Часть№5. Форматирование абзацев. Создание списков. Многоколочный набор.

· Запишите в тетрадь список клавиш для быстрого форматирования абзацев.

< Ctrl > < L > По левому краю

< Ctrl > < E > По центру

< Ctrl > < R > По правому краю

< Ctrl > < J > По ширине

< Ctrl > < 1 > Одинарный интервал

< Ctrl > < 2 > Двойной интервал

< Ctrl > < 5 > Полуторный интервал

< Ctrl > < 0 > Увеличивает интервал сверху

< Ctrl > < M > Сдвигает левый абзацный отступ вправо на позицию табуляции

< Ctrl > < Shift > < M > Сдвигает левый абзацный отступ вправо на позицию табуляции

< Ctrl > < T > Сдвигает левый абзацный отступ (кроме первой строки) влево на позицию табуляции

< Ctrl > < Shift > < T > Сдвигает левый абзацный отступ (кроме первой строки) влево на позицию табуляции

< Ctrl > < Q > Снимает форматирование абзаца.

2. Использование линейки для форматирования абзацев.

· Найдите на линейке маркеры первой строки, левого отступа, правого отступа. Установите длину строки с помощью линейки, перетаскивая абзацные отступы на нужное место.

Ú Запишите в тетрадь действия, производимые с помощью щелчков мыши в области линейки: щелчок мышкой на значке табулятора меняет тип табулятора;

Ú щелчок мышкой в нижней части линейки устанавливает в этой точки табулятор;

Ú двойной щелчок мышкой в нижней части линейки открывает диалог Табуляция;

Ú двойной щелчок мышкойв верхней части линейки открывает диалог Параметры страницы.

· Установите позиции табуляции на линейке. Сначала выберите тип табуляции (выравнивание по левому краю, по правому, по центру), щелкнув мышью на значке табулятора. Далее установите табулятор нужного типа в нужной точки линейки. Проверь действие установленных позиций табулятора. Перетащите символы табуляции на новое место. Удалите их с линейки, перетаскивая за границы листа.

3. Если нужно скопировать способ оформления (шрифт, размер, выравнивание и т.д.) одного участка текста на другой, следует:

ü выделить текст, формат которого копируется (для того, чтобы перенести формат одного абзаца на другой, достаточно просто установить текстовый курсор внутрь абзаца);

ü нажать кнопку (Формат по образцу) на Стандартной панели инструментов;

ü отметить "мышью" фрагмент текста, на который копируется формат.

Если нужно скопировать формат на несколько разных участков текста, нажмите кнопку копирования формата двойным щелчком. Тогда для выхода из режима копирования формата нажмите ESC.

· Добавьте к документу 4 абзаца текста. Измените в первом и втором абзацах документа межстрочный интервал на полуторный, а в третьем и четвертом абзацах – на двойной. Установите в первом и втором абзацах выравнивание текста по ширине страницы с отступом 0,75 см., в третьем и четвертом абзацах – выравнивание по левому краю без отступа. Скопируйте оформление первого абзаца на остальные три.

4. Команды для форматирования абзаца содержатся также в разделе Формат - Границы и заливка. Открывающееся окно Границы и заливка включает команды, позволяющие взять в рамку, а также залить выбранным цветом выделенный абзац (выделенные абзацы или всю страницу). При наличии только черно-белого принтера вместо цветной заливки можно использовать серую заливку различной плотности. Плотность заливки можно выбрать в окошке Узор окна и заливка.

Команды окна позволяют выбрать рамку с тенью и рамку, охватывающую текст лишь с выбранных сторон.

Взять абзац в рамку можно также с помощью следующих действий:

üвыделить абзац;

üщелкнув мышкой на кнопке Таблицы и границы, вызвать диалоговое окно с тем же названием;

üв этом окне щелкнуть на кнопке Внешние границы.

· Поместите курсор ввода в тот абзац, который вы хотите обвести в рамку и вызовите команду Формат ‑ Границы и заливка. В диалоговом окне выберите вкладку Границы и установите параметры обрамления. Выберите тип обрамления (рамка, тень), тип и цвет обрамляющей лини. Затем перейдите к вкладке Заливка и установите тип и цвет узора и цвет фона. После нажатия кнопки ОК все установленные параметры применяются в активному абзацу. Если вы хотите обрамить и залить несколько абзацев, то их необходимо сначала выделить, а потом вызывать команду.

