Документирование и делопроизводство

Л.М Базавлуцкая

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

 

УДК

ББК

Б 17

 

Базавлуцкая Л.М. Документирование и делопроизводство: учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / Л.М.Базавлуцкая. – 2014– 40с.

 

 

ISBN

 

 

В учебном пособии рассмотрены основные виды организационно-распорядительной документации, а также требования к их составлению и организации документооборота.

Методический материал подготовлен в строгом соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.

Данное учебное пособие предназначено для студентов экономических специальностей, изучающих документирование управленческой деятельности.

 

 

Рецензенты:

Гнатышина Е.В., доктор педагогических наук, профессор, директор Профессионально-педагогического института Челябинского государственного педагогического университета

Корнеев Д.Н кандидат педагогических наук, доцент кафедры Экономика, управления и право Профессионально-педагогического института Челябинского государственного педагогического университета

ISBN

 

© Л.М. Базавлуцкая, 2014

© ООО «Искра-Профи»

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1.

ГЛАВА 2.

ГЛАВА 3.

 

ГЛАВА 4.

ГЛАВА 5.

ГЛАВА 6.

ГЛАВА 7.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………….76

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим в любой организации для использования в своей деятельности. Важность документа в организации управленческого труда уже была оценена в древнем мире, когда появились первые документы, содержащие информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках. Это является доказательством существования делопроизводства и практики управления.

В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа. Первый этап – 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «к безбумажной технологии». Однако в середине 80-х годов выяснилось что несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что существование традиционного делопроизводства с обработкой на ЭВМ будет весьма продолжительным.

Основное внимание в данном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации управленческих функций. Кроме того, рассматриваются вопросы по организации работы с документами: учет, регистрация контроль исполнения, хранение.

В пособии также рассмотрены некоторые проблемы, связанные с защитой информации. Исходя из анализа многолетней практики, приведены общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, которое решает проблему засекречивания своей коммерческой информации, в том числе с применением грифов конфиденциальности.

 

ЛЕКЦИЯ 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ

ЛЕКЦИЯ 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение:

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Всего установлено 30 реквизитов.

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации - автора документа;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации - автора документа;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Реквизит 01 - «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09 июля 2002 года № 2-ФКЗ).

В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного суда Российской Федерации;

- решений Верховного суда Российской Федерации;

- решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

- Президента Российской Федерации;

- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации

- Правительства Российской Федерации;

- Конституционного суда Российской Федерации;

- Верховного суда Российской Федерации;

- Высшего арбитражного суда Российской Федерации.

Государственный герб Р Ф в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- Счетной палаты Российской Федерации;

- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

- Центрального банка Российской Федерации.

Реквизит 02 – «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 20 января 1999 года № 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:

- органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

- окружными управлениями органов исполнительной власти города;

- районными управлениями органов исполнительной власти города;

- органами власти района — районной управой;

- представительствами органов исполнительной власти города;

- комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).

Реквизит 03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 года № 176-ФЗ).

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Реквизит 04 – «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.

Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках документов ниже справочных данных об организации и наименования вида документа в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 года № 438.

Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

Реквизит 07 – «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется.

Реквизит 15 – «Адресат».

В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ОАО «Полет»

В.А. Николаеву

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Реквизит 16 – «Гриф утверждения» документа.

Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Росток» ___________А.Н. Скакунов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 15.04.2005 № 16

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 15.04.2005 № 16

Реквизит 17 – «Резолюция».

Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

Н.В. Морозову Н.А. Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «Термика» к 15.04.2005 Личнаяподпись Дата

При наличии нескольких исполнителей первой в резолюции указывается фамилия ответственного исполнителя. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Реквизит 18 - «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку, позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, используется при поиске документа. Заголовок пишется одной фразой и должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?), например: Должностная инструкция ведущего эксперта

Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора.

На документах формата А5, в телефонограммах, телеграммах, письмах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают. Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже (на 2-3 межстрочных интервала) реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа». Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: карточку, журнал регистрации, базу данных.

Реквизит 19 – «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.

ЛЕКЦИЯ 3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст - главный реквизит документа (20)

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.

Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Например:

Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.

В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.1997 № 401 «Об организации учета особо ценных документов...»

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.1995 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...

 

Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К особенностям официально-делового стиля относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста;

широкое применение устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:

Установлено, что в период с... по …

В соответствии с...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным....

Это вызвано повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах.

Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания

или Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

 

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования...,

а также, в связи с недостаточной загруженностью...

просим Вас решить вопрос о....

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных.

Например:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»

ЛЕКЦИЯ 4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К БЛАНКАМ

ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки тех или иных конкретных видов документов (например, бланк приказа) целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов.

Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении наименование организации, наименование вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном языке, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Наименование организации, справочные данные об организации и другие необходимые реквизиты размещают на угловом бланке одним из двух способов:

- центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

 

Закрытое акционерное общество ИНФОРМПРОЕКТ Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон 383-28-13 Факс 383-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

и

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)

Закрытое акционерное общество ИНФОРМПРОЕКТ Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон 383-28-13 Факс 383-64-91 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

 

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации должны изготавливаться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

наименование вида бланка;

дату поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование предприятия-изготовителя;

серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

наименование вида бланка;

количество экземпляров;

серию и номера бланков;

наименование структурного подразделения;

фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

расписку в получении;

примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

Системы документации.

1.Унифицированные системы документации (УСД).

2.Организационно-распорядительная документация (ОРД):

· организационные документы (положение, устав, учредительный договор, штатное расписание, должностная инструкция, договор);

· распорядительные документы (приказ, указание, распоряжение, решение);

· протокол как информационно-распорядительный документ;

· информационно-справочные документы (докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, письмо и его виды).

 

Распорядительные документы.

Распорядительная документация используется для эффективного управления организацией, учреждением, предприятием. Она призвана обеспечить реализацию задач той или иной управленческой структуры. Все распорядительные документы – это правовые акты, которые содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

По сферы действия распорядительные документы можно подразделить на правовые акты а) федерального уровня, б) регионального уровня, в) организаций, учреждений, предприятий).

С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения); и 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений (приказы, распоряжения, указания).

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). К документам коллегиальных органов относятся ПОСТАНОВЛЕНИЕ и РЕШЕНИЕ. Текст постановления или решения состоит из двух частей: констатирующей (ссылка на законодательный акт или объяснение причины, по которой издается распорядительный документ) и распорядительной, разделенных словом ПОСТАНОВЛЯЕТ (в постановлениях) или РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО (в решениях), которое печатается прописными буквами без кавычек. Постановления и решения подписываются руководителем коллегиального органа управления.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

В условиях единоличного принятия решения издаются:

1. Указ Президента РФ.

2. Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

Приказ по основной деятельности содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.В констатирующей части инициативного приказа содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных