История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м...
История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...
Топ:
Техника безопасности при работе на пароконвектомате: К обслуживанию пароконвектомата допускаются лица, прошедшие технический минимум по эксплуатации оборудования...
Выпускная квалификационная работа: Основная часть ВКР, как правило, состоит из двух-трех глав, каждая из которых, в свою очередь...
Интересное:
Средства для ингаляционного наркоза: Наркоз наступает в результате вдыхания (ингаляции) средств, которое осуществляют или с помощью маски...
Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Дисциплины:
2018-01-03 | 442 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Форматирование — это задание набора параметров, определяющих внешний вид, форму чего-либо.
Первое, с чего должна начинаться правильная работа с новым документом, — задание размера бумаги и полей страницы.
Формат страницы устанавливается с помощью основного меню: вкладка Разметка страницы, группа команд Параметры страницы.
Справа в нижней строке группы команд имеется значок вызова одноимённого диалогового окна. Окно содержит несколько вкладок, из которых самые важные — Поля и Размер бумаги.
Вкладка Поля позволяет задать поля — расстояния от краев бумаги до текста. Поля можно также установить на линейках, где они изображаются серым. Для изменения полей следует навести указатель мыши на границу до появления двунаправленной стрелки и переместить в желаемом направлении.
Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы позволяет также задать ориентацию страниц документа: книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную), а вкладка Размер бумаги — размер страниц.
Указатель мыши при наведении его в режиме Разметка страницы на горизонтальный промежуток между страницами преобразуется в специальный значок с противонаправленными стрелками. При двойном щелчке мыши на нем скрываются верхние и нижние поля страниц. (Это в ряде случаев облегчает целостное восприятие многостраничного текста.) Повторный двойной щелчок восстанавливает отображение полей.
Рис. 3. Выбор параметров полей страницы
для документа в MS Word
Здесь следует заметить, что по действующим государственным стандартам поля в документе устанавливаются не менее 20 мм слева, сверху и снизу, и не менее 10 мм справа. В соответствии с инструкцией об организации делопроизводства в органах прокуратуры (утверждена приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 г. № 450) поле слева устанавливается равным 25—30 мм (на подшивку), остальные — по ГОСТу.
|
При этом основным размером бумаги, использующимся в делопроизводстве, является лист формата А4 книжной ориентации.
Форматирование абзаца относится к числу приёмов работы, по которым обычно судят, владеет ли пользователь редактором Word в минимальной степени или нет.
Абзац в редакторе Word — это последовательность символов между двумя ближайшими непечатаемыми знаками абзаца «¶».
Формат абзаца устанавливается на вкладке Главная основного меню, группа команд — Абзац.
Справа в нижней строке группы команд Абзац имеется значок вызова одноимённого диалогового окна: бледный квадратик со стрелочкой. Наиболее важной в этом окне является вкладка Отступы и интервалы. Здесь, а также прямо на вкладке можно задать вид выравнивания текста и междустрочный интервал.
Выравнивание текста определяет, как распределяется свободное место строки из-за несовпадения её длины с суммарной длиной находящихся на ней слов. В зависимости от этого по-разному выравниваются левая и правая границы абзаца.
Рис. 4. Меню выравнивания текста в документе MS Word
Может быть задано четыре вида выравнивания текста, каждому из которых соответствует свой значок на ленте:
по левому краю по центру по правому краю по ширине
Расстояние левой и правой границ абзаца от полей страницы может быть задано в диалоговом окне Абзац в группе параметров Отступ заданием значений для полей Слева и Справа. Значения отступов могут быть как положительные (направление — вовнутрь страницы) так и отрицательные (с заходом на поля).
Типографской красной строке (более глубокому положению первой строки абзаца) соответствует в редакторе Word отступ первой строки. Он задаётся в диалоговом окне Абзац в группе параметров Отступ выбором для первой строки значения отступ и заданием величины. Величина отступа первой строки может быть только положительная.
|
Если необходимо, чтобы начало первой строки было левее начала остальных строк абзаца, то для первой строки выбирается значение отступ и задаётся численная величина. Выступ также — только положительный.
Если у первой строки — отступ, то левая граница абзаца определяется второй и последующими строками. Если у первой строки — выступ, то её левая граница и есть левая граница абзаца.
