Контроль управления социальными проектами

Функции оценочной деятельности. Функции, которые выполняет оценочная деятельность в процессе выполнения проекта, столь же многообразны. Контролируя процесс его реализации, мы можем отметить следующие важные составляющие такой работы.

Оценка выделяет успехи. При реализации любого проекта, подобно тому, как в военном деле при наступлении важно обнаружить точки прорыва, значимыми являются «точки», или «векторы роста» – направления, в которых реализуемый проект проходит более успешно. Анализируя те или иные успешные практики, находя основные или ключевые элементы, ставшие причиной успеха, можно легче понять, в какую сторону двигаться дальше, на развитие каких элементов общего действия, созданной социальной технологии или особенностях ее применения стоит в дальнейшем сделать упор. Отслеживание и фиксация положительных моментов в реализации проекта очень важны, поскольку они способствуют также росту и укреплению мотивации участников проекта, их нацеленности на положительный итог.

Оценка отмечает слабости. «Негативный результат – тоже результат». Опыт, приобретаемый в процессе реализации того или иного проекта, важен любой. Далеко не все замышлявшееся оказывается на поверку удачным. И, подобно библейским заповедям, в основном отвращающим от того, чего делать не нужно, направления деятельности, демонстрирующие отрицательный эффект, позволяют сделать выводы и в следующий раз учитывать этот момент в своей работе. Подобные предостережения будут важны для следующих исследователей и проектантов.

Оценка указывает на элементы, требующие изменения, укрепления (дефекты и способы их устранения). Своевременное реагирование на негативные симптомы или события в проекте иизменение, коррекция вектора движения либо применяемых в процессе выполнения проекта методов или подходов способствуют исправлению дефектов, изначально заложенных в проект или появившихся в его ходе.

Оценка позволяет определить стратегию дальнейшего развития. Проект – это «маленькая жизнь»; даже в процессе его выполнения руководитель просто обязан позаботиться о том, что же предстоит дальше. Находясь в «теле» проекта, менеджер, ответственный за управление им (либо коллектив управленцев), так или иначе заглядывает за «горизонт» данного проекта, задумывается о перспективах работы в данном направлении (учитывая и важность сохранения и приумножения собственного управленческого авторитета).

Оценка существенно и долгосрочно влияет на «жизнь» исследуемого объекта (выполнение проекта, программы). Отталкиваясь от размышлений и предварительных взглядов на перспективы и дальнейшую судьбу того или иного проекта, его руководители и исполнители неизбежно положительно или отрицательно влияют на сам проект.Успешность реализации проекта, так же как и управление автомобилем, во многом зависит нетолько от правильно выбранного направления движения и усилий, но и от корректности движения.

В самом же проектном движении существенную роль имеет чувствительность системы управления к вашим действиям. Приятно ехать в машине, когда чувствуешь, что она легко управляется. Следовательно, помимо непосредственно управленческих действий, осуществляемых в ходе выполнения проекта, необходимо применение методов контроля за происходящим. В качестве основных подобных методов можно назвать такие как мониторинг (наблюдение), инспекция, аудит, оценка, исследование.

Методы контроля

Оценочное сопровождение проекта, если чуть более подробно рассмотреть предложенные инструменты контроля, можно представить следующим образом.

