Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

 

1. Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку >>>

1.1. Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы >>>

1.2. Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера >>>

2. Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу >>>

2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно >>>

3. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил >>>

4. Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые >>>

5. Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы >>>

 

Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку

 

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работник не является совместителем (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запись о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

 

Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы

 

При приеме на работу работник может предъявить трудовую книжку без внесенной в нее записи об увольнении с предыдущего места работы. Отсутствие подобной записи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора. Такой отказ может быть расценен как ограничение прав при заключении трудового договора (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

В данном случае при заключении трудового договора необходимо обратить внимание работника на то, что отсутствие записи может повлечь сложности в дальнейшем, например, при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Так, может потребоваться представление дополнительных документов, подтверждающих период работы по трудовому договору в предыдущей организации (например, копия приказа об увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др.) (Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Отсутствие записи об увольнении не свидетельствует о том, что работник может заключать трудовые договоры только на условиях совместительства.

 

Ситуация из практики. Обязан ли работодатель принять от работника при его трудоустройстве трудовую книжку старого (советского) образца, которая была выдана в Белоруссии?

Работодатель должен принять трудовую книжку старого образца, выданную в странах бывшего СССР для внесения в нее соответствующих сведений.

На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введенные в действие Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 N 1320, Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656, Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310, а также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Поэтому если на работу принимается иностранный гражданин из стран бывшего СССР (Белоруссия, Украина, Казахстан, Молдавия и т.п.) и предъявляет трудовую книжку старого образца, то сведения о приеме на работу нужно вносить в нее. Если же представлена трудовая книжка по иной, неутвержденной форме, то работнику нужно выдать новую трудовую книжку (как работнику, принимаемому на работу впервые) (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.06.2005 N 908-6-1).

 

Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера

 

В трудовой книжке указываются сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и награждениях (ст. 66 ТК РФ). Факт заключения договора гражданско-правового характера не отражается в трудовой книжке (ст. 11 ТК РФ).

 

Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу

 

Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ. Такой вывод следует из абз. 3 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу. Она пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Это следует из совокупности положений абз. 2 п. 3.1 и абз. 1 п. 1.1. Например, если работник принят на работу 8 октября 2015 г., в трудовой книжке делается запись: "08.10.2015".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).

См. образец заполнения трудовой книжки.

 

2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно

 

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП "Гознак". Работодатели приобретают их на основании договора, заключенного с данным предприятием либо через распространителей, отвечающих его требованиям (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н). Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них, приобретенные работодателем, учитываются в приходно-расходной книге, которая ведется бухгалтерией предприятия, и хранятся как документы строгой отчетности.

Для оформления новой трудовой книжки работодатель или лицо, ответственное в организации за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, получает бланк в бухгалтерии и заполняет его в соответствии с Инструкцией по заполнению. Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Подробнее об этом см. " Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка ".

 

Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил

 

Следует различать порядок оформления новой трудовой книжки (в связи с ее утратой, порчей и другими случаями) и дубликата трудовой книжки.

Оформление новой трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ) предусмотрено в случаях поступления на работу впервые или приема заявления от работника об утрате, повреждении или иной причине отсутствия трудовой книжки и является обязанностью работодателя, с которым работник заключает трудовой договор.

Дубликат трудовой книжки оформляется только работодателем по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При приеме на работу лица, утратившего трудовую книжку, необходимо получить от него заявление об оформлении новой трудовой книжки. На основании данного документа, в котором отражается причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, иная причина), работодатель либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, заполняет новую трудовую книжку работнику в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

См. образец составления заявления.

 

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1);

- профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

- дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

- правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

 

Далее заполняются сведения о приеме на работу по следующим правилам (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).

См. образец заполнения трудовой книжки.

 

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.

 

Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые

 

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

 

Титульный лист

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.) (п. 2.1);

- профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

- дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

- правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

 

Сведения о приеме на работу

Заполнение раздела "Сведения о работе" в трудовой книжке работника, принятого на работу впервые, производится в общем порядке.

Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу

 

Важно! Запись, нередко встречаемая в трудовых книжках работников: "Трудового стажа не имел", не предусмотрена Инструкцией по заполнению трудовых книжек и не должна вноситься.

 

Перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника вносятся следующие записи (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- о времени военной службы;

- о времени службы в органах внутренних дел;

- о времени службы в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

Продолжение перечня

- о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

- о времени службы в органах налоговой полиции;

- о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- о времени службы в таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

 

См. образец заполнения трудовой книжки.

 

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.