За полнотой и своевременностью предоставления документов в бухгалтерию ответственность несет руководитель подразделения, в пользу которого были произведены затраты.

Инкассация

 

После того как проинкассирована выручка,

Управляющий магазином либо его заместитель должен сформировать и вывести на печать «Расходный кассовый ордер, по форме КО-2» в УБ.

 

Заполнение РКО на инкассацию:

ВНИМАНИЕ! Схема заполнения электронной формы документа в Управленческой базе остается неизменной.

После того как в УБ будет заполнен и проведен документ РКО на инкассацию, его необходимо вывести на печать.

В левом углу документа нажать кнопку «Печать», выбираем «Печать РКО на инкассацию», база выдаст предупреждение

«Не забудьте указать номер квитанции к инкассаторской сумке». Если номер квитанции не проставился в автоматическом режиме, нужно добавить его вручную.

 

Печатная форма РКО на инкассацию:

 

Все реквизиты печатной формы документа заполняются автоматически.

ВНИМАНИЕ! по строке «Приложение» автоматически прописывается «Квитанция к сумке №» сам номер необходимо добавить вручную.

• По строке «Выдать» автоматически заполняется банк получателя;
• По строке «Основание» автоматически заполняется «Инкассация выручки от продажи товаров»;
• По строке «Приложение» в ручную подставляется номер квитанции инкассаторской сумки.
• Расшифровка подписи за Руководителя и Главного бухгалтера, по данной строке автоматически подставляется ФИО Управляющего магазином или его заместителя,

(!) на каждого Управляющего магазином либо его заместителя должны быть оформлены доверенности.

Кассовая книга ОП.

 

По каждому магазину должна быть ежедневно распечатана кассовая книга. Образец ниже.

 

 

Кассовая книга формируется ежедневно, после закрытия смены.

Если в кассовых операциях была ошибка (продажа встала на ТехЮрЛицо, неверно сдана инкассация и т.д.), после исправления ошибки, необходимо переформировать кассовую книгу (нумерация кассовой книги через очистку) с даты ошибки. Листы кассовой книги распечатать заново.

Обращаем ваше внимание, что на один кассовый день иногда приходится несколько ПКО.

Это бывает в случае, когда происходит продажа по подарочным картам, а также в случаях принятия оплаты по агентским схемам и при возврате подотчетных средств.

· Кассовая книга формируется и распечатывается через обработку: Меню Сервис – Внешние обработки – Бухгалтерия – Кассовая Книга 2016

При формировании кассовой книги сформируются кассовые листы, ПКО и РКО на выплату зарплаты (если была выплата зарплаты через кассу). Данные документы перед печатью необходимо проверить на правильность нумерации.

Номера ПКО идут сквозной нумерацией от начала года до конца, т.е. с номера 1 по порядку в течении года. Нужно обязательно проверить, чтобы номера ПКО шли по порядку.

 

Номера листов кассовых листов так же идут сквозной нумерацией с начала года. Необходимо проверить, чтобы все номера шли по порядку.

Обязательно при печати кассовой книги проверять, чтобы пропечатывался индекс ОП!!!

 

В кассовой книге должны содержаться только ФИО, кому выданы денежные средства. Никаких посторонних записей типа: зануление баланса, ошибка сотрудника и т. д. не должно быть.

 

.

2. Документы, на подтверждение затрат.

Для оплаты оборудования, материалов, работ и услуг (например: аренда, охрана, торговое оборудование, обслуживание ККТ и т.д.), необходимых для осуществления основного вида деятельности, руководители структурных подразделений создают в Управленческой Базе документ «Требование на оплату», к которому обязательно прикрепляется скан счета через меню «Внешние данные». На каждое требование в бухгалтерию должны передаваться документы, подтверждающие осуществление затрат:

- акты выполненных работ (графы «в том числе НДС», «без НДС», «НДС сверху» обязательны!!!)

- счета-фактуры,

- товарные накладные по форме ТОРГ-12,

- Договоры аренды (к договору в обязательном порядке должна быть экспликация).

