Получение персональных данных работника у третьих лиц. Согласие работника на получение работодателем персональных данных у третьих лиц

 

Если персональные данные работника могут быть получены только у третьей стороны, работника нужно уведомить об этом заранее и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

- цели получения персональных данных работника у третьего лица;

- предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);

- способы получения данных, их характер;

- возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Информацию, не имеющую отношения к перечисленным в п. 1 ст. 86 ТК РФ целям, работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже с согласия работника.

См. образец составления уведомления.

 

См. образец составления согласия.

 

ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

1. Организация учета и хранения персональных данных >>>

1.1. Оформление журналов учета персональных данных >>>

1.2. Требования к помещению, где хранятся персональные данные >>>

1.3. Защита персональных данных >>>

1.3.1. Организация программной защиты персональных данных, содержащихся в информационной системе работодателя >>>

2. Организация доступа работников к персональным данным других работников >>>

3. Оформление обязательства о неразглашении персональных данных работниками, имеющими доступ к этим данным >>>

4. Положение о персональных данных >>>

4.1. Оформление Положения о персональных данных >>>

4.2. Введение в действие Положения о персональных данных >>>

4.3. Ознакомление с Положением о персональных данных >>>

4.4. Изменение и дополнение персональных данных >>>

4.4.1. Внесение изменений в трудовой договор при изменении персональных данных (смена фамилии и т.д.) >>>

4.5. Срок хранения персональных данных >>>

 

Организация учета и хранения персональных данных

 

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты работодатель должен обеспечивать за счет своих средств. В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Из данных норм следует, что работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под роспись.

Пунктом 10 ст. 86 ТК РФ предусмотрено, что работодатели и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. Подробнее об этом см. п. 4 настоящего материала.

 

Оформление журналов учета персональных данных

 

Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдать режим конфиденциальности персональных данных, то целесообразно вести журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам.

В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным (доступа работников организации к персональным данным других работников) следует указывать такие сведения, как дата выдачи и возврата документов (личных дел), срок пользования, цели выдачи, наименование выдаваемых документов (личных дел). Лицо, которое возвращает документ (дело), должно обязательно присутствовать при проверке наличия всех имеющихся документов по описи, если выданные документы составлены более чем на одном листе.

Лицо, которое получает личное дело другого работника во временное пользование, не имеет права делать в нем какие-либо пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Помимо этого, также следует вести журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам, в котором необходимо регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дату передачи персональных данных или уведомления об отказе в их предоставлении и отмечать, какая именно информация была передана.

Система учета персональных данных также может предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также устанавливать порядок работы с ними. В этой связи необходимо ведение журнала проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

 

Требования к помещению, где хранятся персональные данные

 

Работодатель обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных работников от неправомерного использования или утраты либо обеспечить принятие таких мер. Это следует из п. 7 ст. 86 ТК РФ, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных.

В частности, работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте требования к помещениям, в которых находятся носители информации (например, компьютеры с базами данных, документы на бумажных носителях), содержащие персональные данные работников.

Обращаем внимание, что Закон о персональных данных и Трудовой кодекс РФ не устанавливают каких-либо требований к упомянутым помещениям. Представляется, что работодатель может определить особый режим доступа в них, требования к оборудованию, установить перечень лиц, имеющих право доступа в данные помещения. Такие выводы следуют из анализа ч. 1, 2 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ст. 87 ТК РФ.

Исходя из п. 21 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008) документы воинского учета, содержащие персональные данные работников, рекомендуем хранить в железных шкафах в специально оборудованных помещениях.

 

Защита персональных данных

 

Защита персональных данных представляет собой регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение установленного порядка доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и обеспечивающий безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

Для обеспечения внешней защиты персональных данных работников работодатель должен принять следующие меры:

- установить пропускной режим и особый порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

- установить особый порядок выдачи пропусков и удостоверений работников;

- использовать технические средства охраны;

- использовать программно-технический комплекс защиты информации на электронных носителях и пр.

Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников работодатель должен предпринять следующее:

- ограничить и регламентировать состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к персональным данным других работников;

- избирательно и обоснованно распределить документы и информацию, содержащую персональные данные, между лицами, уполномоченными на работу с такими данными;

- рационально размещать рабочие места для исключения бесконтрольного использования защищаемой информации;

- регулярно проверять знание работниками, имеющими отношение к работе с персональными данными, требований нормативно-методических документов по защите таких данных;

- создавать необходимые условия для работы с документами и базами данных, содержащими персональные данные работников;

- определять состав работников, имеющих право доступа (входа) в помещения, в которых хранятся персональные данные;

- организовать порядок уничтожения информации;

- своевременно выявлять и устранять нарушения установленных требований по защите персональных данных работников;

- проводить профилактическую работу с должностными лицами, имеющими доступ к персональным данным работников, по предупреждению разглашения таких сведений.