Основы работы с СУБД Access. Объекты базы данных Access. Типы запросов.

Access хранит все объекты - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - в одном файле (с расширением mdb). Таблицы создаются пользователем для хранения данных. В каждой записи собраны сведения об одном экземпляре определенного объекта. Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые. Формы предназначены для редактирования, ввода и просмотра данных в удобном виде; также их можно применять для создания панелей управления в приложении. Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Макросы предназначены для автоматизации обработки действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения. Запросы в Access В Access для построения запроса к базе данных используется метод QBE (Query By Example - построение по образцу) Запросы обеспечивают простой доступ к определенному подмножеству полей и записей одной или более таблиц. При открытии запроса в режиме конструктора, панель инструментов настраивается для работы с запросами.

Создание запроса Создавать запросы можно вручную или с помощью мастера запросов. Для создания запроса вручную: Конструктор, кн. ОК. Откроется окно Добавление таблицы. Задание условий в строке бланка запросов Условие отбора. Условия задаются в виде выражений, служащих шаблонами для отбора данных из таблиц. Можно задать несколько условий, введя их в несколько столбцов или объединив условия с помощью логического оператора OR (ИЛИ), AND (И). Чтобы просмотреть все выражение, нажмите <Shift+F2> для просмотра в диалоговом окне Область ввода.
Примеры условий хорошо развернуты в справке и приводятся в пособии, посвященном специально этому вопросу. Определение порядка сортировки. Результат запроса можно сортировать по одному или нескольким полям, задав порядок сортировки в строке Сортировка. Следует учесть, что при сортировке по нескольким полям порядок, в котором поля добавлены в бланк запроса, определяет приоритет полей. Крайнее слева поле имеет наиболее высокий приоритет, крайнее справа - наиболее низкий. Сокрытие полей осуществляется сбрасыванием флажка Вывод на экран в столбце соответствующего поля. При добавлении полей в бланк запроса этот режим устанавливается автоматически. Для выполнения запроса - кн. Запуск панели инструментов или команда Запрос—Запуск. Запрос на изменения является запросом, который позволяет в одной операции внести изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменение: на создание таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление записей.

Нормализация отношений. Концепция нормальных форм. Декомпозиция без потерь и функциональные зависимости. Первая нормальная форма. Вторая нормальная форма. Третья нормальная форма. Нормальная форма Бойса-Кодда.

Процесс проектирования данных - это определение метаданных в соответст­вии с задачами информационной системы. Один из основных принципов про­ектирования данных - принцип нормализа­ции. Нормализация - процесс реорганизации данных путем ликвидации повторяющихся групп и иных противоречий в хранении данных с целью приведения таблиц к виду, позволяющему осуществлять непротиворе­чивое и корректное редактирование дан­ных. Говорят, что таблица находится в данной нормальной форме, если она удовлетворяет определенному набору требований. Теоре­тически существует пять нормальных форм, но на практике используют только первые три. Более того, первые две формы являются по существу промежуточными шагами для приведения БД к третьей нор­мальной форме. Первая нормальная форма РТ находится в первой нормальной форме все значения ее полей должны быть ато­марными и все записи - уникальными. Поэтому любая реляционная таблица по определению уже находится в первой нормальной форме. Тем не менее эта таб­лица содержит избыточные данные, напри­мер: одни и те же сведения о клиенте по­вторяются в записи о каждом заказанном продукте. Результатом избыточности дан­ных являются проблемы модификации данных (добавление, изменение, удаление записей). Например, при редактировании данных в таблице. Целью второй нормаль­ной формы является помещение в отдель­ную таблицу данных, которые только частично зависят от первичного ключа. Чтобы перейти от первой нормальной формы ко второй, нужно выполнить сле­дующие шаги:

1. Определить, на какие части можно разбить первичный ключ, так чтобы некоторые из неключевых полей зависели от одной из этих частей (эти части не обя­заны состоять из одной колонки!).

2. Создать новую таблицу для каждой такой части ключа и группы зависящих от нее полей и переместить их в эту таблицу. Часть быв­шего первичного ключа станет при этом первичным ключом новой таб­лицы.

3. Удалить из исходной таблицы поля, перемещенные в другие таблицы, кроме тех из них, которые станут внешними ключами.

Целью третьей нормальной формы является устранение из таблиц данных, не завися­щих от ее первичного ключа. Чтобы пе­рейти от второй нормальной формы к третьей, нужно выполнить следующие шаги:

1. Определить все поля (или группы полей), от которых зависят другие поля.

2. Создать новую таблицу для каждого такого поля (или группы полей) и группы зависящих от него полей и переместить их в эту таблицу. Поле (или группа полей), от которого зависят все остальные переме­щенные поля, станет при этом первичным ключом новой таблицы.

3. Удалить переме­щенные поля из исходной таблицы, оставив лишь те из них, которые станут внешними ключами.

Преимущества нормализации.

Нормализация устраняет избыточность данных, что позволяет снизить объем хра­нимых данных и избавиться от описанных выше аномалий их изменения. Так, после приведения рассмотренной выше базы данных к третьей нормальной форме на­лицо следующие уточнения: -Сведения об адресе клиента можно хранить в БД, даже если это только потенциальный клиент, еще не разместивший ни одного заказа. -Сведения о заказанном продукте можно удалять, не опасаясь удаления данных о клиенте и заказе. -Изменение адреса кли­ента или даты регистрации заказа теперь требует изменения только одной записи.