Ключевые поля. Типы используемых ключевых полей

Базы данных, такие как Microsoft Access, могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении “многие-ко-многим”. Примером такой таблицы может служить таблица “Заказано”, связывающая таблицы “Заказ” и “Товар”. Ключ в этой таблице состоит из двух полей: “КодЗаказа” и “КодТовара”. В таблице “Заказано” может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей “КодЗаказа” и “КодТовара” достаточна для образования ключа.

Принципы организации связей между таблицами

Связь между таблицами устанавливается через уникальный индекс главной таблицы (В качестве главной таблицы принимается таблица, в которой отсутствуют ссылки на другие таблицы), который необходимо ввести в связуемую таблицу при ее создании (через создание поля аналогичного в главной таблице), либо передать при введении столбца подстановок в связуемую таблицу (последнее делается автоматически при введении столбца подстановок). Таким образом, можно в связуемую таблицу вводить любое поле главной таблицы, при этом имя ключевого поля главной таблицы присваивается имени поля столбца подстановок, а ключевой столбец делается скрытым.

Предпочтительным является второй способ. При первом способе придется постоянно следить, чтобы данные полей, через которые обеспечивается связь были постоянно одинаковы. Это значит, что при необходимости введения нового данного в поле, связанного с главной таблицей необходимо будет сначала ввести эти данные в главную таблицу, затем их вводить в связуемой таблице полностью идентичными.

Рассмотрим пример, изображенный на Рисунке 1.

В таблицу Товар введены столбцы подстановок из таблиц Поставщики и Тип. Из таблицы Поставщики введено поле с именем Название, которое в таблице Товар значится под именем Фирмы. Из таблицы Тип введено поле с именем Категория, которое в таблице Товар значится под именем Устройства. Изменение имен полей для отображения в таблице сделано через Свойства полей таблицы Товар в строке Подпись (см. Рисунок 2). Имена полей и их свойства в структуре таблицы Товар - КодТипа – КодПоставщика (режим Конструктора) - совпадают с именами ключевых полей соответствующих таблиц (см.Рисунок 2). Только в этом случае можно выполнить связывание таблиц в отношении один-ко-многому, что и видно из схемы данных Рисунок 1.

3. СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

1) Изучить основные понятия СУБД.

2) Выбрать предметную область (самостоятельно), которая будет отражена в проектируемой базе данных (данные об электродвигателях, радиоэлектронные устройства, о полупроводниковых устройствах и т.п.).

3) Выполнить задание согласно методическим указаниям.

4) Распечатать полученные отчеты (с помощью PrintScreen).

5) Сделать выводы

6) Оформить контрольную работу.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Дубнов П.Ю. Access 2002.- М.: ДКМ Пресс, 2004.- 313 с.

2. Карчевский Е.М., Филиппов И.Е. Access 2010 в примерах: Учебно-методическое пособие.- Казань: Казанский федеральный университет, 2011. – 118 с.