Основные направления улучшения

К основным направлениям совершенствования организации управленческого труда относятся следующие.

1) Совершенствование форм разделения и кооперации управленческого труда. Существует несколько видов разделения управленческого труда:

· функциональное - выделение необходимых для эффективного управления производством функций, выполнение которых закрепляется за определенными должностями или подразделениями аппарата управления;

· иерархическое - распределение работ по уровням иерархии управления, закрепление их за определенными управленческими работниками и формирование на этой основе полномочий последних;

· технологическое - разделение процесса управления на операции по сбору, передаче, хранению и преобразованию информации, выполняемые определенными категориями работников;

· профессиональное - дифференциация управленческих работников в соответствии с их профессиональной подготовкой;

· квалификационное - предоставление работникам конкретных видов работ в соответствии с их квалификацией, стажем работы и личными способностями;

· должностное - назначение управленческих работников в системе управления в соответствии с их компетенцией (совокупностью прав, обязанностей и ответственности по реализации какой-либо функции управления).

· Так же относится подбор и расстановка работников управления и обеспечение их квалификационного уровня в соответствии с должностными обязанностями, что способствует специализации каждого управленца в своём направлении, что поднимает производительность труда как каждого, так и в целом аппарата управления.

2) Мероприятия по укреплению дисциплины труда и устранению потерь рабочего времени. Среди мер по устранению потерь рабочего времени особое место занимает нормирование труда, основной задачей которого является определение трудоёмкости работ и необходимой для их выполнения численности работников, что способствует устранению потерь рабочего времени.

3) Совершенствование системы оплаты и стимулирования труда управленческих работников. Организуя работу персонала, управленец должен знать, что каждый трудовой процесс различается по степени его тяжести и соответственно в зависимости от того, какую группу работ выполняют сотрудники, осуществляется подбор кадров, определяется величина заработной платы и дополнительного вознаграждения, организуется соответствующий режим труда и отдыха, создаются условия для поддержания и сохранения работоспособности.

4) Рациональное планирование и распределение рабочего времени, оснащение рабочих мест оргтехникой, техническими средствами связи и обслуживания. Чтобы эффективно использовать рабочее время руководителя, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и, почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочивание) времени. Оно обеспечивает рациональное использование рабочего времени. При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для их использования, что в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Известно, что средствами организации управленческого труда являются организационная и вычислительная техника, а уровень и полнота её использования определяют эффективность организации менеджмента.

5) Улучшение санитарно-гигиенических и психофизиологических условий труда. В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели, т. е. подразумевается введение мероприятий по охране труда, обеспечивающих безопасные условия, как для руководителя, так и для окружающих его людей.

6) Внедрение передовых приемов и методов управленческого труда. К этому разделу относится повышение квалификации и культурно-технического уровня работников управленческого труда на предприятии.

План улучшения организации управленческого труда

На основе проведенного анализа организации управленческого труда ООО «Русская трапеза» для рационализации и повышения эффективности труда директора можно внести ряд следующих предложений.

1 Рациональная организация управленческого труда предполагает определение приоритетов в выполнении дел. Это связано с тем, что различные дела существенно различаются по значимости и срокам их реализации. Как говорит директор рассматриваемого предприятия, в течение дня он выполняет достаточно большой объём работы, значит, ему стоит выделить определённое время в начале рабочего дня, (около 30 минут) когда он будет составлять письменный план работы на день, что в определённой степени позволит принимать однозначные решения о первоочерёдности важных дел и составлять список приоритетов выполнения работы и строго следовать ему. Так же в плане стоит учитывать время на перерывы и отдых. Это будет способствовать рационализации баланса рабочего времени, который является наиболее значимым личным ресурсом руководителя и позволит не упустить ни одного запланированного дела, а также наглядно видеть, какие дела оказались не выполненными.

Рекомендуется ввести в использование метод АВС-анализа для определения эффективности и порядка выполнения различных задач. В соответствии с этим методом задачи делятся на три категории:

· важнейшие дела (А), которые составляют около 15 % от общего числа дел, а их значимость (в смысле вклада в достижение цели) составляет около 65 %;

· менее важные дела (В) - около 20 % от общего числа дел, их значимость составляет 20 %;

· несущественные дела (С) - 65 % общего числа, но их значимость составляет лишь 15 % от общей значимости.

В соответствии с составленной матрицей АВС, следует около 65 % времени тратить на дела категории А, 20 % - категории Б и лишь 15 % - категории В, к тому же неплохо было бы рассмотреть задачи Б и В с точки зрения делегирования их начальнику отдела продаж.

2. В течение рабочего дня директору постоянно поступают потоки информации, по мнению руководителя, около 30 - 40 % своего времени он тратит на прочтение бумаг, переписку, совещания и телефонные переговоры, при этом он получают и перерабатывают гораздо больше информации, чем это необходимо. Поэтому, на мой взгляд, целесообразно ввести должность секретаря, которая отсутствует и поручить ему прочтение, обработку, упорядочивание и систематизацию поступающего информационного потока. Тогда руководителю будет предоставляться уже отобранная и переработанная информация, что существенно сократит потери рабочего времени директора и позволит ему не отвлекаться на изучение информационного потока, который не имеет для него важности, что повысит эффективность организации его труда.

Внедрение должности секретаря так же обеспечит управление потоками посетителей, который он сможет перенаправить в нужный отдел или сам по возможности ответит на интересующие вопросы, если же нужен непосредственно директор, секретарь предупредит о посещении или назначит время приёма в другой, удобный для обеих сторон день. Это позволит руководителю иметь время для обдумывания своих дел и не отвлекаться на посторонние вопросы и переговоры на тему, которая зачастую не совпадает с темой выполнения текущего задания. Руководитель предприятия это не о лицо, к которому в любой день недели и в любое время может прийти посетитель и оторвать его от решения важных вопросов. Как считает сам директор, это повысит качество его работы, так как ему не нужно будет тратить до 20 % своего времени на поиск и обработку информации, а так же позволит сосредоточиться на каждой рассматриваемой проблеме, зная, что никто его не будет отвлекать. Секретарь сможет заблаговременно согласовывать и соблюдать сроки и даты посещений, к тому же стол секретаря будет служить своего рода барьером на пути к кабинету руководителя.

Так же стоит установить часы посещения, который отсутствуют, что позволит директору не планировать на это время важных дел, ведь он будет знать, что в это специально отведённое время его могут побеспокоить. Это опять же будет способствовать более рациональному распределению времени и обеспечит решение важных вопросов в полной мере от начала до конца в не приёмные часы, что увеличит качество и эффективность принимаемых решений по рассматриваемым направлениям.

3. Телефон - важное средство эффективности организации управленческой работы, оперативного делового общения. Но иногда он становится источником потерь рабочего времени. К тому же, при введении должности секретаря, который будет принимать входящие телефонные звонки, станет возможным доводить до руководителя звонки, адресованные конкретно ему и имеющие для него важное значение. Директор совместно с секретарём сможет определить критерии, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок), перенаправлены в другие отделы, в компетенции которых задаваемые вопросы или же их следует «пропустить» к руководителю. Также по телефону секретарь сможет записать посетителя на приём в удобное для обеих сторон время. Это рационализирует время и руководителя и звонящего, а в целом способствует повышению репутации фирмы, как заботящейся о своих клиентах.

4. Директор в своем кабинете не только работает сам, но и проводит совещания. Из этого следует, что необходимо создать благоприятные и способствующие работе условия как непосредственно для руководителя, так и для его подчиненных. Как было выяснено в пункте 2.3, в кабинете директора отсутствует разделение на рабочую зону и зону совещаний. Для этого стоит поставить дополнительный стол для совещаний, который, в данном случае, удобнее поставить Т-образно к уже имеющемуся рабочему столу руководителя. Это положительно повлияет на собеседников, будет способствовать психологически более легкому и уверенному общению, что приведет к наиболее результативным и оперативным решениям поставленных задач, а также не будет способствовать загромождению стола документацией, благодаря введению дополнительной рабочей поверхности.

5. Главный бухгалтер и начальник отдела продаж также можно считать управленцами, поэтому для повышения производительности и результативности их управленческого труда директору следует мотивировать труд своих подчинённых, что, по словам директора, в данной организации развито в малой степени. Следует ввести премии за перевыполнение планов, предусмотреть выплаты в праздничные дни, а так же за выполнение заданий, которые не входят в круг должностных обязанностей, что будет способствовать повышению заинтересованности в работе и не позволит работникам покинуть данное место работы. А это важно, ведь конкуренция в сфере продаж строительных материалов довольно высока и следует удерживать сотрудников, прибегая к методам стимулирования и мотивации труда.

Таким образом, вышеперечисленные мероприятия, на мой взгляд, позволят директору ООО «Русская трапеза» увеличить эффективность организации его труда и повысить свою, а также своих подчинённых, работоспособность, тем самым, рационализировав труд на предприятии, что будет способствовать экономическому росту деятельности компании.