Группы процессов управления проектами

Процессы управления проектом разделяются на пять категорий, известных как группы процессов управления проектом (или группы процессов):

• группа процессов инициации;

• группа процессов планирования;

• группа процессов исполнения;

• группа процессов мониторинга и контроля;

• группа процессов закрытия.

Все процессы управления проектом взаимосвязаны между собой – выходы одних процессов являются входами для других (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Схема взаимодействия между группами процессов управления проектами

Все эти группы процессов выполняются во время жизненного цикла проекта. То есть если мы посмотрим на проект с начала и до конца, то в нем будет присутствовать каждая группа процессов. Важно заметить, что все группы процессов будут выполняться в течение каждой фазы проекта или его подпроекта. Другими словами, если в определенной фазе про­екта создаются выходные результаты, внутренние или внешние, то мы должны пройти через процессы инициации, процессы планирования, процессы исполнения, процессы управления и мониторинга и процессы завершения. Также важно заметить, что группы процессов не обязательно выполняются последовательно. Может быть значительное перекрытие как одного процесса, так и группы процессов со следующими процессами, но при этом в разных фазах жизненного цикла проекта различные группы процессов реализуются с разной интенсивностью (рис.6.3).

 

 

 

 

Рис. 6.3. Активность процессов управления в жизненном цикле проекта

Группы процессов – это не то же самое, что фазы проекта. Если большие или сложные проекты могут быть разбиты на отдельные фазы или подпроекты, например, анализ осуществимости, разработка идеи, проектирование, создание прототипа, производство, испытание и т.д., то все группы процессов обычно будут применяться к каждой фазе или подпроекту.

 

Группа процессов инициации

В соответствии с подходом Американского института управления проектами (руководство PMBOK) каждая из пяти групп процессов управления проектами состоит, в свою очередь, из различных видов процессов управления. Все виды процессов, представленные в данном разделе, присутствуют в большей части проектов. Но это не означает, что все они реализуются в каждом проекте в одинаковой степени и форме. Это же касается и взаимодействия между видами процессов управления – не в каждом проекте взаимодействие реализуется в форме, описанной ниже, но в большинстве проектов оно происходит действительно так, как здесь описано.

Группа процессов инициации (project initiation) - процессы, выполняемые для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения авторизации на начало проекта или фазы.

В рамках процессов инициации определяется изначальное содержание и выделяются изначальные финансовые ресурсы. Определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта. Выбирается руководитель проекта, если он еще не назначен. Данная информация закрепляется в уставе проекта и в реестре заинтересованных сторон. После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован.

В группу процессов инициации входят следующие процессы управления проектами: разработка устава проекта и определение заинтересованных сторон.

Процесс. Разработка устава проекта — процесс разработки документа, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта.

Входы, выходы, инструменты и методы данного процесса отображены на рис. 6.4.

 

 

Рис. 6.4. Процесс разработки устава проекта.

 

2 процесс. Определение заинтересованных сторон — процесс выявления людей, групп и организаций, на которых может оказывать воздействие решение, операция или результат проекта или которые могут оказывать обратное воздействие, а также анализа и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности, взаимозависимостей, влияния и потенциального воздействия на успех проекта.

Ключевая цель данной группы процессов — привести в соответствие между собой ожидания заинтересованных сторон и цель проекта, дать заинтересованным сторонам наглядное представление о содержании и целях, а также показать то, каким образом их участие в проекте и связанных с ним фазах может обеспечить удовлетворение их ожиданий. Данные процессы помогают определить видение проекта — что необходимо выполнить

Большие сложные проекты следует разделять на отдельные фазы. В подобных проектах процессы инициации выполняются в последующих фазах для подтверждения решений, принятых во время изначальных процессов разработки устава проекта и определения заинтересованных сторон. Проведение процессов инициации в начале каждой фазы помогает поддерживать ориентацию проекта на бизнес-потребность организации, ради удовлетворения которой он был предпринят. Проводится проверка критериев успеха, а также обзор влияния, побудительных мотивов и целей заинтересованных сторон проекта. Затем принимается решение, должен ли проект быть продолжен, приостановлен или отменен.

 

6.4. Группа процессов планирования

Группа процессов планирования (project planning) состоит из процессов, выполняемых для определения общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей (рис. 6.5.). Процессы планирования разрабатывают план управления проектом и документы проекта, которые будут использованы для выполнения проекта.

Рис. 6.5. Группа процессов планирования

Основной процесс- разработка плана управления проектом — это процесс определения, подготовки и координации всех вспомогательных планов и интеграции их в комплексный план управления проектом.

План управления проектом (project plan) — это документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль. Он интегрирует и консолидирует все вспомогательные и базовые планы, полученные в результате процессов планирования.

План управления проектом и документы проекта, разрабатываемые как выходы группы процессов планирования, описывают все аспекты содержания, сроков, стоимости, качества, коммуникаций, человеческих ресурсов, рисков, закупок и вовлечения заинтересованных сторон.

Ключевая выгода данной группы процессов — определение стратегии и тактики, а также последовательности действий или пути для успешного завершения проекта или фазы. При хорошем управлении группой процессов планирования намного проще заручиться поддержкой заинтересованных сторон и повысить их вовлеченность. Данные процессы описывают, каким образом это будет осуществляться и приведет к достижению желаемой цели.

Команда проекта собирает мнения заинтересованных сторон и способствует их вовлечению в планирование проекта и разработку плана управления проектом и документов проекта. Так как процесс получения обратной связи и уточнения документов не может длиться неопределенно долго, установленные организацией процедуры диктуют, когда должно закончиться первоначальное планирование. На данные процедуры влияют характер проекта, установленные границы проекта, соответствующие действия по мониторингу и контролю, а также внешняя среда, в которой реализуется проект.

 

Группа процессов исполнения

Группа процессов исполнения (project execution) состоит из процессов, выполняемых для исполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью соответствия спецификациям проекта (рис. 6.6). Эта группа процессов включает в себя координацию людей и ресурсов, управление ожиданиями заинтересованных сторон, а также интеграцию и выполнение операций проекта в соответствии с планом управления проектом.

Рис. 6.6. Группа процессов исполнения

Основной процесс- руководство и управление работами проекта — процесс руководства и исполнения работ, определенных в плане управления проектом, и применения одобренных изменений для достижения целей проекта. По мере выполнения проекта собирается информация о завершении подготовки результатов поставки и о том, какие именно работы завершены.

Во время исполнения проекта результаты могут потребовать внесения обновлений в план и принятия новых базовых планов. Обновления могут включать в себя изменения в ожидаемой длительности операций, изменения в производительности и доступности ресурсов, а также непредвиденные риски. Такие отклонения могут повлиять на план управления проектом или документы проекта, а также могут потребовать детального анализа и разработки соответствующих управленческих мер реагирования. Результаты анализа могут привести к запросам на изменения, которые, в случае их одобрения, могут вызвать изменение плана управления проектом или прочих документов проекта и, возможно, потребуют установления новых базовых планов. На осуществление процессов группы процессов исполнения затрачивается большая часть бюджета проекта.