Состав и настройка окна Excel

СТРОКА МЕНЮ

Верху окна располагается Строка меню (Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окна, Справка).

При щелчке на названии меню открывается список команд данного меню.

Если щелкнуть на одно из меню, то остальные меню, в последствии, будут открываться простым наведением на них курсора мыши.

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

Верху и внизу, а также, при желании, в любом месте окна, располагаются Панели инструментов. Панели инструментов можно перемещать при нажатой левой кнопке мыши, курсором-крестом, за левый край.

Excel, как правило, автоматически включается с двумя панелями инструментов - «Стандартная» и «Форматирование»

Чтобы добавить новые панели надо:

1. Меню «Вид»

2. Пункт «Панели инструментов»

3. Щелкаем на названии нужной панели

Примечание: не рекомендуется включать много панелей инструментов одновременно, загромождая страницу. Обращайтесь к ним только по мере надобности.

ПОЛОСЫ ПРОКРУТКИ

Внизу и справа окна располагаются Полосы прокрутки для перемещения по странице вверх-вниз и влево-вправо.

Чтобы убрать или добавить Полосы прокрутки, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид» щелкаем на пунктах «Горизонтальная полоса прокрутки» и «Вертикальная полоса прокрутки»

СТРОКА ФОРМУЛ

Чтобы добавить или убрать строку формул, на которой отображается адрес выделенной ячейки, а также её содержимое - набранное в ней значения, текст или формулы, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид» выбираем пункт «Строка формул»

ЗАГОЛОВКИ СТОЛБЦОВ И СТРОК

Чтобы добавить или убрать названия столбцов (от А до IV) и строк (от 1 до 65536) в таблице, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид» включаем графу «Заголовки строк и столбцов»

Иногда Excel отображает заголовки столбцов и строк по другой системе (при этом и столбцы и строки только нумеруются - например, R12C5 - где R12 номер строки, С5 номер столбца).

Чтобы это исправить и вернуться к системе А1, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Общие», в графе «Параметры» выключаем пункт «Стиль ссылок R1C1»

ТАБЛИЧНОЕ ПОЛЕ

В центре окна Excel располагается Табличное поле (Рабочая область), состоящее из прямоугольных ячеек. Как правило, Excel включается с Обычным видом табличного поля, на котором не видны границы страниц.

Чтобы разбить Табличную область на стандартные листы А4, с отображением станиц, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид» включаем графу «Авторазбиение на страницы»

Чтобы увидеть созданную таблицу такой, какой она будет напечатана, рекомендуется перейти в режим разметки страницы. В этом режиме размер страниц будет автоматически подстраиваться по размер области данных в таблице.

Границы страниц можно перетаскивать в любую сторону из четырех сторон.

1. Меню «Вид»

2. Пункт «Разметка страницы»

Обычно граница страницы проходит, при книжной ориентации страницы, по столбцу I и строке 56, а при альбомной - по столбцу N и строке 36 (при стандартных полях 2,5 см - верхнее и нижнее, 2 см - левое и правое).

СЕТКА НА ТАБЛИЧНОМ ПОЛЕ

Обычно Excel включается с видимыми на экране линиями столбцов и строк. Если же это не произошло и табличное поле белое, то надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид», в графе «Параметры окна», включаем пункт «Сетка»

ЗАГОЛОВКИ ЛИСТОВ

Обычно Excel включается с тремя листами книги, названия которых отображаются внизу экрана, над строкой состояния (Лист 1, Лист 2, Лист 3) Чтобы добавить или убрать названия листов книги, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Вид» включаем графу «Ярлычки листов»

СТРОКА СОСТОЯНИЯ

Внизу окна, под горизонтальной полосой прокрутки располагается прока состояния, на которой отображается вспомогательная информация.

На строке состояния можно выбрать тип отображаемой информации, для этого надо:

1. Щелкаем правой кнопкой на строке состояния

2. В открывшемся списке мы щелкаем на нужном типе информации, которая будет отображаться на строке: среднее (будет отображаться среднее значение выделенных ячеек), сумма (будет отображаться сумма выделенных ячеек) максимум, минимум и т.д.

Чтобы убрать или добавить Строку состояния, надо:

1. Меню «Вид»

2. Пункт «Строка состояния»

МАСШТАБ ИЗОБРАЖЕНИЯ

Чтобы изменить масштаб изображения страницы, открываем окошко масштаба (окошко с процентами) на панели «Стандартная»

Для работы с документами рекомендуется масштаб «100%»; при работе с мелким шрифтом выбираем 150-200%, или же выбираем масштаб «По выделению» (в нем будет показана только выделенная часть таблицы).

Иногда требуется подобрать более точное значение масштаба, которого нет в списке масштабов. Для этого щелкаем в окошке масштаба курсором мыши, набираем нужное значение на клавиатуре и нажимаем клавишу Enter

СПИСОК ФАЙЛОВ

В меню «Файл», в нижней части списка команд, обычно отображается названия последних четырех документов, с которыми работали в программе Excel. Этот список, помогает быстро вернуться к файлу, с которым недавно работали.

Чтобы увеличить этот список до 9 (максимальное значение) названий, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Общие», в графе «Помнить список файлов», задаем счетчиком число «9»

НАСТРОЙКА СОХРАНЕНИЯ

Автоматически, при сохранении документа в первый раз, Excel предлагает сохраниться в папке «Мои документы». В начале Вашей работы на компьютере это еще может устраивать, но для правильной организации дел, рекомендуется создать самим нужные папки по необходимым темам.

Чтобы настроить затем Excel для автоматического сохранения и открытия на самую часто используемую папку, надо:

1. Меню «Сервис»

2. Пункт «Параметры»

3. На вкладке «Общие» в графе «Рабочий каталог» набираем название диска с нужной папкой для автоматического открытия и сохранения

КАК СОЗДАТЬ НОВЫЙ ДОКУМЕНТ?

Excel автоматически включается с готовым документом под условным названием «Книга 1».

Чтоб самостоятельно создать следующую, новую книгу, набираем на клавиатуре Ctrl+N или щелкаем по кнопке на панели «Стандартная»

Таким образом, можно создать сколь угодно новых документов.

КАК СОХРАНИТЬ ДОКУМЕНТ?

1. Меню «Файл»

2. Пункт «Сохранить»

Или нажимаем кнопку на панели «Стандартная».

Откроется окно сохранения, где в графе «Имя» сразу набираем название документа. Обычно Excel предлагает в качестве названия «Книга №...». Советуем не идти на поводу у программы и самим осмысленно называть документ. Имя документа может быть размером до 255 символов и не содержать символов: \ <>*?"/;: |

Автоматически Excel предлагает сохраниться в папке «Мои документы». Если это Вас не устраивает, то в строке «Папка» включаем структурное дерево (кнопка ) и выбираем диск или дискету для сохранения.

В окне открываем папку, где будете сохранять документ. Если же подходящей папки нет, то нажимаем кнопку , затем набираем название новой папки, нажимаем кнопку «Ок» и открываем только что созданную папку для сохранения.

Нажимаем кнопку «Сохранить» или клавишу Enter

В дальнейшем, при нажатии кнопки на панели «Стандартная», все изменения в документе будут автоматически сохраняться по указанному Вами адресу.

Чтобы сохранить уже сохраненный ранее документ, но теперь под другим именем или по другому адресу, нажимаем F12 или же:

1. Меню «Файл»

2. Пункт «Сохранить как...»

3. Затем задаем новые параметры сохранения (адрес, название и т.д.)

4. Завершаем нажатием кнопки «Сохранить» или клавиши Enter.