Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим...
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Топ:
Устройство и оснащение процедурного кабинета: Решающая роль в обеспечении правильного лечения пациентов отводится процедурной медсестре...
Техника безопасности при работе на пароконвектомате: К обслуживанию пароконвектомата допускаются лица, прошедшие технический минимум по эксплуатации оборудования...
Определение места расположения распределительного центра: Фирма реализует продукцию на рынках сбыта и имеет постоянных поставщиков в разных регионах. Увеличение объема продаж...
Интересное:
Финансовый рынок и его значение в управлении денежными потоками на современном этапе: любому предприятию для расширения производства и увеличения прибыли нужны...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Мероприятия для защиты от морозного пучения грунтов: Инженерная защита от морозного (криогенного) пучения грунтов необходима для легких малоэтажных зданий и других сооружений...
Дисциплины:
2017-11-22 | 1672 |
5.00
из
|
Заказать работу |
Рассмотрим значение делового общения и что из себя представляет общение в целом.
Общение - основная форма человеческого бытия, извечное свойство человека. Французский писатель А. де Сент-Экзюпери называл общение людей роскошью. Эта роскошь делает человека человеком. Отсутствие или недостаток общения деформирует человеческую личность.
Таким образом, общение — важнейшая форма взаимодействия людей. Оно лежит в основе практически всего, что мы делаем. В жизни большинства людей процессы общения занимают до 70 % времени, а менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80 % своего рабочего времени. Это постоянный процесс, который люди используют для того, чтобы передавать организационные цели, обеспечивать обратную связь и вносить коррективы (рис. 1).
Рисунок 1. Модель процесса общения
Способность к общению всегда относилась к числу важнейших человеческих качеств. К людям, легко вступающим в контакты и умеющим располагать к себе, мы относимся с симпатией, а с замкнутыми стараемся либо вообще не общаться, либо вступать в ограниченные контакты, лишь в случае крайней необходимости.
Общение служит жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением, потому как общение - это процесс передачи идей, мыслей и чувств, доведение их до понимания другими людьми. Данный процесс доминирует в нашей жизни. Многие считают, что общение - универсальный элемент человеческого опыта и поэтому воспринимают его как должное. Распространено мнение, что общение - это простой инстинктивный процесс, который дается людям естественно, от рождения. На самом же деле, как показывают исследования, общение невероятно тонкая и сложная деятельность. И от того, насколько грамотно построено общение, зависит немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, удовлетворенность работников организации своим трудом, морально-психологический климат в коллективе, взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, а также с государственными органами.
Менеджмент относится к числу важнейших областей, где общение играет определяющую роль. Для современного руководителя, личности, которая должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Это самый важный навык, которым должен обладать руководитель. На успешность деятельности организации влияет уровень общительности руководителя (рис. 2).
Рисунок 2. Влияние уровня общительности руководства на успешность функционирования организации
Оценка эффективности производилась по специальной шкале. Высокая эффективность руководства соответствует двум уровням проявления общительности руководителей: 8-10 и 14-15 баллам общительности. Этим уровням отвечает высокая производственная эффективность. Примерно одинаково низкие показатели эффективности руководства имеют место в группах "замкнутых" (до 4 баллов) и "высокообщительных" (свыше 16 баллов общительности).
Отрицательное влияние сверхнизкой общительности руководителей на результаты труда объяснимо, однако интерес представляет отрицательное влияние, оказываемое на эффективность руководства, высокая общительность руководителя (более 16 баллов).
Каковы же причины такого явления? Казалось бы, чем более общительный человек, тем он более контактный и это не преминет сказаться на результатах труда. На деле это не так.
Как видно из рис. 2, и замкнутость, и высокая, и сверхвысокая общительность ограничивают познавательные возможности руководителей по анализу, изучению и оценке как членов коллектива, так и ситуации в целом, в которой работает коллектив. Они нередко при принятии управленческих решений могут руководствоваться внешними признаками, что естественно сказывается на их качестве.
Высокая общительность может мешать руководителям сосредоточиваться на решении главных вопросов взаимодействия в коллективе, вызывать трудности в концентрации внимания. Все это отрицательно сказывается на результатах взаимодействия в коллективе, особенно на результатах труда.
Как правило, у членов коллектива есть социально-психологическая установка на определенный уровень общения с руководителями. Сверхобщительные и замкнутые руководители вызывают рассогласование между их поведением и установками членов коллектива, что в целом отрицательно сказывается на формировании социально-психологического климата в коллективе.
