Тема 5. Письменная форма речи.

Единицей письменной речи является текст. Наука, занимающаяся изучением текста, называется текстологией. Прежде всего необходимо определить тему и цель содержания будущего текста. В сфере делового общения решение задачи значительно облегчается знанием целевого назначения речевого жанра, в форме которого составляется текст. Объяснительная записка должна объяснить причину и обстоятельства какого-то факта, ту же цель имеет и отчет. Для договора нужно найти условия, однозначно определяющие обязанности сторон и пр. При письменном общении отправитель ориентируется на возможную реакцию адресата и должен предвидеть ее. Вести переписку следует с учетом этикета деловых переговоров. Существует целая отрасль знаний – делопроизводство, в которой регламентируются нормы оформления основных деловых бумаг.
Виды документов. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, юридическое, экономическое значение. Вся жизнь человека также связана с документами: свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке и под. отмечают основные этапы жизни человека.
Документы подразделяются на служебные и личные. К личным относятся автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и под. Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. По месту составления документы могут быть внутренними и внешними. Внутренние документы создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других организаций, предприятий и отдельных граждан.
По сложности содержания документы делят на простые, в которых рассматривается один вопрос, одна тема, и сложные, в которых затронуты несколько тем.
По форме документы могут быть индивидуальными, составленными произвольно, типовыми, представляющими собой текст-образец и трафаретными, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).
В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Оригинал – это документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке.
Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Особый вид копий представляет дубликат, имеющий одинаковую силу с подлинником. Дубликат выдается при утере оригинала: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и пр.
Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию ввел единообразие в оформление документов. Это дает возможность более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами. Стандартом определен максимальных состав реквизитов документа (реквизит – это информационный элемент документа). За каждым реквизитом закреплено строго обязательное место. Совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа.

Виды деловых текстов

1. Деловое письмо. Самым распространенным средством связи между организациями служат письма. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и пр. Разновидностью служебных писем являются циркулярные – письменные распоряжения, рассылаемые подведомственным организациям. Автор – лицо юридическое, письмо может быть написано как от первого лица (предлагаем, просим), так и от третьего (фирма предлагает).
Деловые письма оформляются в основном на бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части. В реквизиты входят наименования министерства или ведомства, наименование учреждения, организации. Предприятия; наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа. Далее печатают дату, место составления, ссылку на дату и индекс входящего документа; заголовок к тексту, текст; наименование должности в реквизите “подпись”; гриф согласования. При заверении копии ставят заверительную подпись “Верно”, дату.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном. Документ не должен содержать более четырех адресатов. В состав адресата может входить почтовый адрес, который печатают в начале письма.
Структура текста:

Заголовок

Дата письма

 

Обращение

Текст

Заключительная формула вежливости

Подпись

Указание на приложения (если есть)

Заголовок: часто клише, отпечатанное типографским способом на бланке, состоит из адреса отправителя, названия фирмы и официального обозначения адресата.
Обращение: название должности адресата, фамилии, имени, отчества (Уважаемый…Дорогой (к знакомому адресату). Господа…!).
Основная часть: а) повод для письма (Рады сообщить вам, информируем Вас о том…); б) конкретные предложения, просьбы, рекомендации или ответная реакция на предложения партнера (Просим рассмотреть, подтвердить, сообщить…; К сожалению, мы не можем принять…, Со своей стороны хотелось бы попросить … и под.).
Заключение: а) выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, выражение признательности, предположения, что переписка будет продолжена и пр. (Надеемся получить ответ в ближайшее время. Ожидаем вашего согласия…Заранее благодарим …); б) подпись с указанием должности и звания (С уважением …)
Любая избыточная информация противопоказана. Критерий количества информации – достаточность для решения коммуникативных задач. Например:

Дамаск. 1 Вокс № 7603

Сирия

Начальнику финансового
Департамента
г-ну С. Хасану

О невыполнении контракта

Уважаемые господа!

В соответствии с условиями контракта №_______ В/О “Техноэкспорт” отгрузило в Ильичевский порт около 150 тонн оборудования и материалов для учебного центра в г.Н.
Однако В/О “Техноэкспорт” не может произвести поставку этого оборудования и материалов в Сирию, поскольку Заказчик не перевел до настоящего времени аванс и не представил банковскую гарантию, как это предусмотрено контрактом.
В связи с этим В/О “Техноэкспорт” несет значительные расходы по хранению грузов в порту с начала текущего года.
Несмотря на неоднократные предложения по решению вопроса финансирования Заказчиком поставок на условиях, приемлемых для обеих сторон, Заказчик не принял до сих пор эти предложения.
Принимая во внимание изложенное, а также тот факт, что условия контракта не выполнены Заказчиком, мы считаем контракт расторгнутым с даты настоящего письма. Все оборудование и материалы, находящиеся в порту, будут проданы другим Заказчикам.

