Использование личных банковских карт сотрудников

Перед зачислением на банковскую карточку сотрудника вводится информация о сотруднике в справочник Контрагенты. В качестве расчетного счета указывается карточный счет работника, открытый в банке.

Для зачисления денежных средств под отчет на банковскую карточку выписыва­ется документ Платежное поручение (рис. 8.13), где в качестве контрагента указы­вается сотрудник из справочника Контрагенты.

На основании платежного поручения для отражения в учете перечисления денеж­ных средств вводится документ Списание с расчетного счета с видом операции Пере­числение подотчетному лицу (рис. 8.14).

После выбора операции заполняются реквизиты расшифровки платежа. В частно­сти, выбирается физическое лицо и статья движения денежных средств.

При проведении документа Списание с расчетного счета формируется проводка:

· 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» 51 «Расчетные счета» — перечисление денежных средств с расчетного счета организации подотчетному лицу.

Рис. 8.13. Документ Платежное поручение для зачисления на банковский счет сотрудника

Рис. 8.14. Документ Списание с расчетного счета для перечисления подотчетному лицу

Использование корпоративных банковских карт

Денежные средства могут быть перечислены и на корпоративную банковскую карту. В этом случае перечисление денежных средств можно оформить документом Списание с расчетного счета (рис. 8.15) с видом операции Перевод на другой счет ор­ганизации.

Рис. 8.15. Документ Списание с расчетного счета для перечисления на корпоративную банковскую карту

При этом для организации добавляется новый расчетный счет, в котором вводятся реквизиты корпоративной карты. Значение карточного счета указывается в поле Счет перечисления.

Оформление авансового отчета

Отчет об израсходовании денежных средств, выданных под отчет, оформляется документом Авансовый отчет.

· Для регистрации авансового отчета щелкните мышью на ссылке Авансовые от­четы раздела Банк и касса. На экране появится окно списка документов Авансовые отчеты.

· Чтобы ввести новый документ Авансовый отчет, щелкните мышью на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов окна списка документов. От­кроется окно документа Авансовый отчет (рис. 8.16).

Документ Авансовый отчет оформляется в той валюте, которая определена для со­трудника при выдаче денежных средств.

Рис. 8.16. Вкладка Авансы окна документа Авансовый отчет

·.В поле Подотчетное лицо выберите сотрудника организации, который отчиты­вается за выданные под отчет денежные средства.

Склад, на котором приходуются товары, материалы и другие ценности, приобре­тенные подотчетным лицом, указывается в поле Склад.

В табличной части вкладки Авансы заполняется информация о суммах, полученных подотчетным лицом.

· В графе Документ аванса выберите документ, которым было отражено получение сотрудником средств под отчет. Для нашего примера это расходный кассовый ордер на сумму 2500,00 рублей. При выборе Документа аванса графы Сумма аван­са, Валюта и Выдано заполнятся автоматически.

В табличной части вкладки Товары заполняется информация о товарно-материаль­ных ценностях, приобретенных подотчетным лицом: номенклатура, количество, цена, сумма, НДС. Также вводится наименование документа расхода, номер и дата документа для правильного формирования печатной формы авансового отчета. Если к авансовому отчету приложен счет-фактура на приобретенные ценности, устанавливается флажок СФ предъявлен, и указываются данные счета-фактуры в графах Дата СФ и Номер СФ. При проведении авансового отчета в этом случае будет автоматически создан документ Счет-фактура полученный. Для формирования проводок по поступлению товарно-материальных ценностей от подотчетного лица заполняются графы Счет учета и Счет учета НДС.

В табличной части вкладки Оплата вводится информация о суммах, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченных в качестве предоплаты.

Если с товаром поступает возвратная тара, то заполняется вкладка Тара документа. На вкладке Прочее заполняется информация о других расходах, произведенных подотчетным лицом. К другим расходам можно отнести командировочные расходы, расходы на проезд, бензин и др.

При проведении документа в нашем случае сформируется проводка:

Дт 10.01 «Сырье и материалы» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» — поступление от подотчетного лица сырья и материалов.