Организация структуры документа

Word предоставляет удобные средства для предварительной раз­ра­ботки иерархической структуры будущего документа, последующего ввода каждой его части, реорганизации доку­мента. Структуризация доку­мен­та обеспечивается путём оформления за­го­ловков частей, глав, параграфов специальными стилями, име­ющими названия "Заго­ло­вок 1" … "Заголовок 9".

Стиль "Заголовок 1" при­меняется для оформ­ле­ния заголовков частей, "Заголовок 2" — глав, "Заголовок 3" — пара­графов и т.д. Текст, расположенный между абзацами, оформ­ленными стилем "Заголовок 1", считается одной частью, между абза­цами, оформленными стилями "Заголовок 2" — одной главой и т.д.

Для работы со структурой документа предусмотрен режим структуры, включаемый командой Вид — Структура.

В этом режиме заголовки разделов отмечаются символами (если в со­ответствующем разделе есть текст) или (если раздел пуст). Обычные абзацы отмечаются символом . Режим позволяет:

· просматривать структуру документа, выводя на экран только заголовки указанного и более высоких уровней (первый уровень считается наивысшим), — кнопки с цифрами на панели инструментов (цифра соответствует уровню заголовков);

· отображать текст документа или только заголовки (кнопка Все на панели инструментов);

· отображать/скрывать текст, относящийся к заголовку, содер­жа­щему курсор — соответственно кнопки и на панели инструментов;

· включать/выключать режим просмотра только первых строк текста после заголовков (кнопка на панели инструментов);

· перемещать фрагменты документа, транспортируя символы , и ;

· изменять уровни заголовков, присваивая им соответствующие стили (кнопка на панели инструментов — повышение, кнопка на панели инструментов — по­нижение);

· превращать заголовок в обычный абзац (кнопка на панели инструментов).

Формат стилей заголовков может переопределяться так же, как и формат любых других стилей.

Для завершения работы в режиме структуры и перехода к обычному режиму просмотра используют команду Вид — Обычный.

Если включён режим структуры, документ выводится на печать так же, как он представлен на экране. Скрытые фрагменты документа печататься не будут. Это удобно, когда нужно напечатать только план документа.

Создание оглавлений

Предпосылкой создания оглавления документа является оформление заголовков разделов документа стандартными стилями заголовков ("Заголовок 1"… "Заголовок 9").

Далее для создания оглавления сле­дует:

· поместить курсор в то место документа, куда предстоит вставить оглавление;

· дать команду Вставка — Оглавление и указатели…;

· в появившемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбрать вкладку Оглавление;

· в списке Вид: указать желаемый формат оглавления (пример отобра­жается в поле Образец), включить переключатели Показать номера страниц и Номера строк по правому краю, в поле Уров­ни: указать, сколько уровней заголовков сле­дует включать в оглав­ление, в списке Заполнитель: выбрать жела­емый вид заполнителя про­межутка между наименованием раздела и но­мером страницы, затем нажать кнопку ОК.

Работа в режиме предварительного просмотра

Чтобы обеспечить качественную подготовку документа к печати, Word предоставляет возможность просмотра документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. Это позволяет обнаружить листы, не до конца заполненные текстом, неудачно размещенные иллюстрации и т.п.

Чтобы включить этот режим, нажмите кнопку на панели инструментов. Word отобразит на экране вёрстку текущей страницы (или нескольких страниц, включая текущую). Чтобы вывести на экран ров­но одну страницу, нажмите кнопку на панели инструментов предварительного про­смотра. Чтобы вывести несколько страниц, нажмите кнопку . Под кнопкой появится табличка, в которой мышью сле­дует выделить столько ячеек, сколько страниц одновременно Вы хотите видеть на экране.

Чтобы увеличить изображение области документа, установите курсор мыши в том месте, которое нужно лучше рассмотреть, и щелкните левой кнопкой мыши. Повторный щелчок восстанавливает исходную степень увеличения.

Чтобы изменить масштаб изображения страницы (страниц), укажите требуемый масштаб в комбинированном поле Масштаб (75% ) на панели инструментов.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим просмотра документа, нажмите кнопку Закрыть.

Если на последней странице документа оказалось совсем немного текста, Вы можете уменьшить число страниц, нажав кнопку на панели инструментов.

Можно изменить размеры полей страницы, перемещая границы полей по горизонтальной и вертикальной линейкам.

Печать документа

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в правильности вёрстки, используя режим предварительного просмотра.

Чтобы напечатать весь документ, достаточно нажать кнопку на панели инструментов. Полный набор возможностей по управлению печатью обеспечивает команда Файл — Печать… Она вызывает диалоговое окно, в котором в группе Страницы можно указать, какую часть документа требуется напечатать:

все — весь документ;

текущая — только страницу, номер которой указан в информационной строке;

номера: — интервал страниц, указанный в соседнем поле ввода (например: 1,3,5,-12);

выделенный фрагмент — выделенный фрагмент (если выделенного фрагмента нет, этот переключатель недоступен).

Чтобы сделать несколько копий документа, укажите в группе Копии в поле число к опий: их количество.

[1] При альбомной ориентации бумага заправляется в принтер так же, как и при книжной: текстовый процессор сам поворачивает изо­бражение.

[2] Под полем понимают расстояние от края листа бумаги до самого текста.