С уважением

В/О “Техноэкспорт”

Дата

2. Составление личных деловых бумаг.

Автобиография

Автобиография имеет четыре реквизита: название документа; содержание – изложение в хронологической последовательности событий жизни; подпись и дата. Например:

Автобиография

Я, Марченко Наталья Александровна, родилась … в г. Уфе, в семье служащего.
Отец, Марченков Александр Васильевич, – инженер. Мать, Марченкова Татьяна Андреевна, – инженер.
В … г. поступила в среднюю школу № 84 г. Уфы. В связи с переменой места жительства в …г. перешла в среднюю школу № 54 г. Уфы, в класс с углубленным изучением биологии. Занималась в секции художественной гимнастики, увлекаюсь живописью, музыкой, спортом.
Дата

Подпись

 

Доверенность

Доверенность – документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право кому-либо (доверенному лицу) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяются на две группы: доверенности, выдаваемые официальными лицами, и доверенности, выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, выполненных типографским способом. Во втором их составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа; фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись; дату; подпись должностного лица, удостоверяющего подпись доверителя; печать. Например:

Доверенность

Я, Иванов Петр Николаевич, доверяю Сергееву Александру Ивановичу, паспорт Х1-МН, № 539196, выдан 21.11.90., получить мою зарплату за март месяц … года
Дата

подпись

Расписка

Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов). Составные части реквизита: название документа, содержание (указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего ценность, перечень ценностей с указанием количества, а иногда и цены, которые пишутся цифрами и в скобках прописью), подпись давшего расписку и дата. Например:

Расписка

Я, Иванов Петр Николаевич, взял взаймы у Сергеева Алексея Ивановича 5 000 (пять тысяч) рублей и обязуюсь вернуть их не позднее 1 июня 2001 г.
Дата

подпись

В расписке обязательно указывать, что взято и на каких условиях. Возможные варианты формулировок: Обязуюсь вернуть по первому требованию, на условиях выплаты десяти процентов ежемесячно и т.п. Если речь идет о дорогостоящем предмете, то расписка заверяется у нотариуса.

Заявление.

Заявление должно иметь шесть реквизитов: адрес (наименование официальной должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление); должность, фамилия, инициалы заявителя (чье заявление, а не от кого); название документа; краткое изложение просьбы (в начальной фразе); краткая аргументация существа дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения; дата и подпись заявителя. Унифицированы три формы заявления: о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении. Например:

Директору фирмы “Салют”
Иванову П.Н.
Старшего ревизора фирмы
Петрова В.И.

Заявление

Прошу предоставить мне очередной трудовой отпуск с 12 июня с.г. Прошу увеличить срок отпуска за счет дней, не использованных мной в прошлом году.
Дата

Подпись

 

Характеристика

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения, предприятия или организации. В ней приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося. Например

Характеристика
Практикантки Юдиной Татьяны Ивановны

Юдина Т. с 1 по 20 июля … г. проходила производственную практику в Главном управлении кадров Министерства РБ.
За время прохождения практики выполнила большой объем машинописных работ. Проявила умение работать грамотно, оформлять документы в соответствии с существующими нормами.
Юдина Т. также работала в центральном архиве министерства, где оформляла дела постоянного хранения. Все поручения выполняла аккуратно, вдумчиво и внимательно. Практика оценивается на “отлично”.
Начальник отдела руководящих кадров
Дата

Подпись

Если текст документа не регламентирован, то до начала составления документа необходимо сформулировать коммуникативное намерение. Это первый этап (в античности – инвенция – “нахождение”). Для больших документов важно расположить логично материал выделить подтему, разбить на абзацы.
Второй этап – диспозиция в античности или “расположение” – предполагает организацию текста, обеспечивающую смысловую связь всех составляющих. В любом тексте выделяют зачин – основную часть – заключение. Объем зачина и концовки – одна треть всего текста, каждая микротема обозначается абзацем. Внутренняя связь между предложениями должна отражать логику развития мысли и подчинена решению коммуникативной задачи.
Третий этап – элокуция– этап обличения мысли в слова и поиски речевого воздействия на адресата с использованием коммуникативных качеств речи.