Тема 2. Правовое регулирование юридической силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей.

Тема 1. Введение.

Бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества ставит перед любой организацией проблему обработки и сохранения массивов электронных документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. В нашей стране росту этих массивов способствует реализация федеральных целевых программ «Электронная Россия на 2002-2010 гг.» и других. В научной и даже нормативной литературе нет единой трактовки термина «электронный документ». Вам могут встретиться сразу три термина, употребляемые в сходном значении: «машиночитаемый документ» (устар.); «документ на машинном носителе», «электронный документ».

Под документом на машинном носителе ГОСТ P 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понимает «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».

Согласно закону «Об архивном деле в РФ» от 27.01. 2004 г. № 125-ФЗ электронные документы входят в состав Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению. Однако долговременное хранение электронных документов порождает множество проблем - правовых, технологических, методических. Для сохранения электронных документов создаются электронные архивы. В информатике под электронными архивами понимаются мультиформатные поисковые системы. Однако мы будем рассматривать это понятие в более широком смысле.

Предметом данного курса является изучение технологии долговременного сохранения электронных документов на всех этапах их жизненного цикла.

Работа с электронными документами:
1 этап. Документооборот.

1) составление перечня баз данных и других массивов ЭД, включение их в номенклатуру дел структурного подразделения, классификация ЭД;

2) экспертиза ценности ЭД;

3) участие в создании и внедрении систем электронного документооборота в организации в качестве постановщика задачи;

4) упорядочение и обеспечение контроля за оперативным хранением массивов ЭД в делопроизводстве, обеспечение резервного копирования, поиска ЭД и т.д.;

5) подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации).

Этап. Архивное хранение.

1) контроль за комплектованием архива организации ЭД;

2) контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях;

3) учет ЭД;

4) комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД;

5) создание НСА к ЭД;

6) миграция и перезапись ЭД;

7) использование ЭД;

8) подготовка ЭД к передаче на государственное хранение.

Тема 2. Правовое регулирование юридической силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей.

Нормативно-методическая база работы с электронными документами:

РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях».

ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»

ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

«Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы». М.,1991.

«Основные правила работы архивов организаций» (М.,2003),

«Основные правила работы государственных архивов» (М., 2003);

«Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (М., 2003);

Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990);

Примеры локальных нормативных актов:

Регламент работы Центрального архива документов на электронных носителях города Москвы. М.,2003.

Он же. Принципы архивного хранения электронных документов//Вестник архивиста. 2004. № 3-4. C. 216-232.

Документ должен иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Это необходимо для удостоверения его юридической силы.

Юридическая сила электронного документа удостоверяется:

1) с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»);

С помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной торговле» (2002 г.).

Однако оба способа связаны с проблемами с точки зрения долговременного удостоверения юридической силы.

Критерии ЦАДЭНМ

Возможность обеспечения долговременного доступа;

Вероятная стоимость технологических миграций и их возможность;

Возможность воспроизведения и обработки информации без использования оригинального ПО;

Формы и состав процедур по обеспечению аутентичности и целостности ЭД;

Технологическая совместимость с информационной системой архива;

Наличие сопроводительной документации;

Опись может осуществляться в трех видах – опись единицы учета, опись папки, описи файлов, таблиц БД. Для раскрытия содержания отдельных частей массива, описания логической и физической структуры документа служит сопроводительная документация. Описание ЭД представляет собой информационно-поисковую характеристику (ИПХ).

ИПХ состоит из девяти основных атрибутов:

Описание документа;

Даты и время;

Изменения;

Создатели;

Информация пользователя;

Внешние ссылки;

Хранение и поиск;

Защита;

Характеристики содержания;

Учетная карточка единицы учета ЭД;

Оборот карточки учета ЭД.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения ЭД зафиксированы в ГОСТах.

Нормативные документы	Температура	Относительная влажность
Основные правила работы архивов организаций (М.,2002)	+15 – +20° С	50–65%
Основные правила работы государственных архивов (М.,2003)	+15 – +20° С	50–65%
РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях»	18 ° С + 2°	60% + 5%
ГОСТ N 28374-89 «Носители магнитной записи. Упаковка, маркировка, транспортировка и хранение» от 01.01.91	от 10 до 25°С	от 50 до 60 %.