· Заголовок документа заключите в пунктирную рамку с заливкой фона серым цветом интенсивностью 25%. Установите обрамление всех страниц документа.

5. Буквица.Буквица ‑ это большая буква (несколько букв) в начале абзаца, оформленная отличным от основного текста образом. Чтобы создать буквицу, установите курсор ввода в начало абзаца (если вы хотите превратить в буквицу не одну букву, а несколько, выделите их). Вызовите команду Формат ‑ Буквица. В открывшемся диалоговом окне установите формат буквицы: положение (в центре, на полях), тип шрифта и списка, высоту буквицы в строках и расстояние от текста. Для отмены формата буквицы, поместите курсор в нужный абзац, вызовите команду Формат ‑ Буквица и выберите положение Нет.

· Оформите с помощью буквицы все абзацы текущего документа.

6. Вставка символов. Для вставки в текущую позицию документа символа из любого шрифта можно воспользоваться пунктом меню Вставка.Символ. Закладка Символы позволяет, выбрав в списке "Шрифты" нужный шрифт, вставлять его символы в тексте нажатием сначала на символ, затем на кнопку Вставить окна диалога. Закладка Специальные символы позволяет вставить в текст часто используемые, но не набираемые непосредственно с клавиатуры символы, такие как Ó, §, ä и т.д.

· добавьте к колонтитулу документа строку вида ÓИздательство «Логос» ä. Найдите в окне вставки символа математические операторы, символы стрелок, греческие буквы.

7. Вставка автотекстаРедактор Word позволяет автоматически вставлять в текст некоторые стандартные часто встречающиеся выражения, такие как

- Большое спасибо,

- Мои наилучшие пожелания,

- До свидания и др.

Набор подобных фраз становится доступен, если открыть диалоговое окно Автотекст соответствующей командой из раздела меню Вставка. Редактор распознает типичные фразы по нескольким первым буквам, при этом на экране появляется подсказка. В этом случае для завершения фразы достаточно нажать на клавишу <Enter>. Словарь типичных фраз может быть дополнен. Для этого, выделив нужную фразу, можно воспользоваться кнопкой Создать в меню Вставка - Автотекст.

8. Создание списков. Word позволяет оформлять информацию в виде маркированных или нумерованных списков, т.е. последовательности абзацев, каждый из которых помечен специальным символом (маркером) или имеет номер. Для того, чтобы превратить абзацы в список, необходимо выделить их, а затем вызвать команду Формат ‑ Список. Открывшееся окно диалога содержит три вкладки, соответствующие спискам различных видов: Маркированный, Нумерованный, Многоуровневый. Для быстрого вызова команды Формат ‑ Список можно пользоваться кнопкой Маркированный список или кнопкой Нумерованный список на панели инструментов Форматирование.

· Вызовите команду Формат – Список. Перейдите к вкладке Нумерованный и выберите формат списка из предлагаемых в диалоговом окне. Если ни один из предлагаемых форматов вас не устраивает, нажмите на кнопку Изменить и настройте параметры формата нумерованного списка. Можно изменить шрифт номера, начальный номер, положение номера относительно текста, а также добавить какой-либо текст до и после номера абзаца. После нажатия кнопки ОК установленные параметры вступают в силу, и отмеченные абзацы приобретают вид списка. Для того, чтобы отменить форматирование в виде списка, нужно выделить пункты списка, вызвать команду Формат - Список, и нажать на кнопку Удалить.

· Для создания маркированного списка вызовите команду Формат - Список и выберите вкладку Маркированный. Формат маркера и его положение относительно текста можно изменить с помощью кнопки Изменить. В качестве маркера можно использовать любой символ из установленных в Windows шрифтов. Для этого нажмите на кнопку Маркер, и выберите тип маркера. После установки нужного формата списка, нажмите кнопку ОК.

