Вопрос 4. Система организационно-распорядительной документации

Вопрос 5. Организационные документы

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Устав – это собрание правил, которые регулируют: основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства; условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления; конкретную сферу деятельности организаций. Устав включает такие реквизиты: гриф утверждения высшей организации или органа управления; наименование вида документа (устав); заглавие; текст. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения). Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:· наименование ее вида; короткое содержание (заглавие); текст; должность и фамилия особы, ответственной за ее составление; подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам. Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

Правила – это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью. Реквизиты правила: гриф утверждения; вид документа (правила); заглавие (короткое содержание предназначения правила);дата и номер;текст (может состоять из пунктов);подпись особы, которая отвечает за составление правила; правила обязательны для выполнения.

 

Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Виды распорядительных документов:

- приказ

- постановление

- решение

- распоряжение

- указание

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке – бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

Постановление – это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения – по более частным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия – «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Указание – это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений.

 

Задачи СЭД

1. систематизации работы с документами

2. созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение

3. автоматизации учёта

4. классификации документов

Программа документооборота используется для:

1. создания карточек.

2. формирования текста документа;

3. сохранения данных в формате pdf или ms word;

4. управления правами доступа пользователей;

5. создание маршрутов;

6. управления движением документов;

7. рассылки уведомлений, напоминаний;

8. ведения журналов, справочников, классификаторов;

9. формирования поручений;

10. поиска и подписание документов;

11. формирования отчётов.

 

Функции:

1. удалённую работу с документами;

2. использование СУБД для хранения данных;

3. одновременную работу с СЭД;

4. обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать несколько месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

1. создание рабочей группы, определение руководителя;

2. определение целей и задач;

3. проверка существующих документационных процессов;

4. разработка технического задания;

5. выбор СЭД;

6. заключение договора на внедрение СЭД;

7. разработка и утверждение регламента работы;

8. проверка первоначального наполнения справочников;

9. предварительное испытание СЭД;

10. обучение персонала работе;

11. тестовое внедрение СЭД;

12. анализ результатов тестовой работы;

13. исправление ошибок;

14. полноценное внедрение СЭД.

Вопрос 4. Система организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в деятельности организации.

- организационные - устанавливают порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные - отражают административно-управленческую деятельность учреждения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, инструкция, поручение, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчеты).

Условно их можно разделить на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

· Устав -свод правил, регулирующих деятельность организации, их взаимоотношения с др. организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

· Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы организации, структурного подразделения. Может регламентировать деятельность должностных лиц.

· Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

· Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федер. законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

· Постановление – правовой акт, принимаемый руководящими органами, коллегиальными органами, входящими в структуру организации; действует на основе коллегиальности.

· Решение – распорядительный документ, применяемый коллегиальными органами.

· Приказ – правовой акт, принимаемые руководителем, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от др. видов распорядительной документации). Приказы издаются директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично». Право на подписание приказов может быть передано директором заместителю, но важно учитывать следующие моменты:

o передача этого права обязательно оформляется письменно (издается приказ, оформляется доверенность);

o при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный заместитель.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия директора. Как только руководитель возвращается из командировки/отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

o по основной деятельности;

o по административно-хозяйственной деятельности (АХД);

o по личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно. К приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

o соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

o эксплуатации зданий и помещений;

o транспортного обслуживания, внутренней связи;

o обеспечения безопасности организации.

· Распоряжение – правовой акт, издаваемые единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов и регулирования деятельности.

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения заместителю. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления.

· Указание -правовой акт, издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов данной или вышестоящей организации.

Указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка.

· Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции является должностные инструкции. Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

· Протокол - организационно-распоряд. документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.