 

Тема 6. Электронные архивы.

Рост объемов машиночитаемых документов в делопроизводстве правительственных учреждений привел к созданию архивов машиночитаемых данных (АМЧД). Историю подобного рода хранилищ начинают с Роуперовского центра по изучению общественного мнения (США, 1947 г.) В 1968 г. был создан отдел машиночитаемых документов в Национальном архиве США, в 1973 г. – в составе Государственного архива Канады. С 1968 г. МЧД комплектуется Государственный архив Англии, в Швеции при Министерстве культуры и образования создается Комитет архива данных. В структуре Нацио­нального архива Франции в Фонтенбло создан Центр хранения ДМН. Осуществляют работу с ДМН и их прием национальные архивы Швеции, Дании, Нидерландов, Финляндии. Зачастую архивы машиночитаемых данных возникали не в учреждениях государственной архивной службы, а при университетах и научных учреждениях по инициативе исследователей. Например, Международный консорциум по социальным и политическим исследованиям в Анн-Арборе (Мичиган, США), созданный в 1962 г. как сообщество исследовательского центра Мичиганского университета и 21 других университетов США. Историю создания АМЧД этой категории можно кратко представить следующей таблицей:

 

Год создания	Название архива	Состав документов	Хронологические границы.
1961 г.	Центральный архив эмпирических социальных исследований в Кельне (Германия) - ZA.	Социальные науки, в том числе история
1962	Международный консорциум по социальным и политическим исследованиям в Анн-Арборе (Мичиган, США) - ICPSR	МЧД организаций и личного происхождения по экономике, социологии, истории, управлению, психологии, политологии..	Данные о выборах с 1789 г; данные о голосованиях в Конгрессе США с 1790 г., данные французских переписей XIX –нач. XX века.
1967 г.	Британский архив Совета по экономическим и социальным исследованиям при университете Эссекса (Великобритания) – ESCR DA	Экономика, социология
1971 г.	Норвежский центр машиночитаемых данных по социальным наукам при Бергенском университете (Норвегия) -NSD	Социологическе опросы (с 1964 г.), демографические сведения, базы данных об организациях, политической элите Норвегии с 1814 г.	Материалы переписей населения с 1769 г.
1972 г.	Архив Штейнмеца (Амстердам, Голландия) - STAR	Социальные науки.
1973 г.	Датский архив данных (Копенгаген/Оденсе, Дания) - DDA	Данные социологических обследований, демографические материалы, итоги выборов, сведения по промышленной социологии, криминологии, социальной медицине. законодательство, документы от средств массовой информации; сведения регионального масштаба — по географи­ческим и административно-территориальным единицам. Значительная доля ДМН — статистические источники, образованные в деятельности Датского статисти­ческого управления и Датского национального института по социальным иссле­дованиям.	Документы, начиная с Королевского финансового статуса 1660 г. (демография).
1980 г.	Шведский центр машиночитаемых данных по социальным наукам при университете Гетеборга (Швеция) - SSD.	Социальные науки, материалы социологических обследований, выборов, база данных о членах профсоюзов, библиографическая база данных газетных статей (1938-45 гг.).	Статистика выборов с 1911 г.
1989 г.	Нидерландский архив исторических данных при Лейденском университете (Голландия) - NHDA	Первый специализированный архив машиночитаемых данных по исторической науке в Европе. Банк данных по истории великих географических открытий, статистика торговли, демографическая статистика.	C XVI по XX век.

К 1990-м годам архивов такого рода было около 30 – помимо США, Канады и европейских государств они появились в Австралии, Израиле, Индии. Из стран Восточной Европы первым стал архив социальных исследований TARKI в Венгрии. В 1993 г. создан Центральный архив ДМН республики Беларусь, c 1996 г. – Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД).

В нашей стране до сих пор нет федерального архива электронных документов. Однако вычислительные центры при некоторых ведомствах ведут базы данных еще с советских времен (МВД, МПС). В 1980е годы Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ныне – Российский государственный архив экономики) в экспериментальном порядке принимал на хранение документы на магнитных носителях Министерства Приборостроения СССР и других организаций. Документы космической тематики на магнитных носителях хранились с 1980-з гг. в НИЦ ТД СССР. Другие организации начали накапливать базы данных в 1990е годы (Министерство налогов и сборов, Госкомстат, Пенсионный фонд РФ). Архивы электронных документов созданы в Министерстве налогов и сборов РФ, Государственном таможенном комитете, Министерстве по чрезвычайным ситуациям, Минкомимуществе.

