Исполнение документов и снятие их с контроля

9.1. При получении контрольного документа ответственный исполнитель, с учетом установленного срока его исполнения, определяет свои действия в следующих отношениях:

- вида документа, который необходимо создать в процессе работы (проекты постановлений, распоряжений, приказы, и т.д.), если это не следует из резолюции или непосредственно из контрольного документа;

- выбора рационального пути подготовки требуемого документа;

- соисполнителей.

В случае установления нереального срока исполнения документа (особенно при коротком контрольном сроке или истечении значительной части контрольного времени) исполнитель может обратиться с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения к вышестоящему должностному лицу, наложившему резолюцию. В случае своевременного получения документа исполнителем, наличия стандартного срока для исполнения документа, но невозможности, по объективным причинам, исполнить его в установленные сроки, исполнитель обращается с аналогичной просьбой к должностному лицу, наложившему резолюцию, не менее, чем за три дня до истечения срока и представляет ему информацию о ходе исполнения документа.

В случае затруднения в оформлении конечного ответа, исполнитель должен получить консультацию у вышестоящего должностного лица, а при условии его отсутствия - у другого опытного коллеги или в отделе делопроизводства.

Для обеспечения выполнения поставленной задачи ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, координации их работы, установления сроков и формы их отчетности перед ним по результатам проделанной работы.

Соисполнители предпринимают необходимые меры по исполнению документов с учетом требований, установленных ответственным исполнителем и несут персональную ответственность за качественное и своевременное представление ему результатов проделанной работы в виде служебной записки.

9.2. Возникающие в ходе работы по контрольным документам, разногласия между ответственным исполнителем и соисполнителями оперативно разрешаются на уровне вышестоящих должностных лиц, поручивших их исполнение.

9.3. В случае несогласия должностного лица с определенным для него в резолюции статусом ответственного исполнителя либо в том случае, когда он считает, что поручение адресовано неверно, ему необходимо в день получения контрольного документа разрешить эти проблемы с вышестоящим должностным лицом, наложившим резолюцию. Если в первоначальную резолюцию это должностное лицо вносит коррективы, то в специальной графе контрольного листа он должен указать, кому переадресовывается исполнение документа, и удостоверить принятое решение личной подписью с указанием даты.

9.4. После получения разрешения на переадресование исполнения документа должностные лица обеспечивают оперативное направление соответствующих контрольных документов и контрольных карточек в отдел делопроизводства для соответствующего их переоформления.

9.5. Отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки в свою очередь регулярно и своевременно корректирует записи в регистрационных журналах и сведения в базе данных автоматизированной системы регистрации, учета и контроля документов; обеспечивает своевременное переадресование контрольных документов и контрольных листов должностным лицам в соответствии с новыми указаниями.

9.6. По своей части поручения ответственный исполнитель может осуществлять работу непосредственно сам или адресует исполнение подчиненному должностному лицу.

9.7. В процессе работы с контрольным документом непосредственный исполнитель:

- делает в контрольной карточке отметки о ходе исполнения документа (направление запросов, осуществление проверок, проведение совещаний, подготовка постановлений, распоряжений, согласование подготовленных документов, указывает реквизиты промежуточных ответов);

- вносит в контрольную карточку новые сроки исполнения документа в случае его продления;

- передает контрольную карточку ответственному исполнителю для внесения им отметки о выполнении поручения;

- сдает в отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки контрольную карточку вместе с оригиналом документа и соответствующими материалами, подтверждающими его выполнение.

Аналогичные действия предполагаются при соисполнении контрольного документа.

9.8. В случае работы с документом, в котором автор и корреспондент - разные
юридические лица (вышестоящий государственный орган направил документ организации или гражданина со своим сопроводительным письмом) ответ направляется тому, кто указан в резолюции должностного лица вышестоящего органа.

В случае наличия на сопроводительном письме вышестоящего органа штампа "контроль", ответ в обязательном порядке направляется и в этот орган. Аналогично направляются и промежуточные ответы.

9.9. Результатом исполнения документа могут быть: проекты постановлений вышестоящих органов, справки по исполнению заданий по протоколам вышеуказанных органов и Управления, постановления или распоряжения Управления, приказы, письма.

9.10. Документами, подтверждающими правомерность снятия вопроса с контроля, являются сданные в отдел делопроизводства ответные документы, оригинал исполненного контрольного документа с контрольной карточкой. Окончательное решение по снятию с контроля документов вышестоящих органов принимают должностные лица этих органов, о чем специалист отдела кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки оперативно информирует ответственных за делопроизводство.

 

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

10.1. При исполнении контрольных документов ответственные исполнители, соисполнители, непосредственные исполнители строго руководствуются сроками, предусмотренными настоящим регламентом и регламентами вышестоящих организаций.

10.2. Поручения вышестоящих организаций, руководителя Управления и его заместителей, содержащиеся в резолюциях, исполняются в указанные в них сроки.

Если в тексте содержится указание «весьма срочно», поручения исполняются в суточный срок, «срочно» - в трехдневный срок. При необходимости прохождения документа по нескольким службам Управления, ответственные исполнители рассматривают его безотлагательно, в течение одного часа.

Поручения с указанием «оперативно» исполняются в течение десяти дней.

Срок исполнения поручений, если он не определен в резолюциях, устанавливается в течение 30 дней после регистрации документа в отделе кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки.

При необходимости прохождения документа по нескольким отделам Управления, ответственные исполнители рассматривают его в течение одного дня.

Срок исполнения письменных обращений граждан – не более 30 дней, требующих дополнительного изучения и проверки – до двух месяцев со дня их регистрации с обязательным уведомлением гражданина, направившего обращение.

В случаях, когда сроки исполнения содержатся в контрольных документах или в резолюциях вышестоящих должностных лиц, но не указаны в резолюциях руководства Управления, исполнение их осуществляется в соответствии с этими сроками.

Исполнение поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях и приказах Управления, обеспечивается в указанные в них сроки.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, днем окончания считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

10.3. При необходимости продления сроков выполнения поручений ответственные исполнители не менее чем за три дня до истечения контрольного срока (если не требуется более оперативного решения данного вопроса в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств), предоставляют должностному лицу, давшему поручение, доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. В докладе должны указываться аргументированные причины внесения такого предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для выполнения поручения. Одновременно с докладом
представляются на подпись промежуточные ответы для направления адресатам.

10.4. В промежуточных ответах на контрольные документы, поступившие в Управление из аппаратов Президента РФ, Государственной Думы, министерств и ведомств Российской Федерации, кроме исчерпывающей информации о ходе исполнения поручения должна содержаться аргументированная просьба о продлении срока его исполнения.

10.5. При получении разрешения на продление сроков исполнения ответственный исполнитель обеспечивает оперативное представление в отдел делопроизводства контрольного листа с оригиналом контрольного документа для документального оформления продления сроков.

10.6. В случаях, предполагающих длительные сроки работы с контрольными документами, ответственный исполнитель должен регулярно (не реже одного раза в месяц) направлять информацию о ходе исполнения поручения должностному лицу, давшему его.

10.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.

10.8. Начальники отделов обязаны систематически проводить совещания, на которых обсуждается состояние исполнительской дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.

Отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки готовятся и еженедельно направляются руководству Управления справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины (по выполнению контрольных заданий).