Отступы абзаца и положение первой строки могут быть заданы также с помощью движков на горизонтальной линейке:
верхний треугольничек (вершиной вниз) задаёт положение начала первой строки абзаца;
нижний левый треугольничек (вершиной вверх) задаёт положение начала второй и последующих строк абзаца;
нижний правый треугольничек задаёт предельное положение концов строк абзаца;
прямоугольничек под нижним левым треугольничком позволяет смещать начало и первой, и последующих строк абзаца одновременно.
Рис. 5. Средства форматирования документа на
горизонтальной линейке в MS Word
Междустрочный интервал может быть установлен в диалоговом окне Абзац в группе параметров Интервал выбором значения в поле междустрочный.
Рис. 6. Настройка параметров абзаца
в документе MS Word
Абзац может быть отделён от соседних дополнительным интервалом. В диалоговом окне Абзац в группе параметров Интервал раздельно задаются интервал Перед и После абзаца. Значение задаётся в пунктах (1 пт = 0,35 мм = 1/72 дюйма).
Рис. 7. Кнопка выбора межстрочного интервала
на вкладке Главная в MS Word
Большинство описанных параметров абзаца может быть установлено также с помощью пиктограмм на ленте: группа команд Абзац имеется как на вкладке Главная, так и на вкладке Разметка страницы.
Более плотное представление текста в абзаце получается в случае, когда разрешен перенос слов со строки на строку. Включение переносов устанавливается с помощью основного меню: вкладка Разметка страницы, группа команд Параметры страницы, выпадающий список команды Расстановка переносов.
Настраивать параметры абзаца правильнее непосредственно перед его набором, поставив курсор на первую строку будущего абзаца.
|
Чтобы изменить параметры существующего абзаца, нужно поставить курсор в любое место этого абзаца, а затем выполнить форматирование.
Для установки параметров в нескольких абзацах одновременно нужно выделить их. Один из способов выделения — провести по нужному фрагменту мышью при нажатой левой кнопке. После изменения параметров выделение снимается щелчком мыши в любом месте текста.
В диалоговом окне Абзац имеется экранная кнопка, по которой можно перейти к установке величины табуляции.
Заметим, что в соответствии с упоминавшейся выше инструкцией об организации делопроизводства в органах прокуратуры выравнивание текста устанавливается по ширине с отступом в первой строке 1—1,5 см. При этом для обычных документов устанавливается полуторный междустрочный интервал; для докладов — двойной; для документов в формате А5 — одинарный.
Параметры шрифта устанавливаются с помощью основного меню: вкладка Главная, группа команд Шрифт.
Справа в нижней строке группы команд Шрифт имеется значок вызова одноимённого диалогового окна.
Открывающееся диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки.
На первой вкладке Шрифт можно задать тип шрифта, начертание, размер, цвет и другие параметры.
На второй вкладке Дополнительно — расстояние между буквами, смещение относительно линии строки и т. д.
В самой группе команд Шрифт можно выбрать тип шрифта, размер, а также самые распространенные начертания: Ж — полужирный, К — курсив (наклонный) и Ч — подчеркнутый шрифт. Начертания Ж, К, Ч можно использовать одновременно.
Параметры шрифта следует задавать непосредственно перед набором. Для изменения шрифта в уже набранном тексте нужно выделить соответствующий фрагмент, а затем поменять параметры шрифта.
Возможно изменение регистра уже набранного текста на другой тип: ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, все строчные, Как в предложениях и др. Желаемый тип выбирается в выпадающем списке команды Регистр в группе команд Шрифт.
Вставка символов, не указанных на клавиатуре (например: §, º, ©, p,», $) может быть сделана выбором: вкладка Вставка, группа команд Символы, выпадающий список команды Символ, команда Другие символы, вкладка Шрифт, выбор значения в выпадающем списке поля Шрифт и выбор желаемого символа из таблицы.
|
По сложившимся традициям делопроизводства в документах используются шрифты Times New Roman 14 пт и Arial 13 пт. Строгих требований на этот счёт в органах прокуратуры не установлено. При этом печатной машинке соответствует Times New Roman 13,5 пт.
