Создание запросов в режиме конструктора

С помощью Конструктора можно создать любой тип запроса. Для этого:

1) на панели инструментов окна БД нажмите кнопку Создать Þ Конструктор

2) в окне БД выберите пункт Создание запроса в режиме конструктора

В результате появится окно Добавление таблицы, вкладки которого позволяют выбрать все существующие таблицы (Таблицы) или запросы (Запросы), или их комбинацию (Таблицы и запросы). Новый запрос на выборку можно создать на основе одной или нескольких таблиц. Для этого на вкладке Таблицы выделите нужную таблицу (или таблицы) и щелкните по кнопке Добавить. Чтобы включить таблицу в запрос, можно также дважды щелкнуть по ней. Когда все нужные таблицы или запросы добавлены, щелкните по кнопке Закрыть.

Выберите поля из добавленных таблиц в строке Поле. В строке Имя таблицы автоматически будут введено имя таблицы, которой принадлежит выбранное поле.

Строка Условие отбора позволяет отобразить не все записи таблицы, а лишь те, которые подходят под какое-либо условие. В строке Условие отбора введите критерии отбора.

Например, если в поле «Пункт назначения» ввести выражение «>="Н"», то будут отображаться заказы на доставку товаров в фирмы, названия которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от Н до Я.

Например, если в поле «Название фирмы» ввести выражение «Волжский», то будут отображаться заказы на доставку товаров в Волжский.

Если требуется отыскать комбинацию нескольких значений, необходимо ввести их, употребляя в качестве разделителя логические операторы AND, OR и NOT.

Например, если в поле «Пункт назначения» ввести выражение «Волжский» OR «Москва», то будут отображаться заказы на доставку товаров в Волжский или Москву.

Например, если в поле «Страна доставки» ввести выражение «NOT "США"», то будут отображаться заказы на доставку товаров во все страны, за исключением США.

Кроме обычных операторов сравнения, MS Access предоставляет три специальных оператора, полезных для отбора данных: BETWEEN, IN, LIKE.

Например, если в поле «Дата отгрузки» ввести выражение «BETWEEN #05.01.95# AND #10.01.95#», то будут отображаться заказы на отгрузку товаров не ранее 5 января 95 и не позднее 10 января 95..

Например, если в поле «Страна доставки» ввести выражение «IN ("Канада", "США")», то будут отображаться заказы на доставку товаров в Канаду или США.

Оператор Like используют, чтобы находить в поле не конкретное значение, а только его фрагмент. Его ставят впереди заданного фрагмента, а до или после фрагмента, в этом случае, можно использовать звездочки. Например, если в поле «Имя клиента» ввести выражение «LIKE "С*"», то будут отобраны заказы на доставку товаров клиентам, имена которых начинаются с буквы С.

Строка Сортировка позволяет выводить результирующие данные в отсортированном виде. Вид сортировки выбирается из выпадающего меню с помощью щелчка мыши.

В строке Вывод на экран галочками отмечаются поля, которые нужно отображать после исполнения запроса.

Запуск создаваемого запроса производится путем нажатия на кнопку Запуск на панели инструментов MS Access или с помощью главного меню Запрос Þ Запуск.

Завершив создание запроса, сохраните его как компонент файла БД, присвоив запросу описательное имя. При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Для создания запроса на изменение нужно сначала создать запрос на выборку, а затем конвертировать его в запрос на изменение. Для этого нужно войти в уже готовый запрос в режиме конструктора. После этого выберите пункт меню Запрос Þ Создание таблицы или нажмите на кнопку Тип запроса на панели инструментов MS Access.и выберите в выпадающем меню пункт Создание таблицы.

Введите в поле имя таблицы описательное имя таблицы, создаваемой с помощью запроса. Тут же можно выбрать имя уже существующей таблицы, а также выбрать будет таблица создаваться в текущей БД или в другой. Затем нажать кнопку ОК.

После этого Access преобразует запрос на выборку в запрос на создание таблицы. После закрытия конструктора запроса нужно сохранить изменения в запросе.

Не всегда на этапе создания запроса можно решить, какие именно значения должен отыскивать MS Access. Иногда требуется гибкое условие отбора, которое может изменяться в зависимости от текущей ситуации. Поэтому вместо условия отбора, можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса MS Access каждый раз будет запрашивать конкретные условия отбора. Чтобы установить параметр необходимо ввести в строку Условие отбора имя или фразу, заключенную в квадратные скобки [ ]. То, что заключено внутри квадратных скобок, MS Access рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу.

Например, для того, чтобы Access предложил набрать фамилию в окне диалога, достаточно в строке Условия отбора для поля «Имя клиента» ввести фразу: [Введите имя клиента]

По умолчанию MS Access преобразует введенные в запрос параметры в текстовый тип данных. Однако, так как текстовые поля нельзя сравнивать с полями дат, тип данных для параметров необходимо установить точно. Для этого выберите пункт меню Запрос Þ Параметры

Введите параметр без квадратных скобок в диалоговое окно и выберите необходимый тип данных. Теперь для выполнения запроса сначала необходимо ввести значение параметра, а результат запроса будет содержать только те поля, которые удовлетворяют заданному значению параметра.

Создание и применение форм

В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса с таблицами данных. Формы позволяют создать средства многовариантного выбора значений полей, в которых для представления допустимых значений применяются сокращенные кодовые обозначения. Они позволяют выполнять задачи, которые невозможно решить, просмотрев таблицы или запросы в режиме таблицы. Можно проверять записи редактируемой таблицы, основываясь на информации другой таблицы, создавать формы, содержащие другие формы (форму, помещенную в другую форму, называют подчиненной формой). Формы позволяют вычислять значения и отображать итоги. Правильно сконструированная форма ускоряет ввод данных и сводит до минимума ошибки ввода оператора.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Элементы управления – это компоненты экрана и диалоговых окон как Access, так и прочих приложений Windows.

В Access применяется множество форм. Содержимое и внешний вид формы зависит от ее назначения в конкретном приложении БД. Существует три типа приложений БД.

· Приложения для обработки транзакций. Они предназначены для добавления в таблицы новых записей и редактирования существующих. Эти приложения требуют доступа (разрешения) на запись в таблицы, связанные с формами.

· Приложения для поддержки принятия решений. В таких приложениях информация предоставлена в виде графиков, таблиц или отдельных элементов данных. Возможность ввода или редактирования данных отсутствует. Эти приложения требуют доступ только для чтения таблиц, связанных с формами.

· Приложения поддержки БД. Они предназначены для выполнения административных функций, таких как создание БД или таблиц БД, контроль доступа к БД, защита данных с помощью пароля, периодическое уплотнение и копирование БД. Приложения поддержки БД требуют полного доступа ко всем объектам БД.

Для создания формы выберите в окне БД в списке Объекты пункт Формы.

Создать запрос можно в режиме конструктора и с помощью мастера.