Организационно-управленческий анализ

Направления анализа	Содержание	Источник информации
Анализ системы целей компании и стратегий их достижения	Выявление и анализ миссии организации, целей и ограничений на их достижение; определение и анализ стратегий компании	Организационная документация, интервью, плановая документация, результаты стратегического анализа
Анализ организационной структуры	Исследование существующих организационно-структурных единиц и их взаимосвязей	Организационная и другая документация, наблюдения, интервью, анкетирование
Анализ процессов управления	Идентификация, моделирование и анализ процессов	Организационная документация, интервью, результаты анализа организационной структуры
Анализ структуры информации	Анализ и структуризация информации, циркулирующей в компании	Документация компании
Анализ организационной культуры	Исследование внутрифирменных символов, историй и церемоний	Наблюдения, организационная документация

Организационно-управленческий анализ состоит из следующих этапов:

1. Установление рабочих отношений с исследуемой организацией, определение ограничений на доступ к необходимой информации.

1. Сбор и первичная обработка необходимой информации.

3. Выявление и анализ системы целей организации и стратегии их достижения.

4. Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления.

5. Моделирование и анализ процессов управления.

6. Разработка информационной модели.

7. Анализ сложившейся системы управления, выявление проблемных зон и узких мест, оценка организационно-управленческого потенциала фирмы.

8. Определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей и результатов анализа.

9. Презентация результатов организационно-управленческого анализа.

Рассмотрим последовательно этапы организационно-управленческого анализа.

Установление рабочих отношений с исследуемой организацией является важным этапом анализа, поскольку организационно-управленческий анализ затрагивает существенные для персонала организации проблемы распределения деятельности, т.е. прав, обязанностей, полномочий, подчиненности. Организационно-управленческий анализ может проводиться или уполномоченной группой сотрудников самой организации, или привлекаемой для этого консультационной фирмой. В любом случае должен быть установлен доброжелательный контакт; значительное внимание следует уделять межличностному общению с целью получения достоверной и полной информации.

Сбор необходимой информации включает:

• изучение внутренней информации на основе: штатного расписания; организационной структуры; положений о структурных подразделениях и должностных обязанностях; приказов и распоряжений; внутреннего регламента (распорядка) деятельности; документации, регламентирующей управленческие процессы (стандарты, информационные схемы и пр.);

· интервьюирование сотрудников;

· наблюдение, в том числе: организация рабочих мест; условия труда; организация труда; оснащение рабочих мест; компьютеризация и пр.

Выявление и анализ системы целей организации и стратегии их достижения включает:

· анализ миссии организации — четкость ее формулирования, соответствие ее стратегии и целям организации, осознание ее персоналом, соответствие ее перспективам развития организации;

· анализ целей на базе построения иерархического "дерева целей" организации. Анализ "дерева целей" организации должен сопровождаться формированием различных сценариев развития организации в зависимости от разных вариантов реализации внешней и внутренней среды. Это позволяет учесть неопределенность внешней среды и выявить ключевые факторы успеха выполнения миссии и целей для достижения эффективных результатов;

· анализ системы ответственности за достижение целей и выполнение действий, направленных на достижение целей, при этом анализируется матрица распределения ответственности, которая позволяет выявить полноту соответствия целей, мероприятий и исполнителей.

Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления. Организационная структура управления представляет собой совокупность организационных единиц (структурных подразделений и должностных лиц), упорядоченных в административно-деятельностном пространстве с целью управления деятельностью организации.

Организационная структура управления характеризуется:

· составом и соотношением линейного, функционального и целевого управления;

· количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях, типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального);

· численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;

· объемом перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;

· стоимостью и соотношением занятых в подразделениях различных видов оргтехники, территориальным расположением подразделений аппарата управления;

· степенью регламентации оргструктуры, уровнем управляемости в сравнении с нормой управляемости, уровнем качества существующей оргструктуры управления;

· количеством и соотношением числа решений различных видов, подготавливаемых и принимаемых в разных подразделениях и на различных уровнях аппарата управления;

· числом линий соподчинения, числом связей между подразделениями, соответствием важности решаемых задач уровню линейного руководства,

· затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления;

· составом обслуживающих звеньев управления и их соотношением с линейными, функциональными и целевыми подсистемами управления.

Моделирование и анализ процессов управления. Процессом управления называется объективно существующая последовательность взаимосвязанных единиц управленческой деятельности (операций, задач, работ), описываемая в терминах "вход", "процесс", "выход". В рамках моделирования и анализа процессов управления проводится наложение управленческих процессов и информационных связей на организационную структуру и осуществляется анализ их эффективности с точки зрения существующих и развивающихся сфер деятельности организации.

Разработка информационной модели. На базе изучения организационной структуры и процессов управления формируется информационная модель предприятия, представляющая собой модель информации, циркулирующей на предприятии. Анализ информационного пространства предприятия позволяет выявить эффективность системы информационного обмена и поддержки управленческих процессов, обнаружить слабые места в информационном обеспечении.

На основе анализа сложившейся системы управления выявляются проблемные зоны и узкие места и оценивается организационно-управленческий потенциал предприятия. После этого определяются основные подходы, методы и средства организационного проектирования исходя из поставленных целей реструктуризации и результатов анализа.

Результатом организационно-управленческого анализа является разработка комплекса требований к организационному перепроектированию организационной структуры и системы управления.

Финансовый анализ. Финансовый анализ является важным элементом финансового менеджмента. Для обеспечения эффективности деятельности организации в современных условиях руководству необходимо уметь реально оценивать финансовое состояние своей организации, а также финансовое состояние партнеров и конкурентов.

Финансовое состояние – комплексное понятие, которое характеризуется системой показателей, отражающих наличие, размещение и использование финансовых ресурсов организации.

На практике часто бывает, что и хорошо работающая организация испытывает финансовые затруднения, связанные с недостаточно рациональным размещением и использованием имеющихся финансовых ресурсов. Поэтому финансовая деятельность должна быть направлена на обеспечение систематического поступления и эффективного использования финансовых ресурсов, соблюдение расчетной и кредитной дисциплины, достижение рационального соотношения собственных и заемных средств, финансовой устойчивости с целью эффективного функционирования организации. Существенная роль в достижении стабильного финансового положения принадлежит анализу.

С помощью финансового анализа принимаются решения по:

· краткосрочному финансированию организации (пополнение оборотных активов);

· долгосрочному финансированию (вложение капитала в эффективные инвестиционные проекты и эмиссионные ценные бумаги);

· выплате дивидендов владельцам акций;

· мобилизации резервов экономического роста (роста объема продаж и прибыли).

Главной целью финансового анализа является получение определенного числа основных параметров, дающих объективную и обоснованную характеристику финансового состояния организации. Это, прежде всего, изменения в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами, в составе прибылей и убытков.

Основные цели финансового анализа:

· определение финансового состояния организации;

· выявление изменений в финансовом состоянии в пространственно-временном разрезе;

· установление основных факторов, вызывающих изменения в финансовом состоянии;

· прогноз основных тенденций финансового состояния.

Альтернативность целей финансового анализа зависит от его временных границ, а также от целей, которые ставят перед собой пользователи финансовой информации.

Цели исследования достигаются в результате решения ряда задач:

1. Предварительный обзор бухгалтерской отчетности.

2. Характеристика имущества организации: внеоборотных и оборотных активов.

3. Оценка финансовой устойчивости.

4. Характеристика источников средств (собственных и заемных).

5. Анализ прибыли и рентабельности.

6. Разработка мероприятий по улучшению финансово-хозяйственной деятельности организации.

Данные задачи выражают конкретные цели анализа с учетом организационных, технических и методических возможностей его осуществления. Основными факторами в итоге являются объем и качество аналитической информации.

Основной принцип изучения аналитических показателей – дедуктивный метод (от общего к частному).

Финансовый анализ является частью общего, полного анализа хозяйственной деятельности, который состоит из двух тесно взаимосвязанных разделов:

· Финансовый анализ.

· Управленческий (производственный) анализ.

Разделение анализа на финансовый и управленческий обусловлено сложившимся на практике разделением системы бухгалтерского учета на финансовый и управленческий учет. Основным признаком разделения анализа на внешний и внутренний является характер используемой информации.

Внешний анализ базируется на публикуемых отчетных данных, т.е. на весьма ограниченной части информации о деятельности организации, которая является достоянием всего общества. Основным источником информации для внешнего анализа является бухгалтерский баланс и приложения к нему.

Внутренний анализ использует всю информацию о состоянии дел в организации, в том числе и доступную лишь ограниченному кругу лиц, руководящих деятельностью организации.

