Вопрос.Отслеживание состояния отправленных документов. Контроль переданных документов

Для этих целей используется журнал передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи позволяют узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.

19 вопрос. Электронная подпись при обмене документами между политическими партиями. В «1С:Документообороте государственного учреждения 8» поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная подпись (ЭП) - это современный аналог собственноручной подписи. В соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» (далее – Закон) информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к информации на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью. Но при этом между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение, в котором должен быть прописан порядок проверки электронной подписи. В случае с простой ЭП в соглашении должны быть предусмотрены и следующие моменты: порядок определения лица, подписывающего электронный документ; обязанность данного лица соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи. Таким образом, при соблюдении указанных условий юридические лица могут использовать при документообороте друг с другом как простую, так и неквалифицированную ЭП. Квалифицированная ЭП В отношении квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП) условностей меньше. Согласно ч. 1 ст. 6 Закона электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью. Соответственно КЭП может применяться для юридически значимого электронного документооборота между компаниями без принятия последними каких бы то ни было регламентов. Подписывая электронные документы квалифицированной электронной подписью, должностное лицо автоматически придает им юридическую значимость. Участники электронного взаимодействия могут обмениваться такими документами, не заключая никакого дополнительного соглашения.

.20 вопрос. Резолюции в документах партии. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

21 вопрос. Обеспечение секретности для документов партий. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ. При обращении с СД следует соблюдать следующие правила 1. СД выдаются только под личную роспись 2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях 3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы 4. Запрещается держать СД вместе с несекретными 5. Запрещается хранить СД в рабочих столах 6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения 7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения 8. Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории 9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:

-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

-оптимизация объема засекречиваемых сведений;

-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.