Высокообщительные руководители нередко могут просто мешать работе коллектива, отвлекать большим числом контактов.
При взаимодействии с исполнителями срабатывает механизм "блокировки" общения с ним, поэтому общение строится на условиях, далеких от оптимальных.
Руководитель, не обладающий должной чувствительностью к общению, как правило, много времени и энергии тратит впустую, усиливая недовольство подчиненных. Поэтому руководитель должен понимать, что умение общаться - не менее значимый элемент его профессиональной деятельности, чем специальные знания и навыки работы.
Деловые совещания — это общепринятая форма делового общения, на которых обсуждаются производственные вопросы, а так же проблемы, требующие осмысления и решения коллективным путем. Подготовка совещания включает следующие моменты: - определение цели совещания; - определение повестки дня; - определение времени проведения; - определение числа участников; - организация производственной среды; - определение характеристик состава участников совещания; - определение контроля за дискуссией; - вопросы организатору совещания до его проведения. Цель совещания— дать описание того результата и решения, ради которого, собственно, и проводится совещание. Чем более точно и, что особенно важно, в нужном направлении будет сформулирован вопрос, вынесенный на обсуждение на совещании, тем больше имеется шансов получить необходимый результат. И еще: на совещание рекомендуется выносить те вопросы, которые не получается решить в рабочем порядке. Повестка дня— это документ, который отправляется участнику совещания перед проведением его. Содержит он обычно следующую информацию: - тема совещания; - цель совещания; - перечень обсуждаемых вопросов; - время начала и окончания совещания; - место проведения совещания; - должности и фамилии выступающих докладчиков; - время, отведенное на каждый вопрос; - место, где можно ознакомиться с материалами по вопросам совещания. Повестка дня позволяет каждому участнику совещания, с одной стороны, ознакомиться с материалами совещания, а с другой — продумать конструктивные предложения по обсуждаемым вопросам. Время проведения.Целесообразнее выделить определенный день для проведения совещаний. Экстренные, внеплановые совещания проводятся при необходимости. Наиболее подходящее время для поведения совещания — вторая половина рабочего дня. Число участников.На совещание необходимо приглашать тех работников, в чьей компетентности находятся вопросы повестки дня, так как увеличение числа участников совещания не способствует увеличению среднего коэффициента участия присутствующих на совещании и в дополнении ко всему удлиняет совещание. Рекомендуется практиковать метод разрешения уходить с совещания работникам, чей вопрос прошел обсуждение, а приходить только на момент обсуждения вопроса. Для совещания будет лучше, если руководитель делегирует полномочия по проведению совещания тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемом вопросе, что позволяет решить сразу два существенных момента: во-первых, помогает повысить ответственность у работников за принимаемые решения, а во-вторых — способствует активности участников совещания по генерированию идей и созданию конструктивных предложений. Давно известно, что если совещание ведет первый руководитель, используя при этом авторитарный стиль, то участники совещания стараются быть менее активными в созидании решения и просто принимают без должного обсуждения решение, предложенное руководителем, потому что думают о самосохранении, а не подробном рассмотрении обсуждаемого вопроса. Что касается количества участников совещания, то наиболее оптимальное — это 6 или 7 человек. Организация производственной или пространственнойсреды. Для того чтобы участники совещания имели возможность хорошо воспринимать информацию, необходимо рассадить их таким образом, чтобы, во-первых, они были совместимы друг с другом, во-вторых, видели глаза, лицо и жесты друг друга. Замечено, что конфликт между людьми возникает гораздо чаще в том случае, если они сидят друг напротив друга и очень редко, если сидят рядом. Определение характеристик состава участников совещания.Давно известно, что осуществлять руководство совещанием гораздо легче, если знаешь типы людей, принимающих участие в нем. Основатель и председатель крупнейшего маркетингового агентства Марк МакКормак в своей книге «Секреты бизнеса для всех» описывает несколько типов участников совещания, за которыми необходимо вести наблюдение в процессе ведения совещания. «Говорящие начистоту». Чаще всего, это люди, в большинстве случаев высказывающие свое мнение честно: что думают, то и говорят. Их можно отнести к ценным участникам совещания, но они нуждаются в защите, потому что они могут не только положить конец спорам, но и стать родоначальниками новых споров. «Мученики». Их задача разрядить обстановку и взять ответственность на себя, если совещание пошло не по нужному руслу. Но опасность присутствия их на совещании в том, что они