Производственно-хозяйственный анализ компании приобретает особую важность при проведении мероприятий, связанных с диагностикой, поскольку его цель — оценка уровня эффективности применяемых компанией производственных ресурсов для производства и реализации продукции (материальные ресурсы — средства и предметы труда, трудовые ресурсы), выявление резервов повышения эффективности их использования.

Среди факторов, влияющих на эффективность использования материальных и трудовых ресурсов компании, можно выделить интенсивные и экстенсивные.

Экстенсивное использование ресурсов предполагает привлечение дополнительных производственных ресурсов: увеличение количества средств и предметов труда, численности рабочей силы, времени использования производственных ресурсов, устранение непроизводительно используемых средств.

Интенсивные факторы приводят к ускоренному росту результатов производства по сравнению с затратами на него, что предполагает улучшение качественных характеристик применяемых ресурсов и совершенствование процессов их функционирования.

Управление проектами позволяет решить задачу повышения эффективности использования производственных ресурсов за счет интенсивных факторов, а именно путем совершенствования:

· форм и методов управления компанией;

· финансовой политики компании;

· применяемой техники и технологии;

· бизнес-процессов и др.

Таким образом, цель производственно-хозяйственного анализа:

• выявить влияние показателей эффективности использования производственных средств на конечные результаты деятельности компании - объем хозяйственной деятельности (объем реализации), эффективность хозяйственной деятельности (прибыльность, рентабельность, финансовое состояние и платежеспособность);

• оценить, под влиянием каких факторов — интенсивных или экстенсивных — произошли выявленные изменения.

Анализ производственно-хозяйственной и анализ финансово-экономической деятельности являются двумя взаимоувязанными составляющими экономического анализа предприятия. Зачастую в литературе используются термины:

· управленческий анализ, или анализ основных технико-экономических показателей, или анализ производственно-хозяйственной деятельности. При этом предприятие рассматривается как целостный производственно-имущественный комплекс и анализируются общие и специфические тенденции его производственного развития. Управленческий анализ отражает производственно-хозяйственную деятельность предприятия;

· финансовый анализ или анализ финансово-экономической деятельности. Финансовый анализ отражает преимущественно оценку финансовых результатов и характеристику финансового состояния предприятия в условиях рынка.

Производственно-хозяйственный анализ в общем случае включает:

• анализ производства и реализации (объема продаж) продукции;

· анализ использования производственно-технического потенциала;

· анализ труда, его мотивации, производительности и оплаты;

· анализ затрат и результатов.

В процессе производственно-хозяйственного анализа рассматриваются основные технико-экономические показатели деятельности предприятия. Эти показатели являются синтетическими (обобщающими) параметрами предприятия. В совокупности они отражают общее состояние дел на предприятии в производственно-технической, коммерческой, социальной, хозяйственно-финансовой сферах. Каждый показатель по отдельности обобщенно характеризует одно из направлений (сторон) его внутренней или внешней деятельности.

Анализ основных технико-экономических показателей включает: сравнение оцениваемых показателей предприятия с соответствующими показателями других предприятий, осуществляющих аналогичную деятельность; сопоставление различных показателей предприятия между собой; сопоставление одноименных показателей предприятия за различные временные периоды; сопоставление плановых и фактически достигнутых показателей предприятия.

Так, сравнение основных технико-экономических показателей рассматриваемого предприятия с характеристиками других предприятий данного профиля позволяет оценить место этого предприятия на рынке, его роль в удовлетворении запросов потребителей его продукции в соответствии с платежеспособным спросом, а также сделать определенные выводы о конкурентоспособности продукции предприятия.

Путем сопоставления различных технико-экономических показателей определяются степень использования наличного производственно-технического потенциала предприятия, сложившиеся соотношения между выпуском продукции и ее реализацией (объемом продаж продукции), производительностью труда и его оплатой, затратами и результатами, другие соотношения между отдельными сторонами и направлениями деятельности предприятия.

Изучение динамики основных технико-экономических показателей (сопоставление значений показателей за различные временные периоды) способствует выявлению специфических процессов, протекающих на предприятии (в частности, связанных с его адаптацией к изменяющимся условиям хозяйствования), установлению тенденций технико-экономического развития предприятия.

Сопоставление фактических значений технико-экономических показателей с их плановыми значениями (в случае, когда на предприятии проводится планирование соответствующих показателей) осуществляется с целью определения неиспользованных возможностей (наличных резервов), которые не были учтены при планировании деятельности предприятия в анализируемом периоде. Такое сопоставление в известной мере отражает, кроме того, уровень профессионализма специалистов аппарата управления предприятием, их способность квалифицированно ставить и решать производственно-технические и хозяйственно-финансовые вопросы в условиях рынка.