Инкассация

 

После того как проинкассирована выручка,

Управляющий магазином либо его заместитель должен сформировать и вывести на печать «Расходный кассовый ордер, по форме КО-2» в УБ.

 

Заполнение РКО на инкассацию:

ВНИМАНИЕ! Схема заполнения электронной формы документа в Управленческой базе остается неизменной.

После того как в УБ будет заполнен и проведен документ РКО на инкассацию, его необходимо вывести на печать.

В левом углу документа нажать кнопку «Печать», выбираем «Печать РКО на инкассацию», база выдаст предупреждение

«Не забудьте указать номер квитанции к инкассаторской сумке». Если номер квитанции не проставился в автоматическом режиме, нужно добавить его вручную.

 

Печатная форма РКО на инкассацию:

 

Все реквизиты печатной формы документа заполняются автоматически.

ВНИМАНИЕ! по строке «Приложение» автоматически прописывается «Квитанция к сумке №» сам номер необходимо добавить вручную.

• По строке «Выдать» автоматически заполняется банк получателя;
• По строке «Основание» автоматически заполняется «Инкассация выручки от продажи товаров»;
• По строке «Приложение» в ручную подставляется номер квитанции инкассаторской сумки.
• Расшифровка подписи за Руководителя и Главного бухгалтера, по данной строке автоматически подставляется ФИО Управляющего магазином или его заместителя,

(!) на каждого Управляющего магазином либо его заместителя должны быть оформлены доверенности.

Кассовая книга ОП.

 

По каждому магазину должна быть ежедневно распечатана кассовая книга. Образец ниже.

 

 

Кассовая книга формируется ежедневно, после закрытия смены.

Если в кассовых операциях была ошибка (продажа встала на ТехЮрЛицо, неверно сдана инкассация и т.д.), после исправления ошибки, необходимо переформировать кассовую книгу (нумерация кассовой книги через очистку) с даты ошибки. Листы кассовой книги распечатать заново.

Обращаем ваше внимание, что на один кассовый день иногда приходится несколько ПКО.

Это бывает в случае, когда происходит продажа по подарочным картам, а также в случаях принятия оплаты по агентским схемам и при возврате подотчетных средств.

· Кассовая книга формируется и распечатывается через обработку: Меню Сервис – Внешние обработки – Бухгалтерия – Кассовая Книга 2016

При формировании кассовой книги сформируются кассовые листы, ПКО и РКО на выплату зарплаты (если была выплата зарплаты через кассу). Данные документы перед печатью необходимо проверить на правильность нумерации.

Номера ПКО идут сквозной нумерацией от начала года до конца, т.е. с номера 1 по порядку в течении года. Нужно обязательно проверить, чтобы номера ПКО шли по порядку.

 

Номера листов кассовых листов так же идут сквозной нумерацией с начала года. Необходимо проверить, чтобы все номера шли по порядку.

Обязательно при печати кассовой книги проверять, чтобы пропечатывался индекс ОП!!!

 

В кассовой книге должны содержаться только ФИО, кому выданы денежные средства. Никаких посторонних записей типа: зануление баланса, ошибка сотрудника и т. д. не должно быть.

 

.

2. Документы, на подтверждение затрат.

Для оплаты оборудования, материалов, работ и услуг (например: аренда, охрана, торговое оборудование, обслуживание ККТ и т.д.), необходимых для осуществления основного вида деятельности, руководители структурных подразделений создают в Управленческой Базе документ «Требование на оплату», к которому обязательно прикрепляется скан счета через меню «Внешние данные». На каждое требование в бухгалтерию должны передаваться документы, подтверждающие осуществление затрат:

- акты выполненных работ (графы «в том числе НДС», «без НДС», «НДС сверху» обязательны!!!)

- счета-фактуры,

- товарные накладные по форме ТОРГ-12,

- Договоры аренды (к договору в обязательном порядке должна быть экспликация).

За полнотой и своевременностью предоставления документов в бухгалтерию ответственность несет руководитель подразделения, в пользу которого были произведены затраты.