Часть№4. Форматирование документа

1. Форматирование страницы.Форматирование документов, предназначенных для печати, выполняется в привязке к параметрам печатной страницы. Поэтому создание документов следует начинать с настройки параметров страницы. К этим параметрам относятся, прежде всего, размер листа бумаги и величина полей.

Характерная ошибка начинающих заключается в том, что они начинают подготовку документа с ввода текста. Текст – это важнейший компонент документа, но для ввода текста служат программы иного класса - текстовые редакторы. Имея дело с текстовыми процессорами, начинать надо не с ввода текста, а с настройки параметров страницы, поскольку от нее зависят все используемые приемы форматирования.

Размеры бумаги и полей страницы можно установить с помощью команд из окна Параметры страницы, вызываемого из раздела меню Файл. Окно Параметры страницы содержит четыре закладки - Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, Макет. Назначение трех первых закладок очевидно, а на закладке Макет устанавливается, в частности, способ вертикального выравнивания текста на странице. Другие команды этого окна позволяют ввести нумерацию строк и установить нужную ориентацию текста: книжную или альбомную.

· Запустите программу Word с помощью ПУСК ‑ Программы ‑ Microsoft Word. Создайте новый документ. Установить режим просмотра Обычный, масштаб просмотра По ширине страницы. Выведите на экран панели инструментов Стандартная и Форматирования. Активизируйте кнопку Непечатаемые символы.

· Вызовите команду Файл ‑ Параметры страницы. На диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Поля, установите следующие параметры: Нижнее и Верхнее ‑ по 2 см, Правое ‑ 2.5 см, Левое ‑ 1.5, Для переплета ‑ 0 см,. Активизируйте флажок Зеркальные поля. На вкладке Размер бумаги установите А4, ориентация книжная (этот формат принят в России в качестве стандартного. При использовании нестандартного формата выбирают пункт Другой и с помощью кнопок Ширина и Высота задают его параметры). Просмотрите содержание вкладок Источник бумаги, Макет. Изучите список поля Применить, установите в нем значение Ко всему документу, нажмите ОК

· Откройте два документа из своей папки. Скопируйте несколько фрагментов текста из открытых документов в новый документ.

2. Нумерация страниц и колонтитулы. Добавить в документ нумерацию страниц можно, обратившись к пункту меню Вставка.Номера страниц. Если длинный текст должен выглядеть профессионально, нумерацию страниц лучше ввести вместе с колонтитулами - короткими текстами, повторяющимися в самом верху или в самом низу каждой страницы. Это может быть название главы, номер страницы, дата и т.д. Оформить колонтитулы можно с помощью одноименной команды из меню Вид. При выборе этой команды на экране появляется диалоговое окно Колонтитулы, включающее панель инструментов, а также рамка, ограничивающая поле, в которую можно вписать нужный текст. Панель инструментов позволяет выбрать верхний или нижний колонтитул, а также вставить в колонтитул стандартный текст из набора Автотекст (номера страниц, фамилию автора, имя файла и т.д.). Например, можно вписать в колонтитул номер страницы, номер главы и отделить колонтитул граничной линией (которую можно ввести с помощью команд меню Формат - Границы и заливка, как это описано ниже). После закрытия диалогового окна, введенные тексты будут автоматически появляться на всех страницах.

Отметим, что в обычном режиме просмотра на экране колонтитулы не видны. Чтобы увидеть колонтитулы, следует включить режим разметки страницы или режим предварительного просмотра документа.

Редактор Word позволяет ввести разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, а также отдельный колонтитул для первой страницы. Для этого нужно открыть меню Файл - Параметры страницы – Источник бумаги и сделать там соответствующие установки. После этого следует открыть диалоговое окно Колонтитулы и заполнить нужное количество колонтитулов, пользуясь кнопками: Переход к предыдущему и Переход к следующему.

Для редактирования или удаления колонтитула следует его открыть командой Колонтитулы из меню Вид, внести необходимые изменения и нажать на кнопку Закрыть.

· Вызовите команду Вставка ‑ Номер страницы. В открывшемся диалоговом окне уточните, где необходимо устанавливать номер страницы (вверху страницы, внизу), как производить выравнивание (по левому краю, по правому, от центра), нужно ли ставить номер на первой странице. Кнопка Шрифт позволит изменить номер, с которого начинается нумерация.