Для создания многоуровневого списка, необходимо сначала подготовить текст следующим образом: абзацы разного уровня должны иметь различный отступ относительно левой границы. Для изменения отступа необходимо выделить абзацы, а затем воспользоваться командой Формат -Абзац, или передвинуть маркер левого абзацного отступа на линейке, или щелкнуть по кнопке Увеличить отступ, которая находится на панели инструментов Форматирование. После того, как эта работа выполнена, выделите все абзацы, которые вы хотите превратить вызовите команду Формат - Список, вкладка Многоуровневый и выберите нужный формат многоуровневого списка.

· На новой странице создайте многоуровневый список вида

1. Компьютеры

1.1. Pentium III;

1.2. Pentium MMX;

1.3. Cyrix 586.

2. Принтеры

2.1. лазерный - LaserJet 5L;

2.2. струйный - Epson ColorJet;

2.3. матричный - Epson LQ-100.

3. Мониторы

3.1. Samsung SyncMaster 3Ne

3.2. Sony SuperVGA

· Измените оформление списка так, чтобы отступы для элементов списка первого и второго уровней составляли 0.5 см и 1 см. Удалите элемент 2.2 и проверьте правильность перенумерации элементов списка. Преобразуйте список к обычному нумерованному; затем к маркированному.

9. Многоколоночный набор.Word позволяет легко оформить текст в несколько колонок. Для этого надо выделить текст, вызвать команду Формат ‑ Колонки, и в открывшемся диалоговом окне установить количество, ширину колонок и интервал между ними. Все сделанные для колонок установки видны в поле "Образец". Колонки можно отделять друг от друга линией. После нажатия кнопки ОК установленные параметры применяются к выделенному фрагменту. Увидеть колонки можно в режиме просмотра Разметка страницы или в режиме Предварительный просмотр (найдите ответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная). Количество и формат колонок принадлежит к числу тех параметров, которые наряду с параметрами страницы различают один раздел от другого. Раздел ‑ это часть документа, которая по своему оформлению отличается от других частей. Для того, чтобы начать новый раздел, надо воспользоваться командой Вставка ‑ Разрыв. Если количество колонок изменяется не во всем документе, а в какой-либо его части, то перед ней и после нее будет вставлен непечатаемый символ ‑ Конец раздела. Для удаления конца раздела надо выделить непечатаемый символ Конец раздела и нажать клавишу < Delete>. Для ускорения работы можно воспользоваться кнопкой Колонки, которая находится на панели инструментов Стандартная. После щелчка по этой кнопке на экран выводится диалоговое окно, в котором надо выбрать количество колонок. Для этого надо выполнить выделить одну, две, три или четыре колонки. Для изменения количества колонок надо установить курсор в любую точку раздела, а затем установить нужное количество колонок с помощью кнопки на панели инструментов, либо с помощью команды Формат ‑ Колонки.

· На новой странице создайте нумерованный список студентов своей группы и расположите фамилии в 2 колонки.

Часть№6. Работа с таблицами

1. Преобразование текста в таблицу. Текст, набранный с использованием какого-либо разделителя (чаще всего - невидимого символа табуляции, вставляемого при нажатии клавиши Tab), можно легко преобразовать в таблицу. Для этого выделите нужный фрагмент и обратитесь к пункту Таблица.Преобразовать в таблицу....

В появившемся окне диалога можно при необходимости исправить число строк и столбцов, задать новый разделитель ячеек таблицы (выбрав флажок Другой и введя нужный символ в поле ввода), а щелкнув по кнопке "Автоформат..." можно сразу же оформить свою таблицу.

· Наберите следующий текст, разделяя отдельные столбцы нажатием клавиши Tab (для удобства работы можно перед набором нажать кнопку ¶ (Непечатаемые символы)):

Группа Количество студентов Средний балл

221 23 1.2

222 21 1.05

223 19 1.25

Преобразуйте этот текст в таблицу.

2. Создание таблицы. Для создания таблицы можно воспользоваться пунктом меню Таблица.Вставить таблицу... или Щелкнуть по кнопке (Вставить таблицу) на Стандартной панели инструментов. В появившемся окне диалога ввести число строк и столбцов таблицы. Если щелкнуть по кнопке " Автоформат", можно создать одну из типовых таблиц, выбрав ее тип в списке "Форматы:". При работе в таблице для того, чтобы были видны границы ячеек, включите флажок Отображать сетку в меню Таблица.

