Унифицированная система внешнеторговой документации

§ оперативно-коммерческая документация;

§ товаросопроводительная документация;

§ расчетная внешнеторговая документация;

§ документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

§ транспортная внешнеторговая документация;

§ экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

6) реквизиты документов и общие правила их оформления

1. Государственный герб РФ.

Государственный герб изображается на бланках: Президента Российской Федерации; палаты Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств); федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

2. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения -- Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема предприятия -- это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке. Эмблема не воспроизводится при изображении на бланке документа герба.

4. Код организации

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации -- автора документа.

5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица

Представляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

6. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Предоставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

7. Код формы документа

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

8. Наименование организации

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже. В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти. Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации). Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках.

9. Справочные данные об организации

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения.

10. Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п. Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации.

11. Дата документа

Дата -- один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом., а также цифровым способом, но в обратной последовательности.

12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер -- это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например: распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации.

15. Сведения об адресате

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией. Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно.

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. При оформлении реквизита "Адресат", а также реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" (в распорядительных документах), "Подпись" допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

16. Гриф утверждения документа

Утверждение -- способ удостоверения документа и придания ему юридической силы.

Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

17. Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

18. Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28--30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом -- "К" или "Контроль". Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

20. Текст документа

Текст -- основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

21. Отметка о наличии приложений

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом: Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес. На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения.

22. Подпись

Подпись -- обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. На документе могут быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне.

Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог "за" или косую черту.

23. Гриф согласования

Согласование -- это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

24. Визы согласования документа

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих -- на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

25. Оттиск печати организации

Печать ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений -- отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

26. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

27. Отметка об исполнителе

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дата исполнения. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости -- дату и другие поисковые данные. При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документ.

7) ЕСКК ТЭСИ (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации)

состоит из совокупности общероссийских классификаторов

технико-экономической и социальной информации, средств их вeдeние,

нормативных и методических документов по их разработке, ведению и

применению. Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ

являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства,

используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Классификатор ТЭСИ представляет собой систематизированный свод

наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов

классификации5. Общероссийский классификатор (ОК) – классификатор,

принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ и

обязательный для применения на территории всей страны в определенных

сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с

заинтересованными министерствами и ведомствами.

8 ) Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам

и по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ.

Порядок разработки общероссийских классификаторов должен

соответствовать требованиям ПР 50-733-93.

Общероссийские классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда

они:

– обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях

хозяйственной деятельности;

– обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;

– информационно связаны с действующими общероссийскими

классификаторами;

– используются в общероссийских унифицированных формах документов.

Во всех других случаях разрабатываются отраслевые классификаторы ТЭСИ

или классификаторы ТЭСИ предприятий.

ОКОНХ- Общесоюзный классификатор "Отрасли народного хозяйства"

Отменен 1 января 2003 года.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) - государственный классификатор хозяйствующих субъектов Российской Федерации.

Объектами классификации ОКПО являются юридические лица, индивидуальные предприниматели, филиалы, представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Классификатор ОКСО предназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обмена информацией на всех установленных государством образовательных уровнях в Российской Федерации с охватом как государственных, так и негосударственных образовательных учреждений при решении следующих основных задач:

- определение прогнозной потребности, регулирование приема и выпуска специалистов;

- регламентация лицензионной деятельности и статистического учета в образовании;

- интеграция системы высшего профессионального образования и среднего профессионального образования Российской Федерации в международное образовательное пространство.

Объектами классификации в ОКСО являются специальности высшего и среднего профессионального образования.

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

10) Классификация документов по грифу ограничения доступа

- открытые (несекретные);

- с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

1. «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

2. "Секретно", "Совершенно секретно". «Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

3. "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

4. "Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

11) Юридически значимые реквизиты документа
Определим какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Дата и номер документа.
Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.
Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан. Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).
Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа»; Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п. Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен «задним числом»; поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
Порядок подписания документов
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами). Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах. В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т.п. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: "зав.", "зам." или ставить косую черту перед наименованием должности. Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер. Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов. Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.
Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт. Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.
Утверждение документов
Гриф «Утверждено»; («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
– уставы;
– положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
– структура, штатная численность и штатное расписание;
– акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
– должностные инструкции;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– сметы;
– расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
Утверждаются документы одним из следующих способов:
– ставится гриф «Утверждено» («Утверждаю»);
– издается соответствующий распорядительный документ.
Оба этих способа имеют равную юридическую силу.
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
– отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
– удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
– фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.
Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.
Юридическая сила копий документов
Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.
В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?
Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.
Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.
Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.
Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

12) Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

Документы по личному составу пред