очень быстро реагируют на происходящее, даже быстрее, чем вы поймете, в чем дело: кто и что стоит у истоков происходящего. «Каменные люди». Представители этого типа людей свои мысли всегда держат при себе. И ведущему совещание человеку постоянно приходиться гадать, какую игру они ведут и чью сторону поддерживают. «Заводилы». Это хорошие участники совещания. И обязательно свое выступление начинают словами: «Вы правы. Я никогда не думал об этом», что действует обезоруживающе на оппонента. «Ораторы». Представители этого типа людей любят говорить много и эмоционально. При их выступлении создается впечатление, что они стараются изо всех сил, чтобы убедить самих себя в начале, а потом уже вас. На них лучше всего не обращать внимание. «Адвокаты дьявола». Для людей этого типа все под сомнением и спорно. Правда, положительным моментом является то, что они все-таки докапываются до истины, а отрицательно то, что они отнимают очень много времени и приносят много страданий. Поэтому людей этого типа на совещание приглашать рекомендуется не более одного. «Разрушители». Все их слова направлены на разрушение всего, к чему они прикасаются и о чем говорят: не щадят ни самолюбия человека, ни его идею или проект. «Любители расслабиться». Для них главное хорошо устроиться, то есть поудобнее сесть, а затем сидеть и отдыхать, а не решать вопросы, вынесенные на повестку дня. С такими партнерами лучше всего встречаться в помещении, где отсутствуют стулья, что не позволит им расслабиться. «Государственные мужи». Этот тип людей либо заставляют двигаться вперед совещание, умело используя свое обращение с людьми, либо продвигают себя. В идеале в качестве этого типа участников совещания должен выступать руководитель. Контроль за дискуссией.Для того чтобы совещание шло в нужном направлении, необходимо контролировать дискуссию и принимать для этого определенные меры: - для сохранения единства людей, принимающих участие в совещании: а) до окончательного подведения итогов совещания ни в коем случае не принимать чью-то сторону; б) нельзя высказывать свою точку зрения в начале совещания первым; в) необходимо поддерживать новых работников и молодых специалистов и не давать возможности нападать на них другим сотрудникам; - для усиления активности участников совещания: а) необходимо создать условия для творческой работы; б) иметь оптимальную стратегию для принятия решения; в) не применять при проведении совещания деструктивную критику самому и не давать такой возможности другим участникам; г) не позволять участникам совещания выключаться из работы совещания; д) не оставлять без внимания любые предложения, даже самые незначительные; - для усиления активности обсуждения предложений: а) обязательно задавать вопросы; б) одобрять участников совещания, вносящих конструктивные предложения; в) способствовать возникновению различных точек зрения; г) не допускать резкой критики в чей-либо адрес; д) поведение организатора дискуссии должно быть обратно пропорционально «температуре» дискуссии: чем выше «температура», тем хладнокровнее организатор. е) новые прогрессивные идеи необходимо поддерживать; ж) не подавляйте мнение людей, находящихся в меньшинстве, вполне возможно, что оно носит перспективный характер; з) будьте готовы к негативному исходу обсуждения. |
Деловые переговоры.
Переговоры— это вид совместной деятельности двух и более сторон, в большинстве случаев направленной на решение проблемы. Известно, что исходным пунктом для любых действий в управлении считается определение цели. Но будет ошибкой считать, что в качестве цели переговоров может быть только безоговорочное принятие вашей точки зрения. Необходимо помнить, что ваше решение является одним из вариантов достижения цели и более ничего, но — не сама цель. Если сегодня это и есть единственный и разумный путь к цели, то все остальные, возможно, и неприемлемы. Но, по большому счету, это ведь только путь, а сама цель еще где-то впереди. Любые переговоры, успешные и не очень, выполняют определенные функции, в первую очередь информационную и коммуникативную. Информационная функцияимеет место, когда стороны обмениваются взглядами или точками зрения при общении с партнером на ту или иную проблему, но к решению этих проблем они еще не готовы. Фактически это просто предпереговоры. Коммуникативная функцияочень близка к информационной и обеспечивает партнерам налаживание новых связей и отношений с партнерами. Остальные существенные функции, такие как регулирование, контроль и координация действий, выполнимы при одном условии: если переговоры ведутся при наличии хорошо налаженных ранее партнерских отношений. В процессе переговоров различают три стадии: - подготовка; - процесс ведения их; - проведение анализа результатов переговоров, а такжевыполнение достигнутых договоренностей. Подготовка переговоров При подготовке переговоров нужно помнить, что последствиями плохо организованных переговоров могут быть потери как материальные, так и репутации. К подготовке нужно