Можно также непосредственно нарисовать таблицу курсором «мыши», выбрав пункт меню Таблица.Нарисовать таблицу.

· С помощью пункта «Нарисовать таблицу» нарисуйте таблицу следующего вида:

· Вызовите команду Таблица ‑ Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы установите число столбцов 5, число строк 2 (Строки можно добавлять по мере заполнения таблицы), ширина столбцов ‑ Авто (т.е. рабочее поле будет разделено на 5 равных колонок), нажмите кнопку ОК. В рабочее поле будет вставлена заготовка для новой таблицы. Найдите на экране непечатаемые линии сетки, маркеры ячеек и маркеры строк. Если линии сетки не выведены на экран, вызовите команду Таблица ‑ Сетка.

Заполните первую строку таблицу (заголовок) по следующему образцу:

3. Форматирование таблицы. Для перемещения в таблице, кроме клавиш со стрелками, удобно использовать клавиши Tab и Shift-Tab (перейти к следующей и предыдущей ячейке соответственно).

Выделение ячеек, строк и столбцов. Выделить содержимое ячейки можно как обычный текст - при помощи клавиши Shift и стрелок, а также двойным щелчком мыши, всю ячейку вместе с содержимым- тройным щелчком. Для выделения целой строки можно использовать невидимую полосу выделения в левой части страницы, где курсор мыши принимает форму ä. Для выделения столбцов достаточно в режиме разметки страницы разместить курсор мыши над таблицей (он примет форму ê) и, не отпуская кнопку мыши, выделить нужное число столбцов. Соответствующие пункты есть также в меню Таблица.

Выделенные строки и столбцы можно вырезать и вставлять, выбирая пункты Вырезать, Копировать, Вставить из контекстного меню таблицы. Если нужно вставить столбец правее последнего столбца, выделите невидимый столбец с правого края таблицы тем же способом, что и остальные, а для добавления строки к таблице достаточно нажать Tab, находясь в правой нижней ячейке. Так же легко соединить выделенные ячейки в одну, или разбить выделенную ячейку на несколько, выбирая нужные действия в меню Таблица.

Изменять размеры строк и столбцов таблицы можно, перетаскивая в режиме разметки страницы маркеры на полосах прокрутки. Размеры столбцов таблицы можно изменять и непосредственно взявшись за разделитель столбцов (курсор мыши принимает вид перечеркнутой горизонтальной стрелки). При этом действуют следующие правила:

Ø при перетаскивании меняется только ширина двух соседних столбцов, между которыми находится разделитель;

Ø если в строке, размеры которой изменяются, выделена ячейка, изменяется ширина столбцов только в этой строке;

Ø если при перетаскивании нажата Shift, ширина столбца слева от разделителя изменяется за счет изменения ширины всей таблицы.

Ø если при перетаскивании нажата Ctrl, ширина столбца слева от разделителя изменяется за счет пропорционального изменения ширины всех столбцов справа от разделителя.

· Во второй таблице, начиная с крайне левой ячейки, методом «перетащить и оставить» измените ширину столбцов таблицы. Перетаскивать можно также разделители столбцов на линейке (они появляются, если курсора ввода поместить в область таблицы). Используя команду меню Таблица‑Свойства таблицы, вкладка Столбец, установите ширину третьего и четвертого столбцов равной 4см.

· С помощью стрелок подведите курсор ввода в свободную ячейку во вторую строке столбца 1997. Вызовите команду Таблица ‑ Разбить ячейки. В диалоговом окне команды в поле Число столбцов установите значение 4. Повторите эту операцию с ячейкой столбца 1998. Установите курсор ввода в последнюю ячейку строки 2 и нажмите клавишу < Tab >, после чего в таблице появится новая строка, имеющая ту же структуру, что и предыдущая. Заполните ячейки таблицы данными так, как это показано ниже. Для перехода в следующую ячейку используйте клавишу < Tab >, для возврата в предыдущую ‑ клавиши < Shift >< Tab >.

· Создайте таблицы следующего вида:

4. Оформление таблицы Для оформления внешнего вида таблицы можно воспользоваться набором различных форматов, представленных в диалоговом окне Автоформат таблицы (вызываемом командой Автоформат в меню Таблица).

