.

В органах МВД России обсуждение отмены льгот для военных, милиционеров, пожарных. На заседании выступили с докладами генерал А.В. Лапиков, полковник М.О. Ольшанский, К.Д. Нерпов. Всего присутствовали 174 человека. Председателем заседания был полковник Р.Н. Серебряков.

Приложение 6. Образец оформления акта

ЗАО «Март» УТВЕРЖДАЮ

Директор Н.В. Турыгина

14.06.2005

АКТ

14.06.2005 № 07 – 13 – 207

Москва

О несоответствии списку

полученных документов,

указанных в приложении

Основание: отсутствие документов, указанных в приложении

Составлен комиссией:

Председатель секретарь Л.А. Малина

Член комиссии секретарь-референт Н.В. Турыгина

14.06.2005 в компанию «Март» поступило информационное письмо от директора ОАО «Эрсико» С.В. Федорова о новых поступлениях итальянской офисной мебели. При осмотре было обнаружено, что прейскурант поступившей продукции на 3 л. в 2 экз. отсутствует.

Составлен в 2-х экз.:

1-й экз. в дело № 04

2-й экз. директору фирмы «Эрсико» С.В. Федорову

Председатель личная подпись Л.А. Малина

Член комиссии личная подпись Н.В. Турыгина

Приложение № 7. Образцы оформления протоколов

А. Полный протокол

Московский департамент муниципального жилья

ПРОТОКОЛ

05.09.2005 № 11

Москва

заседания глав администрации муниципальных округов

Председатель Е.Н. Шевчук

Секретарь Н.А. Славкина

Присутствовали: главы управ муниципальных округов, заместители префектов Центрального и Северо-западного административных округов, директора ДЭЗов. Всего присутствовало 17 человек. Регистрационный список прилагается.

Приглашенные: начальник управления юстиции г. Москвы М.И. Самойлов, заместитель председателя Госкомимущества Российской Федерации П.Г. Салямов.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О приватизации квартир в совместную собственность. Доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М. Чистякова.

2. О праве на долю в наследовании приватизированного жилья. Доклад юрисконсульта департамента В.В. Серова.

I. СЛУШАЛИ: М.М. Чистову (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

О.И. Лямцева краткая запись выступления.

В.Г. Кривощеков краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. …

1.2. …

II. СЛУШАЛИ:

…

ВЫСТУПИЛИ:

…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

…

Председатель личная подпись Е.Н. Шевчук

Секретарь личная подпись Н.А. Славкина

Б. Краткий протокол

Производственный кооператив «Гарантия»

24.10.2005 № 3

г. Иркутск

общего собрания рабочих

Председатель М.П. Иванов

Секретарь Г.Т. Алексеева

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О создании цеха по производству строительных материалов для строительства жилых домов (информация председателя кооператива И.П. Иванова)

I. СЛУШАЛИ:

И.П. Иванова (доклад прилагается). ВЫСТУПИЛИ:

М.Н. Петров, Т.Ю. Косоворотов, С.Л. Николаева, Д.Т. Смирнова

РЕШИЛИ:

1.1. Председателю кооператива И.В. Иванову и его заместителю Т.М. Сидоровой в течение 6 месяцев развернуть работу по строительству нового цеха.

1.2. Главному бухгалтеру А.М. Петровой выделить на строительство цеха … руб. к. 25.12.2005.

Председатель личная подпись И.П. Иванов

Секретарь личная подпись Г.Т. Алесеева

В. Выписка из протокола

 

Северный административный округ города Москвы

Департамент образования

Школа № 144

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

18.03.2005 № 7

заседание педагогического совета

Председатель А.М. Смирнов

Секретарь В.Е. Васильева

Присутствовали: 24 чел. (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ

2. О дисциплине в старших классах (информация замдиректора по воспитательной работе И. Васильева).

II. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель личная подпись А.М. Смирнова

Секретарь личная подпись В.Е. Васильева

Верно

Секретарь личная подпись Н.И. Тарасенко

20.03.2005

 

Тема № 7

 

Кадровая документация

Кадровая служба как структурное подразделение организации, её функции и задачи

 

1. Состав кадровой службы организации.

2. Функции и задачи кадровой службы организации.

3. Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы: а) положение о кадровой службе; б) должностные инструкции работников кадровой службы.

4. Кадровая документация, её состав.

5. Документы, регламентирующие управление персоналом: а) коллективный договор; б) правила внутреннего трудового распорядка; в) штатное расписание; г) положение о защите персональных данных работников; г) график сменности; д) график отпусков; е) положение о персонале.

 

 

Литература

 

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: Кнорус, 2006. С. 16 – 20; 187 – 200.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб: Питер, 2004. С. 26 – 31, 150 – 167.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М., 2005. С. 10 – 13, 14 – 15.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. Статьи 40 – 44, 50, 51, 189, 190; 85 – 90; 103; 123.

 

Практическая часть

1. Ознакомьтесь с правилами составления документов, регламентирующих управление персоналом, и образцами этих документов, представленными в указанных пособиях.

2. Принесите на занятие проект должностной инструкции сотрудника кадровой службы, составленной вами при выполнении лабораторной работы № 5.

3. Представьте функции кадровой службы в виде перечня.

 

Тема № 7

 

Литература

 

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие. – М.: Кнорус, 2006. С. 58 – 59.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб: Питер, 2004. С. 73 – 116, 119 – 132, 182 – 188.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М., 2005. С. 133 – 153.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. Статьи 56 – 71.

 

Практическая часть

 

I. Составьте сравнительную таблицу «Первичные документы трудоустройства», выделив в ней следующие графы: функции документа; состав реквизитов документа; структура текста документа.

II. Сделайте запись в трудовую книжку на основании следующих формулировок приказов по личному составу.

1. Принять на государственную гражданскую службу и назначить на должность государственной гражданской службы главного специалиста Департамента управления Ершова Игоря Сергеевича с 20 февраля 2007 г. с окладом 23 000 рублей с испытанием в течение трёх месяцев. Основание: личное заявление И.С. Ершова от 18.02.2007 № 45.

2. Перевести Алексеева Георгия Алексеевича, замещающего должность государственной гражданской службы ведущего специалиста отдела документационного обеспечения на государственную службу главного специалиста организационно-контрольного отдела с 14 марта 2008 г. с окладом 27 000 рублей с испытанием в течение трех месяцев.

Основание: личное заявление Г.А. Алексеева от 10 марта 2008 г. № 56.

 

 

Тема № 7

Кадровая документация

Документирование процессов движения кадров (продолжение)

1. Документы, оформляемые при переводе сотрудников: а) заявление о переводе на другую работу; б) представление о переводе на другую работу; в) приказ по личному составу о переводе на другую работу.

2. Документы, оформляемые при командировании сотрудников: а) докладная записка руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста); б) служебное задание; в) приказ о командировании сотрудника; г) командировочное удостоверение.

3. Документы, оформляемые при предоставлении отпусков сотрудникам: а) график отпусков; б) заявление о предоставлении отпуска; в) приказ о предоставлении отпуска.

4. Документы, оформляемые при увольнении сотрудников (расторжении трудового договора): а) заявление об увольнении; б) приказ об увольнении; в) протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

 

Литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Ст. 72, 73; глава 13 (ст. 77 – 84); глава 19 (ст. 114 – 128); глава 24 (ст. 166 – 169).

 

Практическая часть

I. Оформите перевод на другую постоянную работу по состоянию здоровья в следующий ситуации.

Электрогазосварщик цеха № 3 И.Н. Куликов обратился к директору ОАО «Металлист» К.Н. Гончарову с просьбой перевести его в соответствии с м