В деятельности этих организаций создаются информационные ресурсы федерального значения. Например, БД «Единый государственный реестр налогоплательщиков» (ЕГРН), Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) (МНС); Реестр федерального имущества (Министерство имущественных отношений РФ), Федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов ФР (Минюст РФ); Центральная статистическая БД Госкомстата России, БД «Цены», «Труд», «Дохлды и уровень жизни населения» и др. Большие массивы данных в мультимедийных форматах накоплены в электронных СМИ и издательствах.

Учет информационных ресурсов России осуществляется ФГУП НТЦ «Информрегистр» с 1996 г. Развитию государственных и муниципальных информационных ресурсов способствуют федеральные целевые программы («Электронная Россия» и др.) и региональные программы.

Специализированные архивы по постоянному хранению электронных документов на региональном уровне:

- Центр электронной документации Чувашской республики, г.Чебоксары (1996 г.)

Центральный архив документов на электронных носителях г.Москвы, ныне – Центральный архив аудиовизуальных и электронных документов (2002 г.);

Центр электронной документации республики Калмыкия (2002) г.

В настоящее время любая крупная или средняя организация затрачивает значительные средства на развитие и поддержание электронных ресурсов. Однако дело касается баз данных, необходимых в повседневной работе. Те БД, которые вышли из оперативного использования, как правило, погибают.

В странах США и Европы еще в 1970-е годы приступили к реализации программ по изучению проблем экспертизы ценности, отбору, описанию, учету и классификации МЧД, анализу носителей информации. Результатами этой работы стали несколько основополагающих рекомендаций по работе архивов с МЧД.

В области экспертизы ценности МЧД ученые США пришли к выводу, что экспертиза МЧД значительно отличается от отбора традиционных документов. К дополнительным, «техническим» критериям экспертизы они относили проверку читабельности магнитного носителя (ленты), проверку наличия сопроводительной документации к файлам. При экспертизе ценности МЧД в США имело значение степень агрегированности информации. Зав. отделом машиночитаемых данных Национального архива США Ч. Доллар предложил следующую четкую формулу: информационная ценность машиночитаемых документов обратно пропорциональна уровню их обобщения. Это значит, что данные переписи населения на уровне семьи более ценны, чем данные на уровне района и округа. Объясняется это просто - итоговые данные невозможно разложить на составляющие, в то время как первичные данные (данные микроуровня) - всегда можно свести при помощи ЭВМ до желаемого итога.

В Англии процесс отбора МЧД был разработан более детально и проходил в два этапа: информационный и системный анализ. В ходе информационного анализа проводилась обычная оценка содержания документов. Интересно, что информационный анализ проводился еще на стадии проектирования системы, когда оценивалось ее назначение, состав массива данных, функции и др. В ходе системного анализа на основе изучения технической документации оценивался основной файл системы, порядок его ввода и обслуживания, и, что самое важное, возможность перевода файла в единый отраслевой формат, принятый для МЧД государственным архивом Англии (Public Recods Office). Единый формат был принят для унификации данных и должен был облегчить перевод данных в новые версии (миграцию) по мере устаревания программного обеспечения. Единый стандартный архивный формат был принят также в США, Англии, Швеции.

Идея единого формата стала результатом «горького опыта» работы архивов МЧД на Западе, которые вступили в полосу кризиса во второй половине 1970-х - п.п.1980-х гг. Особенно обострила ситуацию «микрокомпьютерная революция» начала 1980-х г. (распространение ПЭВМ). В результате выяснилось, что революционная смена информационных технологий не влечет за собой их преемственности и документы, записанные ранее, не могут быть воспроизведены с помощью новых программных средств. Многие массивы данных были таким образом утрачены. Начались поиски выхода. Архивисты предлагали различные меры – от жесткого контроля архивной службы за системами делопроизводства в учреждениях и форматами данных до полного отказа от какого бы то ни было контроля за форматами (принимать в архив все без обиняков, а как это прочитать – проблема исследователя). Специалисты по информационным технологиям предложили свой выход – «программно независимый формат». Так, числовые данные записывались в так называемый «плоский файл» путем удаления любых ие­рархических или реляционных отношений, полей с переменной длиной, спе­циальных кодов формата и т.п.Это позволяловпоследствии переводить данные в различные форматы. Все 1980-е годы архивисты обсуждали различные национальные и международные форматы.