Нарисовать и отформатировать таблицу по своему вкусу можно с помощью средств диалогового окна Таблицы и границы. Окно вызывается командой Нарисовать таблицу из контекстного меню, появляющегося на экране после щелчка правой кнопкой мыши. Окно Таблицы и границы содержит карандаш и ластик, позволяет выбирать тип, цвет и толщину линий, цвет заливки, объединять и разбивать ячейки и т.д.

5. Сортировка столбцов таблицы. При необходимости отсортировать содержимое таблицы по одному или нескольким столбцам выделите нужные столбцы и воспользуйтесь пунктом Таблица.Сортировка...

В списках "Сортироват ь " и "Зат е м" можно установить последовательность столбцов, по которым сортируются строки таблицы, в полях т ип для каждого столбца выбрать один из типов Текст, Число и Дата, и установить, в каком порядке располагать строки таблицы - по возрастанию или убыванию признака. Word легко может отсортировать и абзацы текста. Просто выделите нужные абзацы и воспользуйтесь пунктом Таблица.Сортировка текста...

· Создайте таблицу следующего вида:

· Отсортируйте строки таблицы: а) по фамилии сотрудника; б) по дате рождения; в) по зарплате плюс дате рождения (т.е. сотрудники с одинаковой зарплатой должны быть упорядочены по дате рождения).

6. Вычисляемые таблицы. Word умеет выполнять вычисления над строками и столбцами таблицы. При этом в ячейку таблицы вставляется не число или строка текста, а формула, которая при необходимости легко пересчитывается.

Чтобы вставить в ячейку формулу, перейдите в эту ячейку и воспользуйтесь пунктом меню Таблица.Формула... Запись формулы всегда начинается со знака =, затем пишется имя функции и ссылки на ячейки таблицы которые этой функцией обрабатываются. Например, если Вы вставите формулу =SUM(LEFT) в ячейку последнего столбца, это будет означать "сумма ячеек слева от текущей". Чтобы увидеть список доступных функций, раскройте список В ставить функцию. Перечислим некоторые функции:

После имени функции в круглых скобках записывается ее аргумент. Сослаться можно как на конкретные ячейки, так и с помощью специальных относительных ссылок:

На конкретную ячейку можно сослаться, записав ее адрес в таблице: считается, что строки таблицы пронумерованы, начиная с 1, а столбцы обозначены латинскими буквами, начиная с A. Так, ссылка на вторую сверху ячейку первого столбца имеет вид A2, а ссылка на девять элементов в верхнем левом углу таблицы выглядит как A1:C3.

Щелкнув по значению формулы в таблице и вызвав контекстное меню, можно пересчитать значение формулы (пункт Обновить поле или клавиша F9), а также перейти в режим просмотра кодов полей, в котором можно непосредственно редактировать формулу, и обратно (пункт Коды/Значения полей). Ниже приведен пример таблицы с формулами.

· Откройте новый документ, скопируйте в него таблицу 1 из пункта 3. Установите курсор ввода в ячейку, находящуюся в третьем столбце последней строки. Вызовите команду Таблица ‑ Формула. В поле Формула диалогового окна команды показана формула SUM(ABOVE), которую Word предлагает вставить в ячейку таблицы. После нажатия на клавишу OK в текущую ячейку таблицы будет вставлена специальная инструкция, позволяющая суммировать содержимое ячеек, находящихся сверху от текущей. Повторите указанные действия для всех ячеек последней строки, кроме последней. После этого переместитесь в последнюю ячейку второй строки и вызовите команду Таблица ‑ Формула. Введите формулу SUM(LEFT), указывающую на суммирование содержимого ячеек, находящихся слева от текущей. Повторите эти действия для всех ячеек последнего столбца. Запищите в тетрадь название часто используемых встроенных функций (SUM, PRODUCT, MIN, MAX, AVERAGE).

· Создайте таблицу, содержащую отчет об успеваемости Вашей группы за последний семестр по следующему образцу:

Для подсчета средних баллов использовать формулы. Создать копию таблицы, в которой строки отсортированы по возрастанию среднего балла. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем “Вычисления в таблице.doc”