Структура и состав сводной номенклатуры дел предприятия — КиберПедия 

Биохимия спиртового брожения: Основу технологии получения пива составляет спиртовое брожение, - при котором сахар превращается...

Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьше­ния длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...

Структура и состав сводной номенклатуры дел предприятия

2017-11-17 386
Структура и состав сводной номенклатуры дел предприятия 0.00 из 5.00 0 оценок
Заказать работу

Сводная номенклатура дел предприятия: предусматривает дела для всех документов, поступающих или создаваемых в подразделениях, учетно-регистрационные формы; составляется по структурной схеме (структуре управления предприятия), ее разделами являются наименования структурных подразделений, имеющие порядковую нумерацию, соответствующую присвоенному подразделению цифровому обозначению в текущем делопроизводстве на основании приказа директора: «01. Руководство, 02. Секретариат, 03. Канцелярия».

Раздел номенклатуры дел структурного подразделения - секретариата: состав-ляется по структурной схеме управления подразделения, закрепленной в Положении о нем (участки); в окончании располагаются обязательный подразделы: «Руководство», «Делопроизводство», в которых предусматриваются: основные документы подразде-ления и регистрационно-учетные формы, ведущиеся в подразделении.

Подразделы номенклатуры дел секретариата: состоят из номенклатурных дел, которым присваивается самостоятельный индекс, состоящий номера структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре: 01-05, 02-10, 03-15.

Сводная номенклатура дел предприятия согласовывается с архивным органом завода, рассматривается на заседании экспертно-проверочной комиссии и утверждается генеральным директором не позднее 15 декабря, вводится в действие с 1 января нового делопроизводственного года. Утвержденная директором сводная номенклатура дел на текущий год являетсяплановой (приложение №26). В 1 квартале текущего года работники делопроизводства структурных подразделений производят закрытие позиций сводной номенклатуры дел (графы 3, 5) за предыдущий год и предоставляют данные в канцелярию.

В течение делопроизводственного года в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения, на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. При внесении изменений и дополнений в номенклатуру дел проставляется отметка о ссылке на документ-основание, дополнение заверяется подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Старший инспектор участка подготовки документов на архивное хранение канцелярии переносит данные подразделений о закрытии позиций дел, сверяет количество планируемых дел и заведенных, вносит изменения, дополнения. Утверж-денная директором сводная номенклатура дел, содержащая данные о заведении подразделениями дел является итоговой (приложение №27), на ее основе готовится Плановая сводная номенклатура дел на следующий делопроизводственный год [2,7].

Формирование и хранение дел

Дела подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками секретариата в соответствии с Инструкцией о порядке составления номенклатур, формирования и оформления дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. Рас­пределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) в соответствии с номенклатурой дел подразделения с соблюдением правил систематизации для всех групп документов:

2. Рас­положение документов внутри дел в определенной последовательности.

3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Работники секретариата:

1. Производят частичное оформление дел временного хранения, правила по формированию которых допускают: хранить документы в скоросшивателях, изданные типографским способом - в их обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2. Оформляют обложки дел, в которых указывают: полное и сокращенное наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер тома; заголовок дела по номенклатуре; дата заведения дела; срок хранения номер статьи по действующему перечню документов с указанием сроков их хранения (приложение №28).

Текущее хранение документов

С момента заведения дела и до передачи в архив (выделения к уничтожению) документы и дела секретариата хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в подразделении и хранятся в них до передачи в архив организации. Формирование и хранение дел возлагается на работника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство.

Дела и документы хранятся в запирающихся шкафах (столах, стеллажах), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих комнатах. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел (список на шкаф). На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребо­ваться сотрудникам секретариата или руководителю. В этом случае они могут быть вынуты из дела ответственным работником за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, ког­да, кому и на какой срок выдан документ. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-замести­тель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому вы­дано дело, на какой срок, подписи в получении и приеме после возвраще­ния документов.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Выдача дел другим организациям осуществляется в исключительных случаях по их письменным запросам, с разрешения руководства и оформляется актом. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника доку­мента, а на его место в дело подшивается заверенная копия. После возвращения подлинника, копия документа и акт из дела изымаются и уничтожаются.


Поделиться с друзьями:

История создания датчика движения: Первый прибор для обнаружения движения был изобретен немецким физиком Генрихом Герцем...

Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...

Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...

Типы оградительных сооружений в морском порту: По расположению оградительных сооружений в плане различают волноломы, обе оконечности...



© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!

0.01 с.