Вопрос №2. Структура Государственной архивной службы.

Современная структура Государственного архива Российской Федерации была введена в 1992 году при создании архива и закреплена Положением о ГА РФ

Структурные подразделения ГА РФ включают:

• Научный совет;

• Методическая комиссия;

• Экспертно-проверочная комиссия;

• Комиссия по вопросам обеспечения сохранности;

• Комиссия по определению степени секретности документов Центр комплектования документами;

• Научно-информационный центр;

• Центр изучения и публикации документов.

Практическое задание. Составить приказ о составе экспертной комиссии.

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

 

10.01.2015 № 1

 

О создании экспертной комиссии

 

 

В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом № 35 от 01.12.2014

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

председатель комиссии: _______________ директора ООО

члены комиссии: _____________, главный бухгалтер

______________,секретарь

______________, архивист

2. Экспертной комиссии:

2.1. Провести экспертизу ценности документов ООО, законченных делопроизводством, в том числе: выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых по состоянию на 01.01.2014 года, истекли

2.2 Экспертизу ценности документов закончить к_________

2.3. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, произвести в срок до___________

2.4. Оказывать методическую помощь руководителям структурных подразделений по вопросам определения сроков хранения документов, законченных делопроизводством.

3. Руководителям структурных подразделений провести экспертизу ценности документов подведомственных подразделений.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на председателя экспертной комиссии.

 

Директор ______________

 

Экзаменационный билет № 6

Вопрос №1. Топографирование.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

Практическое задание. Составить должностную инструкции архивиста.

Должностная инструкция архивариуса (архивиста)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО______
________________И.О.Ф.
«________»_____________ ____ г.

Общие положения

1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)

Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
Архивариус (архивист) имеет право:

Права архивариуса (архивиста):

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Вопрос №2. Осуществление сохранности документов (требования к помещению архива).

Архив должен быть в специально построенном или приспособленном для хранения документов помещениях. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, серых, не отапливаемых, без вентиляции помещений. Под архив должно быть предоставлено неколько помещений основного значения: для хранения документов, для приема, временного размещения акклиматизации документов, рабочие комнаты сотрудников. Помещения должны быть пожаробезопасны, гарантированы от затопления и иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих труб, электропроводка должна быть скрытой, рубильники – вне помещений хранилища.

Практическое задание. Составить приказ о назначении на должность архивиста.

ООО _______________

от _________________ № 5-л/с

Приказ

В целях организации делопроизводства и работы архива, систематизации документов и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить на должность архивиста Ивановну Екатерину Ивановну, с должностным окладом в размере 10000 (десять тысяч) рублей

2. При осуществлении деятельности по хранению документов руководствоваться Положением "Об архиве", нормативно-правовыми актами, регламентирующими архивное дело.

Директор __________

 

Экзаменационный билет № 7