Важнейшей особенностью отбора информации является то, что отбор всегда носит селективный характер.

Селекция - отбор. Отбор позволяет отбросить неважную или ненужную информацию.

Селективное восприятие используется для характеристики поведения всех людей, когда они стремятся «смотреть на вещи» только со своей личной позиции.

Пока документоведы, они же документологи, на уровне научных абстракций дискутируют о сущности понятий «информация» и «документ», на нормативном уровне появляются всё новые и новые определения этих базовых понятий.

В документационном обеспечение управления (ДОУ) ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова «docere» - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание:

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.

В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:

Документ - материальный объект.

Документ - носитель информации.

Документ - документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.

В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от латинского «informatio» - разъяснение, изложение. Оно имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое - «отраженное многообразие».

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации - письма - можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной - не зафиксированной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документационное обеспечения управления имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части:

а) информация документная;

б) на документе;

в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле.

Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.

Информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В связи с этим перед документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача- дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ - это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени

Практическая работа

1. Произвести селективный отбор понятий. При выполнении задания используйте справочно-правовую систему Консультант Плюс (Приложение А).

2. Выявить достоинства и недостатки каждого понятия. Аргументировать свой выбор.

3. Сопоставьте и осмыслите различные дефиниции, содержащиеся в нормативной, правовой, научной и учебной литературе, определите понятия «информация» и «документ», которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам.

4. Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Объясните происхождение термина «документ». Когда впервые этот термин появился в России?

2. Дайте определение понятия «документ» на разных этапах истории и в разных странах.

3. Какой может быть информация? Дайте определения.

4. Что такое информация документа? На сколько частей ее можно разделить?

5. Раскройте взаимосвязь понятий «информация» и «документ».

Приложение А