Мониторингв процессе выполнения проекта необходим для некоторым образом структурированного наблюдения за тем, что происходит в проекте, для отслеживания его течения. При этом данный инструмент используется, прежде всего, для того чтобы понимать, насколько запланированные и осуществляемые действия и складывающаяся реальность соответствуют предварительным ожиданиям, расчетам и предположениям, выбранным подходам и технологиям. Удобным средством для такого наблюдения становятся заранее разработанные или предусмотренные изначально индикаторы соответствия. Использование в процессе управления проектом сочетания нескольких индикаторов приветствуется, подобно тому, как, помимо термометров, в больнице существует множество других инструментов поверхностного и достаточно простого сканирования текущей ситуации. Например, периодический обход врачом больных, наличие сестринского поста и, в серьезных случаях, возможность установки аппаратуры непрерывного контроля состояния больного. И хотя проект не является «больным», но в целом ряде случаев, в особенности в точках повышенного риска, рост активности в наблюдении может считаться вполне уместным. В целом процесс выполнения проекта является ключевой стадией, на которой возможно и целесообразно применение мониторинга, поскольку именно здесь происходят непрерывные или периодические, запланированные заблаговременно действия, наблюдая за которыми можно собрать необходимый объем информации для последующего анализа, выводов и обобщений. В обычной же российской практике достаточно несложные мониторинговые действия позволяют быстро понять, соответствует ли осуществляемая деятельность заявленной проектом. При определении соответствия происходящих действий ранее запланированным более глубоко проникающим инструментом контроля проектной деятельности может считаться аудит. Помимо финансового аудита, способствующего обеспечению целевого расходования проектных средств, желательно уже в ближайшее время ставить задачу внедрения в практику контроля проектной деятельности аудита эффективности, позволяющего ответить на вопрос о степени рациональности

осуществляемых расходов. Наличие же каких-либо заметных и существенных отклонений, выявляемых в ходе мониторинга или аудита, позволяет говорить о необходимости проведения инспекции. В основе данного вида контроля – работа по анализу обнаруженных недочетов либо выявлению тех или иных более существенных нарушений, степени их значимости для выполнения проекта либо отдельных его этапов, в том числе и возможного влияния на ожидаемые результаты. С другой стороны, мониторинг может содержать в себе и более конструктивную составляющую, нацеленную на выявление и оценку изменений, которые могут оказаться положительными для результатов. Кстати, в этом смысле не исключено и то, что и инспекция способна обнаружить такие положительные изменения. «Внутренний» мониторинг, осуществляемый самим исполнителем, может быть полезен в плане обеспечения самоконтроля и сохранения чувствительности проекта к происходящим в его ходе событиям и изменениям.

Наиболее существенные составляющие мониторинга:

ƒ. перечень характеристик, подлежащих наблюдению. Предварительный анализ, в особенности анализ рисков, ресурсов и потребностей, позволяет установить наиболее важные характеристики, оказывающие существенное влияние на ход реализации проекта;

ƒ. индикаторы и показатели, на основании которых следует судить о состоянии тех или иных аспектов, стадий механизмов реализации и проекта в целом и о наблюдаемой динамике.

Например, индикатором ряда погодных явлений, которые мы наблюдаем из окна, могут служить лужи: при наступлении холодов с приходом зимы они замерзают; во время дождя на них видны круги от падающих капель, по частоте появления которых мы судим о его силе; рябь на лужах может свидетельствовать о ветреной погоде и т.д.;

ƒ. частота и точки (места) проведения замеров. От данного параметра, так же как и от правильности выбора индикатора, во многом зависит чувствительность мониторинга к происходящим в проекте событиям;

ƒ. методы сбора информации и сборщики информации;

ƒ. технологии обработки и анализа информации;

ƒ. преобразование для восприятия и распространение информации;

ƒ. финансирование (ресурсное обеспечение) в рамках проекта.

Последняя позиция выглядит в данном перечне несколько экзотично, в особенности учитывая нынешнюю российскую практику социально-проектной деятельности. Однако такие расходы (или, во всяком случае, некоторые, заранее выделяемые ресурсы на сотрудников проекта или иным образом привлекаемых специалистов организации-исполнителя или внешних) должны быть предусмотрены заблаговременно. Наконец, в рамках проекта может осуществляться исследование. Основной задачей данного вида работы является получение нового знания. В качестве же перспективы реализации исследования выступают как обнаружение тех или иных деталей и подробностей, ранее не замеченных, так и обнаружение новых закономерностей и возникновение основы для последующего моделирования и планирования в направлении реализуемого проекта.