Принципы организации и специфика работы PR-отдела на предприятии.

PR-служба – особое структурное подразделение организации, неотъемлемая часть ее системы управления, которая способствует обеспечению согласия как собственно коллектива организации, так и внешней политики с декларируемой политикой и реальной практикой функционирования этой организации. В настоящее время в развитых странах практически каждая крупная фирма или компания имеет самостоятельную PR-службу или по крайней мере PR-специалиста, реализующего действия по организации взаимовыгодных связей с общественностью.

Перед любой PR-службой стоят следующие основные задачи:

- Постоянно предоставлять руководству организации информацию о мнении общественности, по тому или иному направлению деятельности организации, о реакции этой общественности на проводимые акции.

- Стараться поддерживать доверие к руководству организации.

- Улучшать отношения между организацией и ее целевой аудиторией, которая может быть самой разнообразной в зависимости от занятий организации.

Основные направления деятельностиPR-службы: - деятельность по применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой структуры; - первичное информирование потенциального потребителя о деятельности коммерческой структуры (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция и т. д.); - поиск точек соприкосновения интересов коммерческой структуры с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений; - формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с коммерческой структурой, формирование у него чувства причастности к делам структуры; - внушение потенциальному потребителю мысли о приоритетности ваших общих интересов над его другими интересами. Основные принципы деятельности PR-отдела: 1. Обеспечение взаимной пользы организации и общественности, а также абсолютная честность и откровенность тех, кто занимается этим видом управленческой деятельности. 2. Открытость информации. Известный английский специалист в этой области Сэм Блэк вообще считает данный принцип определяющим. «PR, пишет он; - это искусство и наука достижения гармонии с помощью взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».

Опора на объективные закономерности функционирования массового сознания, отношений между людьми, организациями и общественностью, решительный отказ от субъективизма.

Структура PR-отдела определяется взглядом вверх и вниз по иерархической лестнице. Структура с высоким статусом PR-службы.

Генеральный директор
Первый заместитель генерального директора
Департамент ПР	Департамент маркетинга	Департамент внешних связей

Структура с невысоким статусом PR-службы.

Генеральный директор
Советник по PR	Заместитель	Заместитель	Заместитель
Пресс-служба

Структура PR-отдела.

Директор
Секретарь-референт	Заместитель директор	Бухгалтер
Отдел работы со СМИ	Отдел проведения специальных акций	Аналитический отде	Производственно-технический отдел

Функциональные обязанности PR-подразделений, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаковы, но существует определенный набор стандартных функций, присущих любому PR-отделу: 1. Определение общей PR-политики. PR-отдел разрабатывает и предлагает руководству ключевую концепцию политики корпорации в сфере связей с общественностью, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помогает корпорации находить и занимать определенную PR-позицию в той или иной ситуации. 2. Паблисити - приобретенная с помощью PR и рекламных усилий известность, общественная репутация, влияние для корпорации в целом и её продукции. PR-отдел разрабатывает и публикует в СМИ сведения о деятельности компании, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламу о корпорации и её подразделениях. А также с помощью статей, каналов новостей распространяет сведения о достоинствах новых товаров, планирует и проводит кампании по их продвижению на рынке. 3. Подготовка заявлений корпорации. При подготовке речей и заявлений директоров PR-специалисты активно участвуют в их разработке и оглашении политики компании. 4. Связи с государственными органами. PR-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями местного и федерального уровня; готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании; участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компании в органах власти.

5. Связи с клиентами. Эта сфера коммуникаций компании с акционерами и инвесторами призвана содействовать с помощью информации о компании и достигнутых ею финансовых успехах ее положительному восприятию инвесторами. PR-отдел принимает участие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит собрания акционеров компании.

6. Спонсорская деятельность корпорации. PR-сотрудники разрабатывают политику пожертвований, рассматривают обращения к компании за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании, определяют претендентов на поощрения и награды за счет его средств.

7. Прием гостей. Сотрудники PR-отдела организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании. В связи с тем, что любая коммуникация имеет двустороннюю направленность, то всю деятельность работников PR-отдела сводят к выполнению двух основных функций:

1. Функции сбора и анализа информации, то есть: - исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований и обработка любой другой «первичной» (полученной в ходе самостоятельно проведенных опросов, наблюдений, анкетирования и т.д.) и «вторичной» (собранной кем-то другим для аналогичных целей) информации;

- анализ юридических, экономических и других документов; - сканирование публикаций в прессе по важным для организации вопросам; - контакты с журналистами, представителями органов управления, инвесторами, социальными группами, общественными движениями и т.д.;

- изучение конкретных целевых групп, составление «коллективного портрета» каждой аудитории;

- подготовка аналитических записок и рекомендаций руководству организации;

2. Функции распространения информации, то есть: - подготовка информационных материалов (брошюр, статей, пресс-релизов и т. д.) для прессы, органов управления, инвесторов, сотрудников, клиентов и прочее; - информирование общественности о целях и проблемах организации на пресс-конференциях, в СМИ, в почтовой корреспонденции и т. п.;

- совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий и др.);

- информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений.

Пример организации работы PR-отдела, его численность, состав и обязанности сотрудников:

1. Административная группа(4 человека):

- Директор по связям с общественностью - общее руководство деятельностью отдела.

– Помощник начальника отдела – менеджер по развитию и кадрам, кадровое обеспечение.

– Менеджер по развитию – планирование PR-деятельности.

– Менеджер по внутреннемуPR-обеспечению внутренних связей с общественностью в организации.

2. Исследовательско-аналитическая группа (3 человека): – Менеджер по развитию и аналитике – руководит исследованиями и анализом. – Специалист исследователь – проводит PR-исследования. – Специалист аналитик – проводит PR-анализ. 3. Творческая группа (3 человека): – Менеджер по креативу – креативные предложения. – Райтер (текстрайтер) – придумывает и составляет тексты для продукции. – Бильдредактор – подбирает и привязывает к текстам иллюстративные материалы. 4. Группа обеспечения и производства (3 человека): – Менеджер по координации. - Менеджер по обеспечению. – Менеджер по работе со СМИ – обеспечивает взаимодействие со СМИ. 5. Группа специальных проектов и внутреннегоPR (8-10 человек): – Менеджер-консультант. – Менеджер специальных проектов – участвует в наиболее важных и сложных проектах (PR-акции).– Пресс-секретарь – обеспечивает участие в публичных мероприятиях, может совмещать должность спичрайтера. – Редактор внутреннего издания – обеспечивает выпуск внутреннего издания, может совмещать должность редактора корпоративного Интернет ресурса - Оператор ПК – техническое исполнение документов и материалов. – Фотограф-видеооператор – обеспечивает фото, -видеосъемку, спецмероприятия. – Курьер – доставка документов и материалов в организации и за ее пределы. – Веб-мастер – обеспечивает развитие Интернет порталов.