Однако, единый формат не смог стать панацеей от всех бед, и в конце 1980-х годов архивы МЧД вступили в новый кризис. Сейчас электронный документ рассматривается как единство информации, реквизитов, носителя и метаданных. Без метаданных и реквизитов невозможно осуществить аутентификацию ЭД (установить подлинность, юридическую силу). При переводе в архивный (страховой формат) – т.н. «миграции», меняется структура документов, утрачиваются реквизиты. Поэтому этот способ сохранения ЭД подвергается сомнению.

Создание электронного архива является актуальной задачей для любой организации. Электронные архивы:

· обеспечивают надежность хранения информации;

· сводят к минимуму потери информации;

· сокращают время на поиск;

· позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;

· позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;

· обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;

· позволяют знать о местонахождении оригинала документа;

· позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем (см. рисунок):

§ Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.

§ Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.

§ Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.

§ Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

Опыт реализации подобных проектов позволяет рекомендовать объединение подсистем ввода и вывода данных. Современные многофункциональные устройства (МФУ) обеспечивают одновременное сканирование и печать необходимой документации различного формата. Данный подход позволяет существенно сократить издержки на создание электронного архива.

Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:

· Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:

· получение, регистрацию и сортировку документов;

· удаление скрепок и др.;

· преобразование электронных документов в общепринятые форматы;

· разработку специальных маршрутов документа;

· проверку качества.

· Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.

· Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.

· Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.

· Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.

· Дополнительная проверка качества.

Значительную часть всех этих работ можно поручить аутсорсеру.

Внедрение системы электронного архива позволяет:

· существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;

· повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами.

· повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;

· обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;

· повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;

· снизить риски потери или порчи важных документов.

Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения.

Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.

Тема 1. Введение.

Бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества ставит перед любой организацией проблему обработки и сохранения массивов электронных документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. В нашей стране росту этих массивов способствует реализация федеральных целевых программ «Электронная Россия на 2002-2010 гг.» и других. В научной и даже нормативной литературе нет единой трактовки термина «электронный документ». Вам могут встретиться сразу три термина, употребляемые в сходном значении: «машиночитаемый документ» (устар.); «документ на машинном носителе», «электронный документ».

Под документом на машинном носителе ГОСТ P 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понимает «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».

Согласно закону «Об архивном деле в РФ» от 27.01. 2004 г. № 125-ФЗ электронные документы входят в состав Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению. Однако долговременное хранение электронных документов порождает множество проблем - правовых, технологических, методических. Для сохранения электронных документов создаются электронные архивы. В информатике под электронными архивами понимаются мультиформатные поисковые системы. Однако мы будем рассматривать это понятие в более широком смысле.

Предметом данного курса является изучение технологии долговременного сохранения электронных документов на всех этапах их жизненного цикла.

Работа с электронными документами:
1 этап. Документооборот.

1) составление перечня баз данных и других массивов ЭД, включение их в номенклатуру дел структурного подразделения, классификация ЭД;

2) экспертиза ценности ЭД;

3) участие в создании и внедрении систем электронного документооборота в организации в качестве постановщика задачи;

4) упорядочение и обеспечение контроля за оперативным хранением массивов ЭД в делопроизводстве, обеспечение резервного копирования, поиска ЭД и т.д.;

5) подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации).

Этап. Архивное хранение.

1) контроль за комплектованием архива организации ЭД;

2) контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях;

3) учет ЭД;

4) комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД;

5) создание НСА к ЭД;

6) миграция и перезапись ЭД;

7) использование ЭД;

8) подготовка ЭД к передаче на государственное хранение.

Тема 2. Правовое регулирование юридической силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей.

Нормативно-методическая база работы с электронными документами: