Организация контроля исполнения документов

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков

Контроль исполнения документов в организациях осуществляется, как правило, или секретарем-референтом или специальным контрольным аппаратом. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет непосредственно руководитель подразделения или его секретарь.

Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать.

Первостепенное значение имеет правильность определения сроков исполнения документов. В директивных документах, как правило, сроки исполнения устанавливаются вышестоящими организациями. В приказах и распоряжениях руководителя организации, а также в решениях коллегиального органа сроки указываются отдельно по каждому вопросу, требующему исполнения.

Если срок исполнения в документах не указан, контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю, в котором указываются их основные сроки исполнения.

Сложные задания, требующие длительного срока исполнения, разбиваются на четко ограниченные этапы. По каждому этапу в отдельности определяются ответственный исполнитель, срок и методы исполнения.

Эффективность контроля исполнения в значительной степени зависит от используемых методов его проведения.

Проверка исполнения документов ответственным за контроль производится путем проверки всех данных, характеризующих действительное состояние выполнения.

При этом необходимо проверять все условия выполнения задания: были ли получены указания от руководителя, выполнены ли они исполнителем и в какой мере, правильно ли определен срок исполнения и т. д. Если в процессе проверки выясняется, что выполнение задания задерживается, контролер анализирует причины этой задержки, подразделяя их на объективные (перегрузка сотрудников, нерациональная схема документооборота, плохая работа делопроизводственных подразделений) и субъективные (неисполнительность и недисциплинированность служащих, отсутствие достаточного опыта и квалификации).

Однако при проведении фактических проверок контролер не вправе оценивать работу исполнителя по существу. Задача контролера состоит в определении того, в какой степени результаты соответствуют намеченной программе, будет ли она выполнена в срок или необходимо принимать меры по ускорению ее исполнения, а также в проверке правильности исполнения документа по форме. На формальные моменты необходимо обращать серьезное внимание, поскольку несоблюдение формы влияет на существо исполнения. Если задание расчленяется на отдельные этапы, контролер последовательно и заблаговременно проверяет выполнение каждого этапа в отдельности.

Технология и техника контроля исполнения документов во многом определяется принятой системой регистрации документов. Наиболее распространенным является карточный способ контроля. Начало контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступившей в учреждение корреспонденции. На контрольные документы заполняются дополнительные карты. Количество экземпляров карт определяется для каждого учреждения или предприятия индивидуально. В крупных организациях, например, необходимо заполнять три-четыре экземпляра карт. Первый экземпляр помещают в общем массиве справочной картотеки, второй – в контрольном органе при руководителе организации, третий – в первичной контрольной ячейке структурного подразделения, а четвертый экземпляр проходит с документом весь его путь и находится у исполнителя до исполнения документа.

На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп «Контроль» или буква «К». После выполнения этой операции документы направляются руководству.

Из экземпляров регистрационных карт, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки по срокам исполнения, структурным подразделениям и исполнителям, содержанию документов и т. д.

Чаще всего в практике применяется распоряжение карт по срокам исполнения. Для этой цели используются специальные «сроковые» картотеки из 33 отделений, по числу дней в месяце и двух дополнительных отделений – нулевого для карт на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце, и тридцать третьего – для документов, исполнение которых намечено на следующий месяц или на другой длительный срок. Контролер ежедневно просматривает массив карт и подготавливает на следующий день те карты и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены.

Первый этап контрольных операций завершается расстановкой карт в картотеках. На втором этапе производится запись в регистрационные карты в соответствии с содержанием работы по исполнению документов. Результаты проверок заносятся на карту. Необходимо отмечать все существенные моменты хода исполнения, а также рекомендованные исполнителю предложения. Завершаются технические операции снятием документов с контроля после их фактического исполнения. Об этом делается отметка в специальной графе карты. В ней кратко указывается, что и когда сделано, и проставляется дата исполнения.

Документы снимаются с контроля по указанию тех должностных лиц, которые поставили их на контроль.

Контрольные карты на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит при анализе проследить фактический ход исполнения документов, обнаружить повторяющиеся трудности, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения документов.

Иными методами контролируется исходящая из организации документация. Ее целесообразно контролировать децентрализовано, в соответствующих структурных подразделениях по исполнителям, которые готовили необходимые документы и заинтересованы в скорейшем получении ответа. Техника контроля в данном случае проста. В сроковую картотеку или в папку-регистратор, каждая из которых имеет 31 ячейку, вкладываются копии документов, на которые должны быть получены ответы.

Постоянный рост числа контрольных документов привел к необходимости совершенствования существующей технологии и техники контроля. Наибольшее распространение получают системы контроля с использованием ПЭВМ.