Вопрос 46: учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы. Список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя организации, причем эта сумма должна быть согласована с обслуживающим банком.

Выдача наличных денежных средств под авансовый отчет на административно-хозяйственные нужды производится на основании служебной записки подотчетного лица, в которой указываются цели расхода, сроки и запрашиваемая сумма. Руководитель накладывает свою визу, бухгалтерия выписывает расходный кассовый ордер, кассир выдает деньги.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому могут быть открыты субсчета: «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» и «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Счет 71 — активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещеного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода, выданные денежные средства под авансовый отчет, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Совершенные подотчетным лицом расходы на административно-хозяйственные цели должны быть подтверждены документами:

• при закупках в сети розничной торговли товарным чеком с указанием покупок;

• при закупках в организациях оптовой торговли или у производителей — чеком контрольно-кассовой техники, квитанцией к приходному кассовому ордеру, накладной, счетом -фактурой.

Д 71 – К 50 – выдана сумма под отчет

Д 20 – К 71 – отражена сумма расходов, осуществленных подотчетным лицом и связанных с затратами основного производства

Д 50 – К 71 – возвращены в кассу остатки денежных средств, выданных под отчет

Д 73 – К 71 – отражены подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки.

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

• приказ о направлении работника в командировку (ф. № Т-9);

• командировочное удостоверение (ф. № Т-10);

• служебное задание (ф. № Т-10а).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

• командировочное удостоверение или приказ о командировании;

• документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются работнику в размере стоимости проезда воздушным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси). В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов к налоговому учету организации необходимо получить документы соответствующей транспортной организации, в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.

Расходы по найму жилья должны быть подтверждены следующими документами:

• актом об оказании услуг;

• счетом-фактурой, если организация является плательщиком НДС;

• кассовым чеком и квитанцией к приходному кассовому ордеру в случае наличной оплаты.

Расходы по найму жилья возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные - на территории России составят 700 руб., в загранкомандировке — 2500 руб.

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - К 50 «Касса» - выдача под авансовый отчет на командировочные расходы;

Д 44 «Расходы на продажу» - К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражены расходы на проезд (с НДС),

Д 44 - К 71 - отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС);

Д 19 «НДС по приобретенным ценностям» - К 71 - отражена сумма НДС, уплаченная за наем жилого помещения;

Д 44 - К 71 - отражены расходы по оплате суточных;

Д 50 - К 71- возвращены неиспользованные подотчетные суммы;

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 68 «Расчеты по налогам и сборам» - начислена сумма НДФЛ по сверхнормативным расходам.

 

Материальная выгода, полученная в виде экономии на процентах (Мв) за пользование рублевыми заемными средствами, определяется как превышение суммы процентов, исчисленной исходя из ³/₄ действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ на дату получения таких средств (С1), над суммой процентов в соответствии с условиями договора (С2). Если заемные средства выражены в иностранной валюте, то материальную выгоду составляет превышение суммы процентов за пользование заемными средствами исходя из 9% годовых над суммой процентов по условиям договора:

Мв = С1 - С2.

С1 = Зс х Пцб х Д/365 или 366 дн.,

где Зс — сумма заемных средств, находящаяся в пользовании в течение соответствующего количества дней в налоговом периоде;

Пцб — сумма процентов в размере ³/₄ действующей ставки рефинансирования на дату получения рублевых заемных средств (9% годовых по валютным заемным средствам);

Д — количество дней нахождения заемных средств в пользовании налогоплательщика со дня выдачи займа до дня уплаты процентов либо возврата суммы займа.

Удержание налога следует произвести при выдаче заработной платы за май.