Завершение совещания или собрания

В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтут, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы...» или: «В результате мы пришли к выводу, что действовать надо так...»

После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.

Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

Служебные помещения

Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Вспомните только, до какой степени практически любой служебный интерьер отражает имидж организации. Так, по типу галстука сразу узнаешь руководителя административного аппарата, по покрою костюма – работника отдела кадров и т.д.

Представьте себе какую-нибудь солидную финансовую компанию: само это словосочетание ассоциируется с консервативными вкусами, прочными традициями. Там спокойные кабинеты с толстыми коврами на полу и роскошной, под стать им, мебелью, причем убранство четко отражает положение и ранг каждого служащего организации. Даже любая конторская принадлежность на столе строго выдержана в фирменном стиле.

Помните, что ваш кабинет открыт для обозрения точно так же, как ваша манера себя вести в этом кабинете, а именно: встаете ли вы, чтобы приветствовать входящего, как разговариваете со своим секретарем или сослуживцами (пользуетесь ли селектором, подходите к человеку или обращаетесь, не вставая с места).

По интерьеру кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь.

В присутственном месте, куда одновременно могут прийти много незнакомых друг с другом посетителей, которым, возможно, придется провести вместе от нескольких минут до часа и более, диваны создают определенную проблему. На них ожидающие зачастую вынуждены сидеть вплотную друг с другом, и это стесняет людей.

Бывают ситуации, в которых подобная манера рассаживать людей оказывается не просто нарушением норм этикета, а может причинить ущерб здоровью. Например, в ожидании приема врача, где для больных нет иного места, кроме дивана, на котором вполне здоровые посетители вынуждены просидеть битый час рядом с чихающим и кашляющим человеком.

Приемная руководителя выглядит гостеприимно, когда секретарь может предложить посетителю горячие или прохладительные напитки.

Интерьер офиса

Существует десять важнейших условий, касающихся интерьера офиса.

1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление. Поэтому будьте опрятны и никогда не раскладывайте на нем вязанье, расчески или косметику.

2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите (особенно крошки).

3. Если вы привыкли пить кофе за рабочим столом, пользуйтесь чашкой или стаканом, а не одноразовыми кар тонными или пластиковыми стаканчиками.

4. Попробуйте взглянуть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете? И если бы захотел, то что бы этот кабинет мог сказать мне о своем хозяине?

5. Воспринимайте ваш офис как свой дом, независимо от его размеров. Продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона – так, как бы вы это сделали в собственном жилище.

6. Удостоверьтесь в том, что даже самый незначительный предмет в вашем кабинете подчеркивает ваш имидж. Не приносите в кабинет то, от чего хочется избавиться дома, в частности безделушки.

7. Следите, чтобы в вашем кабинете всегда было чисто и опрятно – точно так же, как вы следите за вашей одеждой.

8. Если вам для работы непременно требуются горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в большом помещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет, либо пользуйтесь ширмой, загораживающей то, что не должны видеть посторонние.

9. Номера телефонов и документы, которые доверили лично вам, храните таким образом, чтобы их не смог нечаянно прочесть ни коллега, ни посетитель.

10. По возможности не пользуйтесь телефоном с гром кой связью: звук большинства подобных устройств вряд ли может кому-либо ласкать слух.