Особенности синтаксиса и словоупотребления в официальных документах.

 

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1. Из синтаксических конструкций, имеющих окраску официально-делового стиля, словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также сочетание с предлогом по и предложным падежом, выражающее временное значение: по возвращении, по достижении.

2. Необходимостью детализации изложения и оговорок объясняется осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов. Это влечет за собой увеличение размеров предложения (в том числе простого) до нескольких сотен словоупотреблений.

3. Сравнительно низок процент сложноподчиненных предложений, особенно с придаточными причины; количество средств выражения логичности и последовательности изложения в деловой речи в три раза меньше, чем в научной. Характерно, однако, широкое употребление условных конструкций, поскольку во многих текстах (кодексах, уставах, инструкциях) требуется оговаривать условия правонарушений и правопорядка.

4. Во многих жанрах официально-деловых текстов широко представлены инфинитивные конструкции со значением долженствования, например: Указанные решения должны быть объявлены для всеобщего сведения.

5. Для синтаксиса официально-делового стиля характерно «нанизывание родительного падежа», т.е. употребление сложных словосочетаний с несколькими зависимыми компонентами в форме родительного падежа без предлога.

6. Для официально-делового стиля, как и для научного, характерен также объективный порядок слов, причем нередко рема предшествующего предложения становится темой последующего, чем достигается логическая спаянность высказываний в связном тексте.

 

 

 

18. Особенности оформления таблиц в тексте организационно-распорядительных документов.

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: "Таблица 1". Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова "Продолжение таблицы...", "Окончание таблицы..." и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

 

19. Организационные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.

Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения:

1) непосредственно руководителем (с проставлением грифа утверждения);

2) распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или расп

3) заседанием коллегиального органа

Устав (положение) – разновидность учредительного документа юридического лица либо нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.

Текст устава разбивается структурно на примерные разделы: 1) общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации); 2) организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

3) регламент деятельности (формы управления, права, обязанности должностных лиц); 4) финансово-материальная база(определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями); 5) отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Структура текста положения: 1) общие положения; 2). цели и задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) руководство; 6) взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения бывают индивидуальными и типовыми.

Инструкция – нормативный правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной области общественных отношений. Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1)инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2) должностные инструкции, указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.

Штатное расписание – документ, разрабатываемый согласно Уставу организации и закрепляющий должностной и численный состав предприятия.

Указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Структура и штатная численность –это документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации. Утверждается, руководителем.

Регламент – нормативный правовой акт, принятый (изданный) Главой государства, органами законодательной, исполнительной, судебной власти, а также органами местного управления, определяющих процедуру деятельности соответствующих органов.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

1)статус коллегиального или совещательного органа; 2) порядок планирования работы; 3) порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; 4) внесение материалов на рассмотрение; 5) порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; 6) ведение протокола заседания; 7) оформление решений коллегиального или совещательного органа; 8) порядок доведения решений до исполнителей; 9) материально-техническое обеспечение заседаний.

20. Распорядительные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания.

Приказы и распоряжения подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения подразделяются на два вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»; распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»; постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ»; решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Приказ республиканского органа государственного управления –правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Приказ организации – локальный нормативный правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Выписка из приказа – копия части документа. В выписке приводится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть (если она есть) пишется полностью.

Распоряжение – локальный правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Решение – это, в общем случае, правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, a также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Различают:

1) постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами; утверждение плана) и постановления, адресуемые для исполнения другим органам, предприятиям, учреждениям, должностным лицам;

2) постановления, обязательные для исполнения, и постановления рекомендательного характера.

Указание – локальный правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

21. Справочно-информационные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов

К информационно-справочным документам относятся: акты, докладные, служебные и объяснительные записки, протоколы, справки, доверенности, письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т. д.

Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние (адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5) и внешние (адресуются, как правило, руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа).

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Датой справки является дата ее подписания.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (с воспроизведением машинописным способом реквизитов документа). Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Объяснительная записка – документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, в которой объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, при этом воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке.

Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной части (указывается основание для составления акта; перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом) и констатирующей (приводятся цели и задачи актирования; краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), установленные факты; могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам; в том числе в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются».

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Письмо –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).

В зависимости от содержания различают следующие виды служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 и А5 в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает пяти-семи строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишется, текст на компьютере печатается через интервал «точно» 14 пунктов). Название вида документа – письмо – не пишется. Для писем применяются, как правило, бланки с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе.

Письмо оформляется в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр – на бланке (отправляют адресату), второй – на обычном листе бумаги (подшивают в дело).

К тексту письма могут прилагаться иные документы. В этом случае после текста (через 1,5–2 межстрочных интервала) оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма, который остается в организации (на предприятии).

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

Датой письма является дата его подписания.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания различают: 1) протоколы полной формы; 2) протоколы краткой формы; 3) протоколы сокращенной формы.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В протоколе краткой формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

 

22. Составление и оформление приказов по основной деятельности и выписок из них.

Каждое предприятие в процессе своей трудовой деятельности, довольно активно используют приказы по основной деятельности, так как правильно составить данный документ, чтобы он отвечал нормам делопроизводства.
Для оформления нормативно – распорядительного решения, необходимо составить приказ по основной деятельности. Данные приказы, составляют специалисты подразделений предприятия в условиях своих должностной компетенции по приказу руководства. Ответственность за составление приказа по основной деятельности, лежит на руководителе, этого структурного подразделения, однако за правильность оформления данного документа, отвечает служба делопроизводства.

Бланк приказа по основной деятельности предприятия
Данный документ составляется на бланке приказа, которые имеет унифицированную форму. Хорошо если на вашем предприятии, инструкцией по делопроизводству, установлен бланк приказа. Каждый лист бланка приказа, имеет поля, которые ограничены по размерам снизу, сверху, слева – 20мм, поле справа, имеет размер – 10 мм. Если текст приказа слишком большой, его нумеруют со второго листа, начиная сверху или по центру.

- Заголовок

Текст приказа, должен иметь короткий заголовок, который нужно выровнять по центру страницы. Заголовок отвечает на вопрос: «о чем?», пишется в тексте без употребления кавычек, к примеру, о назначении ответственного…, об утверждении положения.

- Изложение приказа

Как правило, текст приказа, начинается с описания причин, главная подготовка приказа, называется преамбула. Наиболее распространённые варианты, с которых можно начинать текст – «Во исполнении», «В соответствии», «В целях» и т.д. В приказе, завершает текст слово приказываю, желательно его прописывать в разрядке, а так же не переходить на новый лист не рекомендуется.

- Распорядительная часть

В тексте приказа включены перечисления предписываемых действий. В этом случае, очень важная точность и возможность будущего контроля исполнения. Действия, которые перечисляются в распорядительной части, лучше всего делить на пункты, однако это не является обязательным условием.
Исполнителем поручений, могут быть структурные подразделения или отдельные люди. Сроки исполнения определяются по необходимости они устанавливаются по приказу нормативного или регулярного характера.
Текст приказа не должен содержать в себе фразу по типу «с приказом ознакомить». Одновременно с проектом приказа, исполнитель в произвольной форме готовит лист рассылки, где перечисляется необходимые конкретные лица или структурные подразделения, которых нужно ознакомить.

Как оформляются приказы по основной деятельности предприятия
Некоторые массивы информации из-за их внушительного объема как правило оформляют в виде специальных приложений к приказам, к примеру, утверждаемые приказом другая документация (положения, штатные расписания, схемы, графики, инструкции и т.д.). Если же приложений в приказе несколько, их обязательно пронумеровывают.