· Вызовите команду Вид ‑ Колонтитулы, вы перейдете в режим создания колонтитулов. Курсор вставки переместится в область верхнего колонтитула, а на экран будет выведена панель инструментов Колонтитулы. Любой текст, изображение, введенное в этом режиме, будет повторяться на всех страницах текущего раздела. Изучите кнопки панели инструментов Колонтитулы: переключение между нижним и верхним колонтитулом, переход к предыдущему разделу, переход к последующему разделу, вставка в колонтитул номера страниц, даты и времени, кнопка перехода в диалог установки параметров страниц. В диалоге Параметры страницы устанавливается важный параметр ‑ расстояние от нижнего (верхнего) края страницы до нижнего (верхнего) края колонтитулов. Эти параметры необходимо изменить, если введенные колонтитулы не умещаются в области печати того принтера, на котором вы печатаете документ.

· Для отмены введенных колонтитулов надо вновь перейти в режим Вид - Колонтитулы, и удалить текст колонтитулов.

· Добавьте в рабочий документ нумерацию страниц – номера должны быть расположены снизу страницы по центру, номер на первой странице не ставится. Добавьте к документу верхний колонтитул, включающий название документа, и нижний колонтитул, включающий номер страницы и общее число страниц, например, в виде «Стр. 1 из 5», «Стр. 2 из 5» и т.д.

3. Word позволяет заполнить поля страницы узорами, набор которых доступен из меню Формат - Границы и заливка - Страница.

· Вызовите команду Формат - Границы и заливка – Страница. Ознакомьтесь сосновными элементами диалогового окна Границы и заливка. Заполните поля Вашего документа понравившимся Вам рисунком.

4. Принудительный разрыв страницы, нужный, например, в конце раздела, производится с помощью команды <Ctrl>+<Enter>. Если включен обычный режим просмотра, то после выполнения команды в документе появляется строка с разделительной линией и словами "Разрыв страницы". В режиме Разметка страницы в документе просто появляется пустое поле до конца страницы. При необходимости, удалить принудительный разрыв можно с помощью клавиши Del, поместив предварительно курсор на разделительной линии (в обычном режиме просмотра документа), либо непосредственно перед линией (в режиме Разметка страницы).

· Вставьте принудительный разрыв страницы после каждого фрагмента текста.

5. Использование стилей.Стилем называется набор элементов форматирования, имеющий собственное имя и хранящийся в шаблоне. При открытии документа все абзацы в нем получают стили из стандартного набора: Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3, а текст получает стандартный текстовый стиль Основной шрифт. Различают стиль символа и стиль абзаца.Стиль абзаца применяется к тому абзацу, в котором находится курсор ввода (выделять абзац не требуется). Стиль символа применяется к выделенному фрагменту.

Для использования стандартного стиля используется команда меню Формат ‑ Стиль, которая открывает диалоговое окно Стиль. В поле Список указывается, какой список стилей Вы хотите увидеть: Используемых стилей, Всех стилей, Специальных стилей. Стили абзаца имеют слева от названия значок конца абзаца, а стили символа ‑ значок a. Краткое описание стилей приведено в поле Описание.

· Список базовых стилей находится в левой части панели инструментов Форматирование (поле со списком). Откройте список и просмотрите его. Для того, чтобы получить полный список доступных стилей, при открытии списка держите нажатой клавишу <Shift>. Вид абзаца изменяется сразу же после выбора нужного стиля из списка.

· Выберите нужный стиль, затем нажмите кнопку Применить. Отформатируйте несколько абзацев в документе с помощью различных базовых стилей и запишите их основные параметры.

· Используйте кнопку Справка на панели инструментов Стандартная для инспектирования используемых стилей. Активизируйте кнопку, после чего указатель мыши примет вид знака вопроса. Подведите указатель мыши к тому абзацу, стиль которого Вы хотите проинспектировать, и щелкните левой кнопкой мыши. В открывшемся окне подсказки будут перечислены все используемые элементы форматирования.

· Создайте свой собственный стиль абзаца. Вызовите команду Формат ‑ Стиль, нажмите кнопку Создать. В открывшемся диалоговом окне Создание стиля введите имя нового стиля, выберите пункт Стиль абзаца. Нажмите кнопку Формат и выберите опции шрифта и абзаца для нового стиля. После нажатия кнопки ОК название нового стиля появится в списке стилей диалогового окна Стиль.

· Любой из имеющихся стилей можно изменить с помощью команды Формат ‑ Стиль, кнопка Изменить. Измените созданный стиль. Примените его к нескольким абзацам текста.