Работа со структурой документа

Сложные документы типа книг чаще всего структурированы: они разделены на главы, параграфы, пункты и т.д., причем часто одни из них оказываются вложены в другие. Например, глава книги может состоять из нескольких параграфов.

Для манипулирования вложенными друг в друга частями документа удобно пользоваться наглядным представлением документа в режиме структуры. Подобное представление включается кнопкой в панели управления просмотром либо кнопкой «Структура» группы Режимы просмотра документа ленты Вид. После входа в режим просмотра структуры документа на экране автоматически отобразится новая лента инструментов Структура (рис. 4.9).

Рис. 4.9 Лента инструментов «Структура»

Структурирование текста в Microsoft Word заключается в назначении различным абзацам уровней иерархии. Делается это через левый выпадающий список в группе «Работа со структурой» ленты. «Уровень 1» является старшим, «Основной текст» – младшим.

Создание сложных документов с нуля часто целесообразно начинать с плана: в режиме структуры напечатать заголовки разделов, параграфов, пунктов, подпунктов и т.д. Уровень иерархии заголовка также можно изменить кнопками (двойные стрелки повышают уровень до «Уровень 1» или снижают до «Основного текста», одинарные – изменяют уровень на единицу).

Поскольку в режиме структуры форматирование абзаца (отступы, красная строка и т.д.) игнорируется, каждый абзац в этом режиме обозначается символом .

Для облегчения ориентирования в структуре документа в данном режиме части текста определенных уровней иерархии можно скрывать (сворачивать). Для сворачивания абзацев под отдельным заголовком следует установить курсор на заголовок и воспользоваться кнопкой ленты инструментов Структура либо выполнить двойной щелчок на символе слева от заголовка. Кнопка или повторный двойной щелчок на символе разворачивает ранее свернутые абзацы под данным заголовком.

Быстро свернуть все абзацы определенного уровня в тексте позволяет выпадающий список «Показать уровень» (правый в группе Работа со структурой ленты). Выбор любого уровня из списка свернет все пункты младших уровней, а пункт «Все уровни» – развернет.

Кнопки панели инструментов «Структура» позволяют быстро перемещать абзацы в режиме структуры вверх и вниз относительно других абзацев. Эти кнопки особенно удобны тем, что перемещают абзац и все относящиеся к нему свернутые абзацы. Таким образом, свернув все абзацы параграфа, этими кнопками можно поменять параграфы местами, а развернув – перенести абзац из параграфа в параграф.

Также абзацы можно перемещать, перетаскивая символы (для основного текста), или . Место вставки при этом будет обозначено специальной линией-стрелкой.

Облегчить восприятие структуры документа также помогают еще несколько инструментов. Флажок «Показать только первую строку» позволяет оставить на экране только первые строки абзацев с основным текстом. Это особенно удобно, когда нужно поменять местами множество абзацев и структурированных частей документа. Снятие флажка «Показать форматирование текста» отображает все заголовки и основной текст одним шрифтом, без каких-либо выделений.

Группа Главный документ посвящена работе со сложными документами, когда в один объединяющий файл добавляются в виде разделов другие файлы. Основные органы управления сложными документами добавляются в ленту Структура при нажатии кнопки «Показать документ». Сложные документы не рассматриваются в данном пособии.

Чтобы выйти из режима отображения структуры, можно выбрать другой режим просмотра (кнопками в панели управления просмотром либо аналогичными кнопками в группе Режимы просмотра документа ленты Вид). Вместо этого можно нажать кнопку « Закрыть режим структуры» на ленте инструментов Структура – будет выбран предыдущий режим просмотра документа. Лента Структура при этом исчезнет.

Представление документа в режиме структуры облегчает навигацию по документу (быстрый переход между разделами, главами, параграфами и т.д.). В то же время многие инструменты редактирования документа недоступны в режиме структуры. Чтобы сочетать навигацию при помощи структуры и все возможности редактирования, в Microsoft Word предусмотрена возможность отобразить схему документа в области навигации слева от основной рабочей области.

Область со схемой документа отображается и скрывается флажком «Область навигации» в группе Показать ленты Вид. В области навигации схема документа находится на вкладке .

Схема документа позволяет быстро перемещаться по заголовком документа с различными уровнями иерархии. Для этого достаточно лишь щелкнуть по заголовку в схеме документа. Щелчком правой кнопки мыши по заголовку вызывается контекстное меню, в котором можно сворачивать и разворачивать заголовки отдельные абзацы и абзацы определенных уровней, выделять и удалять заголовки вместе с их содержимым, изменять уровни иерархии абзацев, вставлять новые абзацы нужного уровня перед или после выделенного заголовка в области навигации. Основной текст в схеме документа не отображается.

Для сворачивания подпунктов раздела в области навигации также можно щелкнуть на кнопке слева от заголовка раздела. Кнопка примет вид , щелчок по ней разворачивает подпункты данного заголовка.

В некоторых случаях навигацию по документу (особенно с картинками, таблицами и схемами) может упростить отображение уменьшенных копий страниц, так называемых эскизов (вкладка области навигации).

Стили текста