Номера страниц размещаются на полях страницы, обычно в верхнем или нижнем колонтитуле — специальных областях в пределах верхнего или нижнего поля страницы. Кроме этого колонтитулы содержат текст, одинаково повторяющийся на всех страницах, например: название файла, Ф. И. О. автора, дата, название договора и его номер и т.п.
Рис. 8. Меню работы с колонтитулами (в верхней части экрана),
появляющееся после выбора соответствующей функции
Рис. 9. Работа с нижними колонтитулами (в нижней части экрана):
предлагается ввести текст колонтитула
Рис. 10. Отображение колонтитулов на страницах документа в MS Word
Вставка номеров страниц осуществляется через основное меню: вкладка Вставка, группа команд Колонтитулы, выпадающий список команды Номера страниц, с помощью которого делается нужный выбор.
Рис. 11. Вставка номеров страниц в документ MS Word
В выпадающем списке Номера страниц уместно выбрать: Вверху страницы, Внизу страницы. Далее — положение: слева, справа, в центре вместе с различными видами оформления. Из видов оформления заслуживают внимания Простой и Страница X из Y.
Сразу после вставки номеров страниц становится доступной дополнительная вкладка Конструктор, в группе команд Параметры которой есть установка Особый колонтитул для первой страницы. При её включении номер на первой странице не ставится (именно так принято в большинстве документов).
Одной из команд выпадающего списка Номера страниц является команда Формат номеров страниц, вызывающая диалоговое окно, в котором можно выбрать Формат номера, а также задать значение, с которого начинается нумерация, и др.
Задание верхнего или нижнего колонтитула осуществляется с помощью соответствующего выбора на вкладке Вставка в группе команд Колонтитулы. Выбор разновидности оформления определяется назначением документа. В предлагаемые места колонтитула (поля ввода) можно сразу ввести нужный текст.
Вставка колонтитула с определённым оформлением автоматически удаляет вставленные ранее номера страниц. А при повторной вставке номеров страниц удаляются колонтитулы. Кроме этого невозможна перенастройка оформления уже имеющихся номеров страниц или колонтитулов.
Чтобы выйти из этого затруднительного положения, следует обратить внимание, что область колонтитула — это редактируемая строка, следовательно, вставив номер страниц с желаемым оформлением, можно вручную ввести в эту строку текст, отформатировать его, и он будет повторяться на всех страницах, как и положено колонтитулу.
|
Чтобы войти в режим редактирования уже существующего колонтитула для изменения формата шрифта номеров страниц или правки его текста можно щёлкнуть мышью дважды на поле колонтитула.
Для изменения формата шрифта номеров страниц номер выделяется и форматируется по обычным правилам.
Переход из верхнего колонтитула в нижний и обратно осуществляется с помощью вкладки Конструктор в группе команд Переходы или щелчком мыши в области другого колонтитула.
Для выхода из режима ручного редактирования колонтитула следует дважды щёлкнуть мышью в области основного текста документа.
В документе могут быть знаки разрыва разделов. Если это так, то они отграничивают настройки формата номеров страниц и текста колонтитулов разных разделов.
Если после очередного знака разрыва раздела нумерация сбросилась и началась заново, то в диалоговом окне Формат номера страницы нужно выбрать настройку продолжить.
Если в одном из разделов удалить колонтитул, содержащий номер страницы (соответствующую команду можно найти в выпадающих списках группы команд Колонтитулы), то в его пределах номеров страниц вообще не будет. В остальных разделах колонтитулы останутся.
Для того чтобы в данном разделе повторялся колон-титул предыдущего раздела, необходимо войти в режим редактирования колонтитула данного раздела, а затем проверить включённость на дополнительной вкладке Конструктор в группе команд Переходы установки Как в предыдущем разделе.
Для отказа от повтора колонтитула эта установка должна быть отключена, а колонтитул — оформлен заново.
Границы области колонтитулов по вертикали могут быть поправлены мышью на линейке или с помощью числовых полей на дополнительной вкладке Конструктор в группе команд Положение.
В организационно-распорядительных документах (приказах и распоряжениях) принято нумеровать страницы вверху с выравниванием от центра. Первая страница не нумеруется. Служебная информация в таких документах (имя файла, Ф. И. О. автора, дата), подготовленных с помощью компьютера, может вставляться в нижнем колонтитуле с выравниванием слева.
|
|
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...
Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!