относиться достаточно серьезно, не надеясь, что вы сориентируетесь по ситуации. Подготовка переговоров включает анализ проблемы и планирование переговоров. Анализ проблем: - определите, о чем будут переговоры; - установите потенциальные возможности вашего партнера; - найдите альтернативу предстоящим переговорам. Подумайте, может, вы можете решить проблему самостоятельно или с другим, более выгодным партнером; - выясните, нужны ли вам эксперты для подготовки переговоров. Если да, то какие именно и в какой области. Если вы решили, что нужны, то сформулируйте для них задачу с указанием срока выполнения. Дополнительно проведите более подробный анализ проблемы уже с экспертами, если вы поняли, что это необходимо. Поставьте перед собой вопросы: - в чем заключаются ваши интересы? - каковы предполагаемые интересы вашего партнера по переговорам? - насколько ваш партнер имеет заинтересованность в этих переговорах именно с вами, а может, у него есть лучшие варианты? - определите сферу совпадения, а также расхождения наших интересов. Планирование переговоров Чаще всего на переговорах ставится одновременно несколько целей, например сообщить информацию о себе и получить о партнере, а также заключить соглашение. Планирование аспектов по содержанию переговоров Сформулируйте переговорную концепцию, включите в нее все ваши задачи и цели: - получить информацию о партнере; - сообщить информацию о себе; - заключить соглашение; - или продлить уже имеющееся; - пересмотреть заключенное ранее соглашение; - внести изменения в имеющееся соглашение. Наметьте стратегию на основании результатов анализа ваших задач и целей. При разработке стратегии обязательно учитывайте последовательность в достижении целей. Подготовьте необходимую техническую и справочную документацию для экономических и финансовых расчетов. Определите возможные варианты решения. При этом важно помнить, что нельзя искать единственный правильный вариант, потому что в любом варианте всегда есть положительные и отрицательные стороны. Для этого выпишите для каждого варианта плюсы и минусы, затем проанализируйте эти варианты по степени предпочтения для себя и для партнера и просчитайте, есть ли возможность улучшить вариант для себя, не ухудшая в то же время его для партнера. Сформулируйте возможные предложения и аргументы. Ориентируйтесь при этом на объективные критерии и обязательно покажите преимущества именно ваших предложений партнеру. Определите вашу позицию на переговорах. Позиция — это конечный итог подготовки к переговорам, отражающий анализ интересов, вариантов решений, а также предложений иих аргументов. Для этого нужно сформулировать, во-первых, основную позицию на переговорах, во-вторых — запасную, предусмотрев по каким вопросам и насколько далеко у вас есть возможность идти на компромисс. Кроме того, необходимо подготовить документы, которые желательно представить вашему партнеру, например юридические документы или проект договора. Планирование организационных моментов При выборе места проведения переговоров обязательно учитывайте различные моменты, в частности материальные затраты на аренду помещения, сложности в организации, то есть необходимо учитывать все положительные и отрицательные моменты места проведения переговоров. Например, если вы знаете, что переговоры будут не из легких, то рекомендуется выбрать место для их проведения на нейтральной территории или, при согласии партнера, на вашей территории. Практика показывает, что наилучшее время для проведения переговоров — первая половина дня, оптимальный вариант с 10 до 11 часов. Кроме того, замечено, что если партнеры настаивают на проведении переговоров в обеденное время, то у них есть намерения сделать отношения неформальными. Но такой вариант ведения переговоров приемлем в том случае, если между партнерами сложились уже хорошие отношения и серьезных разногласий в предстоящих переговорах не ожидается. Важно, чтобы состав делегации был так подобран, чтобы образовалась слаженная единая команда. В делегации должны быть непосредственные участники переговоров, эксперты и консультанты. При необходимости включают и технический персонал, например стенографисток.Внешний вид участников переговоров сильно влияет на исход дела. Психологи утверждают, что во время контактов большое внимание отводится первым минутам разговора собеседников, которые чаще всего бывают решающими. Если вам известно, какой стиль предпочитает ваш партнер и эта деловая встреча у вас первая, то рекомендуется придерживаться того же стиля, что и он. Если же вы хотите, показать свое превосходство над партнером, то, наоборот, наденьте более дорогой костюм. Согласуйте с партнером моменты организации предстоящих переговоров. |
Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...
Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...
Состав сооружений: решетки и песколовки: Решетки – это первое устройство в схеме очистных сооружений. Они представляют...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!