Кадровый аудит: понятие, цели, принципы, типы, этапы, основные параметры, методы.

Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах. Кадровый аудит - оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития. Проводится он с целью подготовки к принятию стратегических решений о развитии бизнеса, разработки программы реформирования организации. Оценке могут быть подвергнуты три основных аспекта организационной реальности:

· кадровые процессы — направления деятельности организации по отношению к персоналу и те области формирования кадрового потенциала, которые существенны для конкретной организации;

· строение организации (ее структура) — соотношение и соподчиненность основных элементов, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации;

· качественные и количественные характеристики персонала

Кадровый аудит может проводиться либо в рамках управленческого аудита, либо является самостоятельной задачей, направленной на оценку эффективности системы управления персоналом организации.

Целью кадрового аудита является оценка системы управления организации, профессиональных и психологических особенностей сотрудников, условий труда, влияющих на эффективность деятельности предприятия. Также в ходе кадрового аудита выявляются способности, мотивация и потенциал работников служб персонала. Кадровый аудит позволяет выявить ошибки в ведении кадрового делопроизводства, которые могут повлечь за собой не только финансовые потери, но и нанести ущерб репутации компании.

Кадровый аудит опирается на научные принципы. Рассмотрим их содержание:

- принцип системности: при проведении кадрового аудита необходимо учитывать взаимовлияние и взаимообусловленность элементов системы управления персоналом предприятия;

- принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состояния системы управления персоналом требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю;

- принцип выделения главного: при проведении, аудита эксперт должен выделять главное, сущное, характерное.

- принцип стандартизации: за каждой формой учета элементов системы управления персоналом должны стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

- принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

 

Типы аудита персонала

Признак классификации	Тип аудита персонала	Основные характеристики
1. Периодичность проведения	Текущий Оперативный Регулярный Панельный	Проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени Проводится по оперативному распоряжению руководства Проводится через определенные промежутки времени Проводится с определенной периодичностью, с неизменными методикой и инструментарием на тех же группах людей и тех же объектах
2. Полнота охвата изучаемых объектов	Полный Локальный тематический	Охватывает все объекты Охватывает отдельно выделенную группу объектов или один объект Включает все объекты или по одной тематике
3. Методика анализа	Комплексный выборочный	Используется весь арсенал методов Анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке
4. Уровень проведения	Стратегический Управленческий тактический	Оценка производится на уровне высшего руководства Оценка производится на уровне линейных руководителей Оценка производится на уровне службы управления персоналом
5. Способ проведения проверки	Внешний внутренний	Проводится силами сторонних специалистов Проводится работниками самой организации

 

Этапы кадрового адута:

Этап 1. Диагностика потребностей и целевых установок заказчика.

Проведение серии индивидуальных интервью с топ-менеджерами, руководителями подразделений и другими ключевыми персонами компании заказчика с целью прояснения и уточнения основной проблематики, потребностей и целевых установок. Постановка задач на проведение исследований.

Этап 2. Проведение кадрового аудита сотрудников компании заказчика.

Проведение комплекса мероприятий, направленных на качественную оценку сотрудников, представляющих наибольший интерес для Заказчика.

Этап 3. Формирование отчета.

Анализ информации и выработка рекомендаций по оптимизации (улучшению деятельности).

При проведении диагностики и исследований применяются только надежные и валидные современные методики и технологии: структурированные и оценочные интервью, наблюдение, анкетирование, тестирование, групповые методики, социометрические исследования и методы оценки системы мотивации сотрудников.

 

Параметры кадрового аудита: Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации:

1) Планирование трудовых ресурсов Оценка наличных ресурсов, целей, условий и перспектив развития организации, будущих потребностей в кадрах

2) Набор персонала Описание способов распространения информация о потребности в персонале, используемых способов набора.
Оценка результативности набора (финансовой и качественной).
Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами

3) Отбор персонала Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур.
Анализ изменений кадрового потенциала организации

4) Разработка системы стимулирования Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью.
Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации.
Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения

5) Адаптация персонала Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков).
Описание проблем, возникающих в период адаптации

6) Обучение персонала Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально-психологического климата и т.д.)

7) Оценка трудовой деятельности Оценка аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации

8) Повышение, понижение, перевод, увольнение Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга.
Оценка результативности методов планирования карьеры

9) Подготовка руководящих кадров Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации.
Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала

10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации.
Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу).
Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации

Методами кадрового аудита можно назвать:

· анализ документов, внутренних нормативных актов, приказов и распоряжений по личному составу;

· анкетирование руководителей подразделений;

· интервью с руководителями подразделений по вопросам кадровой работы, управления персоналом: проблемы, сложности, оценка работы кадрового подразделения;

· групповые дискуссии, проектирование, контент-анализ, наблюдение.

Программа кадрового аудита реализуется в двух вариантах: "минимальном" - достаточном для характеристики кадрового состава, и "максимальном" - необходимом для разработки рекомендаций по оптимизации системы управления человеческими ресурсами.
В ходе кадрового аудита оценивается готовность руководящего звена к реализации целей фирмы, осуществляется анализ структуры и численности кадрового состава. Целью анализа является выявление пропорций между управленческим персоналом, специалистами различных категорий и обеспечивающим персоналом и проверка их на соответствие сложившимся в отрасли нормативам. Анализ пропорций позволяет получить общее представление о кадровом составе Компании и увидеть наличие "перекосов" в сложившейся системе управления персоналом. В зависимости от поставленных задач расширенный кадровый аудит может включать развернутую оценку системы управления персоналом (СУП) и/или детальную оценку состояния человеческих ресурсов Компании.
На этапе кадрового аудита, включающего анализ системы управления человеческими ресурсами, используются методы: анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур СУП. На основании диагностики состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами в Компании, а также разрабатываются предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.

Результаты: При проведении кадрового аудита решаются следующие задачи:

§ во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т.д.

§ во-вторых, оценивается кадровый потенциал Компании - менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей), квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам), инновационный (готовность к изменениям), личностный, творческий

§ в-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки

На основании полученных оценок делаются выводы о наличии необходимых для эффективного управления предприятием кадров, а также определяются потребности в переподготовке работающих сотрудников и привлечении новых.