Информационной базой анализа являются материалы плановых документов, данные бухгалтерского и статистического учета и отчетности предприятия. С учетом все более ограниченного доступа к банку данных каждого конкретного предприятия, информация о деятельности которого зачастую не только приобретает конфиденциальный характер, но и относится руководством предприятия к коммерческой тайне, для анализа рекомендуется использовать небольшое число исходных технико-экономических показателей. Другие технико-экономические характеристики предприятия, необходимые для обобщенного анализа его деятельности, могут быть получены расчетным путем как производные, например, от таких показателей, как:

1. производственная мощность, тыс. т;

2. выпуск продукции в натуральном выражении, тыс. т;

3. товарная продукция, млн. грн.;

4. реализованная продукция (объем продаж продукции), млн. грн.;

5. среднегодовая стоимость основных производственных фондов, млн. грн.;

6. среднегодовая численность промышленно-производственного персонала (работающих), человек;

7. сумма, направленная на оплату труда, млн. грн.;

8. полная себестоимость товарной продукции, млн. грн.;

9. балансовая прибыль (прибыль отчетного периода), млн. грн.

Анализ кадрового потенциала

Корпоративное управление выдвигает завышенные требования к кадровому потенциалу. Это связано сначала с тем, что для действенного корпоративного управления важен проф и психический потенциал персонала.

Оценка персонала является подсистемой в системе управления персоналом и обеспечивает систему управления персоналом информацией о его качестве исходя из убеждений соответствия стратегии компании, целям бизнеса.

Оценка персонала — деятельность, проводимая на разных шагах функционирования системы управления персоналом для разных целей, в том числе:

• при определении потребности в персонале на шаге кадрового планирования. Оценивается имеющийся кадровый потенциал, и формируются требования к привлечениюперсонала;
• при отборе персонала (на шаге его вербования) с целью определения приемлемости кандидатов на свободные должности;
• при определении потребности в увеличения квалификации персонала на шаге его обучения и развития. Оценивается имеющийся уровень персонала в сопоставлении с требуемым и определяется необходимость обучения определенных работников, проверяется соответствие должности работников их компетентности;
• при аттестации персонала, проводимой часто для оценки состояния уровня кадрового потенциала и выработки регулирующих воздействий широкого круга, в том числе: для принятия мер по вознаграждениям, продвижениям, наказаниям, увольнениям;
• выработки мер по мотивации и стимулированию труда;
• планирования кадрового резерва;
планирования индивидуальных перемещений.

Оценка персонала — это целенаправленный процесс установления соответствия его высококачественных черт (возможностей, мотиваций и параметров) занимаемой должности. На основании степени обозначенного соответствия решаются последующие задачки:

• выбор места в организационной структуре и установление многофункциональной роли оцениваемого сотрудника;
• разработка вероятных путей совершенствования деловых либо личных свойств сотрудника;
• определение степени соответствия данным аспектам оплаты труда и установление ее величины.
Не считая того, деловая оценка персонала может посодействовать в решении ряда дополнительных задач:

• установлении оборотной связи с сотрудником по проф, организационным и другим вопросам;
• ублажении потребности сотрудника в оценке собственного труда и высококачественных черт.

При всем обилии характеристик оценки их можно условно поделить на последующие группы:

•результативность труда;
•проф поведение;
• личностные свойства.

Оценка персонала осуществляется для определения соответствия работника свободному либо занимаемому рабочему месту (должности).

Она включает:

• оценку потенциала работника. При замещении свободного рабочего места принципиально установить потенциал работника, т. е. проф познания и умения, производственный опыт, деловые и нравственные свойства, психологию личности, здоровье и работоспособность, уровень общей культуры;
• оценку личного вклада: позволяет установить качество, сложность и результативность труда определенного сотрудника, и его соответствие занимаемому месту при помощи особых методик;
• аттестацию кадров — своеобразную всеохватывающую оценку, учитывающую потенциал и личный вклад работника в конечный итог.

На базе приобретенных результатов проводится экспертная оценка персонала. С этой целью деятельность испытуемого разделяется на отдельные функции и высококачественные свойства, каждой из которых независимо от других дается балльная оценка завлеченными для этого профессионалами, владеющими высочайшей квалификацией и профессионализмом.