Организационные диаграммы проекта

Организационные диаграммы проекта содержат информацию об отношениях подотчетности членов команды проекта, необходимую для наблюдения за деятельностью команды.

План управления обеспечением проекта персоналом

План управления обеспечением проекта персоналом, содержащий информацию о периоде времени, на который сотрудник привлекается к участию в проекте, а также сведения о планах по обучению персонала, требованиях сертификации и соответствия нормативным документам являются входами для решения задачи по оценке работы членов команды и наблюдения за деятельностью команды.

Оценка эффективности команды проекта

Оценка эффективности команды проекта является исходной информацией для решения задач по усовершенствованию средств коммуникации, урегулированию конфликтов, разработке мер по укреплению взаимодействия членов команды.

Информация об исполнении работ и отчеты об исполнении

Информация об исполнении работ проекта, отчеты об исполнении работ проекта позволяют проводить оценку соответствия эффективности работы команды плану управления проектом. Отчеты о выполнении работ членами команды проекта помогают в определении требований к составу команды будущих проектов, в создании системы поощрений и в обновлении плана управления обеспечением проекта персоналом.

Управление командой проекта: инструменты и методы

Наблюдение и обсуждение

Наблюдение и обсуждение являются инструментами для контролирования процесса выполнения работ и настроения внутри команды проекта. Многие руководители ИТ-проектов имеют низкую коммуникабельность и испытывают сложности в общении. Для таких руководителей рекомендуется осуществлять управление командой проекта методом "прогулки". Руководитель проекта регулярно обходит пространство офиса, в котором работает команда. Встречая члена команды, руководитель начинает разговор произвольной фразой, например, "С каким счетом закончился вчерашний матч?". Член команды, как правило, после некоторого обсуждения результатов игры перейдет (с таким же увлечением) к рассказу о выполнении проекта. Метод "прогулки" позволяет сделать процесс коммуникации более свободным и искренним.

Оценка эффективности выполнения работ проекта

Оценка эффективности - это инструмент, позволяющий:

· уточнить правильность распределения ролей и ответственности;

· организовать получение исполнителями оценки их работ (особенно положительных оценок, стимулирующих производительность труда);

· выявить неизвестные ранее проблемы;

· разработать индивидуальные планы повышения квалификации;

· определить ближайшие цели.

Оценку эффективности команды можно выполнить с помощью теста (см. Приложение 9.1), в основу которого положено определение значения характеристик высокоэффективной команды проекта:

· A - ясное понимание целей;

· B - открытость;

· C - уверенность друг в друге;

· D - разделение компетенции;

· E - эффективные внутренние процедуры;

· F - превосходство команды, основанной на качествах индивидуальностей;

· G - гибкость и адаптивность;

· H - непрерывное совершенствование и рост компетенций.

 

Рис. 9.6. Диаграмма эффективности команды

 

По результатам ответов на вопросы теста строится диаграмма эффективности команды проекта (рис. 9.6), определяются узкие места в управлении командой и разрабатываются меры для их устранения. Как видно из диаграммы, внимания требуют внутренние процедуры проекта (характеристика Е).

Урегулирование конфликтов

Конфликт возникает, когда одна из конфликтующих сторон полагает, что другая сторона делает что-то, препятствующее достижению поставленной цели. Мерой конфликта является неудовлетворенность несогласованных сторон. Конфликт считается разрешенным, когда неудовлетворенность обеих сторон снижается до приемлемого уровня. Существуют специальные методы для разрешения конфликтов. К ним относятся: принуждение, сглаживание, компромисс, решение проблемы, уклонение. Выбор метода связан с желанием получить немедленное влияние на конфликт или долгосрочное воздействие.

Способ разрешения конфликта "Принуждение" заключается в принуждении к согласованию одной стороной другой стороны и применяется, когда одно лицо имеет власть над другим лицом, участвующим в конфликте.

Способ "Сглаживание" минимизирует противоречия, породившие конфликт, но полностью его не устраняет, поэтому через некоторое время конфликт может повториться.

Способ "Компромисс" подобен сглаживанию, однако, если компромиссы закрепляются документально, то это может быть окончательным решением конфликта.

Способ "Решение конфликта" основан на предположении, что все разногласия должны иметь правильное решение. Это наилучший способ разрешения конфликта, поскольку работа над разногласиями раскрывает факты, подтверждающие правоту одной из сторон.

"Уклонение" является самым плохим способом разрешения любой конфликтной ситуации. Разрешение конфликта откладывается на неопределенный срок, что оказывает отрицательное воздействие на команду проекта.

Журнал регистрации проблем

В процессе управления командой проекта следует вести журнал регистрации проблем, где в письменной форме указать конкретных людей, в обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку (таблица 9.6). Такой журнал поможет членам команды следить за тем, как и когда будут решены те или иные проблемы. Проблемы могут возникать из-за разногласия во мнениях, из-за неожиданно возникших непредвиденных обязанностей, выполнение которых необходимо поручить кому-либо из членов команды.

 

Таблица 9.6. Форма регистрации проблем

Номер, дата записи	Фаза проекта, к которой относится описание проблемы	Назначенный ответственный для разрешения проблемы	Приоритет: Критично Высокий, Средний, Низкий	Желаемая дата разрешения	Влияние на проект	Текущий статус: Открыт, Назначен, Предварительное решение, Решен, Утвержден, Отложен, Действий не требуется	Решение, дата решения