По учебному предмету «Секретарское дело»

По учебному предмету «Секретарское дело»

Специальность: «Документоведение, информационное и организационное обслуживание»

Квалификация: секретарь

Группы 289, 290

Охарактеризуйте понятие «Делопроизводство» и его значение в современной сфере управления.

В любой организации создается большое количество документов независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы.

Вся совокупность работ с документами с момента из создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожения определяется понятием «делопроизводство».

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления. Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Важнейшими составляющими делопроизводства являются документирование и документооборот.

Документирование – процесс подготовки и создания документов с использованием различных способов, методов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, уничтожения или передачи в архив.

Делопроизводство является основной частью управления. Необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это был современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

- оперативность

- современное техническое оснащение

- целесообразность всех операций с документами

- умелое сочетание ДОУ с бездокументационным обслуживанием

На предприятии должен соблюдаться единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок закреплён инструкцией по делопроизводству.

Раскройте роль секретаря в современной сфере управления.

В настоящее время секретарю отводиться важная роль в учреждении. Секретарь оформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями, встречается с людьми, которые обращаются с разнообразными просьбами (вопросами), составляет и оформляет документы и др. Секретарь – правая рука руководителя организации. По секретарю судят об организации.

В толковом словаре Ожегова дается следующее определение: «Секретарь – работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.

Задача секретаря – освободить руководителя от нетворческих, вспомогательно-технических операций. В обязанности секретаря входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и док. информации, а также по организации приёма посетителей, подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию и т.п.

Секретарь выполняет 2 основные функции:

1) осуществляет бездокументное обслуживание (50-60%) – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний, совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и др.

2) работает с документами (документное обслуживание) – составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление.

Секретарь должна быть ответственной за все, что поручает ей начальник. Должна уметь слушать и понимать каждого посетителя, нравится он ей или нет.

Разъясните общие правила ведения телефонных разговоров.

Расскажите о правилах приема и передачи телефонограмм.

Охарактеризуйте основные функции секретаря по организации деловых поездок руководителя.

17. Расскажите об основных правилах подготовки и оформления приказов о командировании.

Дайте характеристики основных документов, которые готовит секретаря при организации командировки руководителя.

19. Охарактеризуйте основные функции секретаря по подготовке небольшого оперативного совещания.

20. Охарактеризуйте основные функции секретаря по подготовке планового совещания с большим количеством участников.

Порядок протоколирования работы коллегиальных органов. Оформление и подписание протокола.

33. Автобиография. Правила составления и оформления.

34. Резюме. Правила составления и оформления.

35. Виды заявлений по личному составу. Правила составления и оформления.

36. Характеристика. Правила составления и оформления.

37. Приказы по личному составу. Правила составления и оформления.

38. Справка по личному составу. Правила составления и оформления.

по учебному предмету «Секретарское дело»