Реквизит 16 – гриф утверждения документа

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. ⁵

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

· акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

· инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

· номенклатура дел организации;

· нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

· отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

· перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

· планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

· положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

· программы (проведения работ, командировок и т.д.);

· расценки на производство работ;

· регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

· сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

· структура и штатная численность;

· тарифные ставки;

· формы унифицированных документов;

· штатное расписание.⁸

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.⁹

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположениереквизита"Гриф утверждения документа"
на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа