Описание процесса учета ГСМ и путевых листов на предприятии ООО «МеталлПрофКровля »

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

В процессе работы ООО «МеталлПрофКровля» компании появляется большой объем бумажных документов, а именно вся информация по учету ГСМ, о водителях и транспортных средствах, отчетности, и т. д. которые впоследствии трудно структурировать. Подобный учет должен вестись с использованием современной электронной вычислительной техники. Значительные объемы средств вычислительной техники и их особая роль в функционировании любого предприятия ставят перед руководством целый ряд новых задач.

Рассмотрим основные характеристики автоматизированной системы ООО «МеталлПрофКровля». В информационной системе предприятия используется следующие компоненты:

1. Сервер приложений -1шт.
2. Сервер баз данных - 1шт.
3. Файловый сервер - 1шт.
4. ИБП – 20 шт.
5. Рабочие станции офисные - 20шт.
6. МФУ персональные - 5шт.
7. Принтеры сетевые - 8шт.
8. Сканеры – 4 шт.
9. Коммутаторы на 24 порта - 2шт.
10. Офисная АТС - 1шт.
11. Факс - 2шт.

Соединение осуществляется через коммутаторы, находящиеся в помещении серверной.

Используемое программное обеспечение:
1. Серверная операционная система- Windows Server Standard 2008
2. Антивирус NOD32 Smart Security Business Edition
3. Офисное ПО- Office Pro 2012
4. Программа резервного копирования данных - Acronis True Image Home
5. Бухгалтерский учёт- 1С Предприятие – 8.2.
6. Справочно-правовая система «Гарант»

 

Средства защиты информации:

Антивирусное программное обеспечение на платформе NOD32 Smart Security Business Edition. Комплексное бизнес-решение для оперативного сканирования и распознавания всех типов угроз за счет сочетания интеллектуальных облачных технологий и запатентованного метода эвристического анализа. Такой подход позволяет мгновенно реагировать на все попытки проникновения вредоносных программ, отражать сетевые атаки кибер-преступников, а также блокировать нежелательную почту.

Выход в Интернет осуществляется через VPN-сервер.
Анализируя структуру автоматизированной системы ООО «МеталлПрофКровля» можно выделить следующие проблемы:

- отсутствие единой базы данных, содержащей информацию о всей технологической цепочке предприятия («кусочный» тип автоматизации);

- нет единого подхода к лицензированию закупаемого программного обеспечения, не изучаются возможности оптимизации затрат на приобретение программного обеспечения, замены платных программных продуктов бесплатными аналогами;

- отсутствие единого подхода к системам разграничения доступа пользователей.

В рамках данного проекта предлагается рассмотрение возможности решения перечисленных проблем путем разработки программного продукта.

В результате обследования предприятия было выявлено, что основной проблемой исследуемого объекта является отсутствие автоматизированной системы учета ГСМ и путевых листов. Документы по учету производства и реализации хранятся на бумажных носителях и обрабатываются вручную.

Решение этой проблемы возможно только в результате выполнения следующих задач:

- сбора и хранения первичной документации;

- снижения затрат времени на заполнение и обработку документов;

- просмотра и редактирования хранящейся документации;

- увеличения скорости поиска информации;

- сокращения времени на подготовку необходимых отчетов

- отчета о выпуске готовой продукции, отчета о расходе сырья и материалов на производство продукции и других производственных отчетов.

В результате исследования были собраны сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей. Также были собраны формы документов, отражающих хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных.

Вышеперечисленные документы необходимы для автоматизации системы учета ГСМ и путевых листов и для более совершенного поддержания деятельности данного предприятия.

При исследовании объекта были выявлены отделы и сотрудники, деятельность которых необходимо автоматизировать.

Рисунок 2.2

Сведения о Водителях… - на их основе формируется различные справочники в 1С.

Приказ об установлении норм расхода на топливо - Внешний документ, на основание которого формируются нормы расхода.

Первичная документация – Документация, внесенная в ИС из внешней среды.

Методические рекомендации - на их основе формируется различные справочники в 1С, документы, являющиеся основание на списание топлива.

Положение об учетной политики – алгоритмы ИС формируются на основании учетной политики организации

Положение о диспетчерской службе - алгоритмы ИС формируются на основании положения о диспетчерской службе принятой на предприятии

Постановление госкомстата… - на его основе формируются различные справочники, документы и отчеты в ИС.

Диспетчер – может контролировать заполнение справочников, контролировать и редактировать документы и отчеты.

Бухгалтер по ГСМ – может формировать отчеты, не изменяя их.

ИС – автоматизирует работу диспетчерской службы.

Формирование отчетов – отчеты несут в себе информацию в доступном для пользователя виде, могут сохраняться во внешних форматах и выгружаться из ИС.

Файлы выгрузки БД для других подразделений, если данная ИС будет функционировать отдельно, то присутствует возможность обмена информацией с другими подразделениями.

Печатные формы документов установленного образца по учету ГСМ(путевой лист)

На компьютерах установлена программа «1С: Предприятие 8.2» конфигурация «1С: Торговля».

Все компьютеры объединены в локальную сеть, что позволяет работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям.

Отчеты «1С: Предприятия» выгружаются в формат Microsoft Excel, также в формате Microsoft Excel и Microsoft Word подготавливаются и другие отчеты.

В результате обследования предприятия было выявлено, что основной проблемой исследуемого объекта является отсутствие автоматизированной системы учета ГСМ и путевых листов.

При выявлении списка автоматизируемых задач проектировщики будущей системы принимают к сведению следующие факторы, представленные универсумом:

- важность решения задачи для выполнения основных функций управления, деловых процессов и процедур в данном подразделении;

- трудоемкость и стоимость расчета основных показателей данной задачи за год;

- сильная информационная связь рассматриваемой задачи с другими задачами;

- недостаточная оперативность расчета показателей;

- низкая достоверность получаемых данных;

- недостаточное количество аналитических показателей, получаемых на базе первичных документов;

- неэквивалентный метод расчета показателей и др.

Деятельность предприятия отражена на рисунке 2.3

 

Рисунок 2.3 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

Методические рекомендации - на их основе формируется различные справочники в 1С, документы, являющиеся основание на списание топлива.

Приказ об установлении норм расхода - на его основе формируется различные справочники в 1С.

Сведения о Водителях… - на их основе формируется различные справочники в 1С.

Новые и измененные элементы справочников – после внесения данных в ИБ 1с возможна корректировка справочников.

Постановление госкомстата… - на его основе формируются различные справочники, документы и отчеты в ИС.

Главный диспетчер – может контролировать и редактировать всю деятельность ИС (справочники, документы, отчеты, обмен с другими подразделениями, внесение данных в 1с)

Диспетчер – может контролировать заполнение справочников, контролировать и редактировать документы и отчеты.

Справочники – содержат информацию для заполнения документов (Учет движения ГСМ), составление отчетов, обмен с другими подразделениями, внесение данных в 1с.

Элементы справочников из других подразделений, документы… - Информация, получаемая из других подразделений, к примеру, коммерческого отдела.

Первичная документация – Документация, внесенная в ИС из внешней среды.

Учет движения ГСМ на их основе составляются отчеты, попадают данные в регистры, формируется обмен с другими подразделениями, внесение данных в 1с.

Бухгалтер по ГСМ – может формировать отчеты, не изменяя их.

Формирование отчетов – отчеты несут в себе информацию в доступном для пользователя виде, могут сохраняться во внешних форматах и выгружаться из ИС.

Файлы выгрузки/загрузки БД из других подразделений, если данная ИС будет функционировать отдельно, то присутствует возможность обмена информацией с другими подразделениями.

Обмен данными с другими подразделениями – механизм обмена данными с другими подразделениями.

Файл выгрузки/загрузки данных из 1с – реализована возможность выгрузки/загрузки данных из других конфигураций 1с.

 

 

Рисунок 2.4 – Диаграмма Корректировка справочников

Элементы справочников из других подразделений - реализована возможность загрузки данных из других подразделений.

Сведения об Организации, о Водителях… - на их основе формируются справочники Сведение об организации, Водители, Транспортные средства, модели ТС, типы ТС, типы двигателей.

Постановление госкомстата… - на его основе формируются справочники: Транспортные средства, модели ТС, типы ТС, типы двигателей.

Главный диспетчер – может контролировать и редактировать справочники Сведение об организации, Транспортные средства, модели ТС, типы ТС, типы двигателей.

Справочники – на основе справочников заполняются документы и формируются отчеты.

Диспетчер – Редактирует справочник Водители.

В результате анализа деятельности было принято решение автоматизировать работу диспетчерского отдела, были автоматизированы роли: Главного диспетчера, диспетчера, Бухгалтера по ГСМ. Были созданы

1) Справочники: ведения о водителях, об организации, виды ТС, типы топлива и т.д.,

2) Регистры сведения и накопления.

3) Настроены интерфейсы и роли пользователей конфигурации.

4) Документы: путевой лист и печатная форма установленного образца, изменение расхода топлива.

5) Предопределенные перечисления.

6) Отчеты: по расходу топлива, по количеству и времени перевезенного груза, по нормам расхода топлива различными транспортными средствами.

Требование к разрабатываемой подсистеме «Учет ГСМ и путевых листов»

На основании разработанной модели выработаем требования к подсистеме, а также оформлено техническое задание.

Для того чтобы информационная подсистема «Учет ГСМ и путевых листов» работала эффективно, надежно и гибко, а также имела достаточно продолжительный жизненный цикл, ее программно-аппаратный комплекс должен удовлетворять следующим требованиям:

- соответствие международным стандартам открытых систем, в том числе стандартам разработки, сопровождения и документирования;

- соответствие международным стандартам в области управления качеством ISO 9000;

- интегрированность. Наличие развитых технологических средств интеграции с другими прикладными системами и базами данных;

- адаптируемость. Технологии переноса решений из одной платформы в другую;

- многоплатформенность (операционные системы и аппаратные средства);

- масштабируемость: по количеству пользователей; объему хранимых данных; интенсивности обмена данными; скорости обработки запросов и данных; набору предоставляемых услуг и т.п.;

- надежность (средства сохранения и восстановления данных, резервирование).

Разрабатываемый программный продукт должен иметь возможность быть

установленным (запущенным) на существующих аппаратно-программных средствах (для исключения избыточного количества серверов и персональных компьютеров). Программное обеспечение сдается заказчику только в виде установочного диска или Флэш-карты с установочной программой (дистрибутивом). Установка, настройка и запуск программного обеспечения производится техническими специалистами самостоятельно по инструкциям, написанным в сопроводительной документации (для возможности повторной переустановки без представителей разработчика).

Требования к пользовательскому интерфейсу:

- пользовательский интерфейс системы должен предоставлять пользователю максимальное удобство использования;

- названия элементов управления должны быть на русском языке;

- при макетировании пользовательского интерфейса предпочтительно использовать стандартные типы элементов управления операционной системы, но не имеющие стандартный внешний вид;

- разработанные макеты элементов управления должны быть повторно используемы во всем приложении в соответствии с их назначением;

- внешний вид элементов управления должен быть современным;

- при макетировании должен быть продуман процесс взаимодействия пользователя с элементами визуального интерфейса, сценарий взаимодействия должен быть формально зафиксирован;

- основные функции системы группируются и представляются пользователю на отдельных вкладках.

Так же нужно рассмотреть требования предъявляемые к функциям, выполняемым подсистемой «Учет ГСМ и путевых листов»

Информационные подсистемы отвечают за предоставление пользователям информации по разделам информационной системы «Учет ГСМ и путевых листов».

Общесистемные пользовательские сервисы представляют набор функциональных блоков, используемых всеми частями информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов». Общесистемные пользовательские сервисы объединяют все остальные подсистемы и образуют функциональный базис информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов».

К общесистемным пользовательским сервисам относятся:

- подсистема работы с БД;

- подсистема навигации;

- поисковая система;

- система сбора статистики посещений.

Сервисы интеграции реализуют взаимодействие информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» с внешними и внутренними информационными системами на уровне обмена данными.

Подсистема обеспечения безопасности информационной подсистемы «Учета ГСМ и путевых листов» предназначена для защиты программных средств, информационных ресурсов информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» и параметров авторизации пользователей от несанкционированного доступа, модификации, нарушения целостности данных и внедрения вредоносных программ.

Подсистема администрирования охватывает все подсистемы информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» и должна выполнять следующие функции и задачи:

- администрирование СУБД;

- управление учетными записями пользователей и ролей. Управляет полномочиями доступа к разделам информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов», а также отдельным информационным объектам, которые представляют собой закрытую информацию.