Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Различаются пять типов записи текстов:

– линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.),

– трафарет (справки, контракты, договоры и др.),

– таблица (финансовые ведомости и др.),

– анкета (личный листок по учету кадров и др.),

– тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.)

Личные документы

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, ад-

ресованный организации или должностному лицу учреждения.

1. Расположение частей заявления:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

Фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом

от или без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

Дата ставится слева; подпись - справа.

Оформление наименования адресата: если оно представляет собой

Название организации, то ставится в винительном падеже; если это на-

Звание должностного лица - в дательном падеже.

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предос-

Тавляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо дей-

Ствие (чаще всего – получить что-либо).

1.Расположение частей доверенности:

1) наименование документа пишется в центре строки;

2) текст начинается с красной строки;

3) дата – слева, подпись – справа;

Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы

Заверить документ.

Распорядительные документы

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некото-

Рыми центральными органами коллегиального управления в целях раз-134

Решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед

Данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имею-

Щий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному

Лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную

Силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две груп-

Пы: распоряжения общего и конкретного характера длительного дейст-

Вия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового

Случая.

Приказ является самым распространенным видом распорядитель-

Ного документа, применяемого в практике управления. Он издается для

Регулирования отношений по основным вопросам, а именно: по вопро-

сам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по во-

просам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их струк-

Турных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. до-

Кументов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам

Приема, перемещения, увольнения работников и др.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю дан-

ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив-

Шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащийвыво-

Ды и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две

Части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуа-

Ция, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю

структурного подразделения или руководителю учреждения, оформля-

Ются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизво-

Дятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения,

Вид документа, дата. Подписывает документ его составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящиеинстан-

ции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руко-

Водством.

Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начина-

Ется с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существи-

тельного: О назначении..., О проверке и т. П

19.

Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение

Сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии,

Предложения и т. д. Таким образом, деловое письмо – письменныйдиа-

лог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы эконо-

Мико-правовой или дипломатической деятельности организации.